Среща за планиране в отдела: ефективен инструмент или формалност? “Plannerka” като начин за повишаване на лоялността на персонала на компанията. За какво са планерите?

Ръководителят на отдела е много зает човек. Показатели, регламенти, решения на сложни проблеми, организиране на всички и всичко, за да върви към целта - всичко е на неговите плещи. Колкото по-правилно е избран набор от инструменти за управление, толкова по-ефективен е мениджърът. Струва ли си да отделяте време за такъв инструмент като среща за планиране в линеен блок?

Дори в компании, където срещите за планиране са задължителни и регламентирани, мениджърите често подхождат официално към тях - просто снимайте за показ и продължете с работата си. Те смятат планирането на срещи за загуба на време, което е измислено от теоретиците. Техният девиз е: "Практикуващите трябва да работят, а не да обмислят." В същото време във фирми, където плановите срещи не са задължителни и са лична инициатива, има мениджъри, които без допълнителни напомняния събират служителите в определен час и разговарят с тях.

Защо тези „странни” мениджъри губят ценното си време толкова „неефективно”, ако никой не ги задължава да го правят? Напоследък трябваше да разгледам задълбочено този въпрос. Кризата наложи топ мениджърите да се гмурнат по-дълбоко в бизнеса. Правилата на играта на пазара се промениха и за да може компанията не само да се задържи, но и да използва кризата, за да затвърди позициите си на пазара, трябва да се доближи до клиентите – външни и вътрешни.

За да реагирам бързо на промените и да повиша нивото на контрол върху ситуацията, аз, наред с други неща, започнах редовно да се присъединявам към срещи за планиране в отделите и сравнявах различни стилове на тяхното провеждане. Цифрите бяха показателни: оказа се, че от 12-те еднопрофилни отдела, в които се извършват както продажби, така и изпълнение на договори, най-високи и стабилни показатели са тези, в които се провеждат планови срещи всяка седмица. И това не е случайно.

Целта на срещата за планиране

Ако мениджърът, попитан за целта на срещата за планиране, отговори: „Защото така трябва“, по-добре е изобщо да не я провеждате. Всякакви официални събития „за показ“ работят само в неизгодна позиция; учат ви да работите не за резултати, а за „видимост на движение към целта“. Наименованието „среща за планиране” подсказва, че нейната цел е да актуализира движението според планирания план към поставените цели.

Ако разгледаме това събитие от гледна точка на цикъла на Деминг (Планиране – Направете – Проверка – Действие), тогава срещата за планиране е редовно наблюдение (Проверка) на дейностите, за да се направят изводи и, ако е необходимо, да се коригира движението (Akt). Но има статистика за това! Струва ли си да събираме допълнителни хора? Определено си заслужава и основните функции на срещата за планиране ни помагат да се уверим в това.

Основни функции на срещата за планиране

1) Информационен. Служителите имат няколко начина да получат информация за ситуацията в компанията и на пазара:

• официална публикувана информация, която понякога се пропуска или не се разбира напълно;
• клюки, често много далеч от истината, но обсъждани с голямо удоволствие в трапезарии и стаи за пушачи;
• информация от първа ръка, с обяснения и акцентиране върху важни моменти, която се дава от мениджъра на срещата за планиране, като се обръща необходимото внимание на разработването на възражения и намаляване на ефективността на устната комуникация.

И е задължително служителите да се информират за напредъка на отдела по планирания път.

2) Контрол. В допълнение към сухите и категорични числа е възможно да се следи атмосферата в екипа и да се изяснят причините за успех или спад в представянето. Въз основа на резултатите от срещата за планиране често се идентифицират повреди във веригата на взаимодействие в отдела и в компанията и мениджърът незабавно започва да предприема действия за отстраняването им.

3) Мотивационен. Служителите се нуждаят от внимание. Нека си припомним известния ефект на Хоторн в управлението - производителността на труда се увеличава поради факта, че се обръща внимание на дейността на служителите. Срещата за планиране е един от най-добрите начини редовно да напомняте на служителите, че са важни и на работата им се обръща достатъчно внимание.

Един от служителите в отдела имаше пробив, излитане - добра причина да признае постиженията и, ако е необходимо, да подкрепи състезателния дух в отдела. И освен числата, трябва да видите и очите на вашите служители. Мениджърът трябва внимателно да гледа и слуша служителите си. Поведението на служителя се промени, страстта изчезна - причина мениджърът да включи индивидуален разговор в седмичния план.

4) Образователни. В тази функция срещата за планиране е незаменим инструмент за опростяване на трудната управленска работа на мениджъра. През седмицата се случи един показателен за всички работен случай - управителят го записва и го оповестява на плановата среща. Така досадната нужда да повтаряме едно и също нещо на различни хора много пъти е нещо от миналото и ние редовно и съзнателно „наточваме“ работните си инструменти.

5) Организационни. Добра практика е да поканите представители на свързани отдели на срещи за планиране, особено по време на иновации. Възможност за установяване или коригиране на взаимодействие, разрешаване на конфликти и обмен на опит.

6) Дисциплиниране. U мотивация, като средство за управление, има един много съществен недостатък: ефектът му е краткотраен. Малко хора са способни на самомотивация и именно хората с тази способност най-често стават лидери.

Дисциплината, редовните ритуали и правила, включително срещи за планиране, са предназначени да помогнат за мотивирането на служителите. Срещата за планиране е събитие. Служителите свикват с факта, че ще се нуждаят не само от отчитане в цифри, но и от желание да обосноват своите показатели. Подготвят се въпроси за срещата за планиране, служителите събират и предават на мениджъра случаи, които според тях трябва да бъдат показани на целия отдел. Подобно на семейната вечеря в петък, срещата за планиране се превръща в обичайно дисциплинарно действие според правилата, когато всеки трябва да остави настрана своите дела, да е сигурен, че присъства на работното място и накрая да се обърне един към друг. Това е особено важно.

Колко често да провеждате срещи за планиране

Вярвам, че ежедневните срещи на отдела са подходящи само за новоназначени, които се нуждаят от наставнически стил на управление и подкрепа на всяка стъпка от пътя. За установен екип срещите за планиране трябва да са ежеседмични. Основното е те да се извършват в един и същи ден, по едно и също време и да съвпадат приблизително по продължителност и ред на действията, което ще запази възпитателната функция.

Пример за възможен сценарий за среща за планиране:

• Мениджърът прави информационно съобщение въз основа на резултатите, служителите могат да задават уточняващи въпроси.
• Мениджърът обявява планираните показатели и задава въпроси на служителите за тях. При необходимост назначава индивидуални срещи.
• Мениджърът говори за показателния случай на седмицата или представя поканения служител.
• Мениджърът изяснява дали има неотложни работни въпроси, които са важни за целия отдел и изискват обсъждане на срещата за планиране. Оценява проблемите, взема решения - какво да обсъдим незабавно, какво ще изисква отложено решение.
• Мениджърът говори за плановете за текущата седмица - значими събития, срещи и приключва срещата за планиране.

Времеви разходи

Отнемаме много време и губим време - това е основната причина, поради която мениджърите отказват провеждането на планови срещи. Стига се до пълно изоставяне на този инструмент или всичко се свежда до кратък монолог на ръководителя без обратна връзка от подчинените. Запазват се само информационни и леко дисциплиниращи функции.

Това всъщност е проблем: управлението „лично“ е по-лесно, отколкото работата с група. Управлението на груповата динамика е изкуството на добрия лидер. Целта му е да проведе кратка и ясна среща за планиране и в същото време да получи обратна връзка от служителите, което ще помогне за коригиране на движението, ако е необходимо. Оптималната продължителност е до 20-45 минути. Именно това време е заложено в нас от детството като период на концентрация.

Силата на лидера е, че той определя правилата. За да сте сигурни, че срещата за планиране няма да се проточи, трябва да сключите „договор за среща за планиране“ с вашите служители. Например:

• Обсъждаме само общи въпроси; обсъждаме конкретни въпроси за индивидуални решения.
• Нека бъдем кратки и по същество.
• Не се разсейваме от работни проблеми; настройваме телефоните си в режим на вибрация.
• Посочвайки проблем, ние предлагаме решение.
• Обсъждаме извънработни въпроси в извънработно време.

Наборът от правила може да варира в зависимост от ситуацията. Основното е, че мениджърът управлява разпоредбите и не се задълбочава сам в проблемите. Целта на срещата за планиране е да се идентифицира, а решението може да се вземе по-късно, внимателно претегляйки и изучавайки всички детайли, докато отделът работи. Основното нещо е да се покаже на служителите, че докладваните проблеми се разрешават. Понякога възникват ситуации, в които планиращата среща излиза извън определеното време и напрежението в екипа е ясно видимо. След това трябва да уредите допълнителна среща, често след работно време. Това е умението на мениджъра – да не допуска ескалация на ситуацията, да идентифицира маркери, които показват негативни страни в екипа.

Разбира се, ще отнеме време за внедряване на инструмента за планиране на срещи в отдела. Понякога трябва да извършите повече от едно събитие, преди инструментът да стане наистина ефективен. Когато един мениджър стане отворен за обратна връзка, той ще бъде изненадан да чуе много неизказани неща, които служителите отдавна са искали да кажат, но никога не са имали възможност. И тогава попитах! Трябва да обмислите ролите на вашите подчинени и тяхното използване в груповата динамика, да работите с възражения и да спорите на най-високо ниво. Много мениджъри не преминават през този конкретен път на формиране, а преминават към индивидуално управление, което е много по-трудоемко и по-малко ефективно, когато остават само две стъпки до успеха.

Мениджърите, които владеят отлично този инструмент, го използват в своите отдели с голям успех, защото успяха да оценят неговата ефективност. Срещата за планиране не е остатък от миналото и не е формалност, а един от най-модерните и ефективни инструменти, който помага при решаването на най-трудната задача в управлението - постигането на целите на звеното. Но именно тези цели съставляват успеха на цялата компания.

Препоръчваме да го прочетете на всички, които трябва да организират срещи за планиране, петминутни срещи и други срещи. Много хора ги правят, но малцина го правят добре. Статията описва етапите на подготовка на среща, нейната структура, оценка на ефективността и записване на резултатите - всичко, което трябва да знаете, за да проведете една наистина полезна среща.

Автор за себе си

Евгения Коряковцева.Консултант, независим бизнес треньор. Работила е с ритейл формата повече от десет години, с опит като външен консултант в консултантска агенция и вътрешен обучител в търговски вериги, ръководила е отдел B2B продажби.

Опит в провеждането на семинари, обучения, лекции (повече от 400 проекта). Познаване на съвременни методи за управление, обучение и оценка на персонала в търговията на дребно; формиране на цялостни проекти в тези области. Опит в описване на бизнес процеси, изграждане на системи за обучение, разработване на системи за мотивация на персонала и управление на проекти.

Всички участваме в срещите. И някой дори трябва да ги готви и дирижира. Или планиране на срещи. Или групови дискусии. Признайте си, много от нас наистина не харесват такива „говорещи“ неща.

Защо? Защото философията е залегнала в кръвта на всеки наш човек: среща е когато се говори дълго, официално и досадно, не служебно, и след това така или иначе нищо не се получава. Е, не е ли загуба на време?

Този прекрасен формат на работа

Срещите в компании често се насрочват неочаквано и се провеждат спорадично. Освен това не са добре подготвени, а лидерите не знаят как да организират дискусия. Следователно много участници възприемат информацията неправилно (не чуха, не разбраха, забравиха) - необходимите решения не се вземат (отлагат и затварят) и дори да бъдат одобрени, те често не се изпълняват. нали

Обиден съм от този прекрасен формат на работа. Ето защо в днешната статия ще обсъдим какво е добро в него, какво прави груповата дискусия незаменима и ще научим как да я провеждаме ефективно.

Като начало, защо имаме нужда от всичко това? Защо да събирате много заети хора и да ги откъсвате от работа?

Висококачествената среща ви позволява да използвате ключови механизми, които повишават производителността на труда, за които повече...

Принципът на синергията.Ефектът на синергията отдавна е известен на психолозите. Помня? — Ефективността на цялото е по-висока от общата ефективност на отделните му части. Или още по-просто: една глава е добра, но две са по-добре. И е истина. Заедно можем да генерираме повече идеи, да намерим много решения на проблема и да изберем оптималното от това разнообразие. В режим на групова дискусия хората започват да работят като едно цяло, като се допълват взаимно. Ефективността също се повишава - проверете. Ето защо, ако трябва да разрешите редица работни въпроси, тогава качествената дискусия, този огромен ресурс, не трябва да се пренебрегва.

Принципът на кохезията.Един екип, тоест хора, които имат една и съща визия за целта, имат доверие един на друг и знаят как да работят заедно, е по-ефективен от един човек. Съгласен ли си? Как вашите служители ще станат екип? Внезапно? сам? Може би веднага много ефективен? И поради какво? Ключът към формирането на екип е да се придвижвате към целта заедно, проактивно и по организиран начин. И всички тези условия живеят в режим на среща. Срещите и сесиите за планиране са мощен инструмент за единство, изграждане на уважение към колеги и мениджъри и отличен инструмент за преподаване. Ето защо, ако за вас е важно вашите служители да работят хармонично, а не да принадлежат само към един отдел или компания, провеждайте седмични срещи за планиране с високо качество.

Принципът на яснотата.Много хора се страхуват от неизвестното. Нормалният човек - волно или неволно, съзнателно или не - се съпротивлява на неразбираемото и непознатото и това е напълно естествено. Ами ако целите на компанията, показателите за ефективност, задачите за следващия месец и т.н. изведнъж попаднат в категорията на неразбираемите? Как се чувства човек, когато го помолят да изкопае дупка, но не му кажат защо, колко дълбока и къде? Разбира се съпротива и демотивация.

Срещите са платформа за разясняване на „партийния курс“, повишаване на неговата разбираемост, приемането му от служителите и следователно инструмент за намаляване на съпротивата им към неизвестното. Ето защо, ако въвеждате промени, прекарайте ги през поредица от сесии за планиране и срещи.

Опитният лидер знае, че срещите създават организация. С тяхна помощ можете да поддържате връзки в компанията и да изпълнявате взетите решения, да проверявате как служителите виждат целите и да премахвате бариерите между отделите. Ако не провеждате срещи, тогава във вашата организация възникват слухове и спекулации. Това е проблем, който води до разединение и несигурност сред служителите относно бъдещето и не е далеч от загубата на контрол.

Добре проведените срещи могат да направят чудеса. Ключовата дума тук е добро. Какво трябва да се вземе предвид при провеждане на срещи?

Принципи за ефективни срещи

Съответствие с целите

Има няколко формата за среща: среща, мозъчна атака; среща за планиране, пет минути. Всеки формат има показания за употреба и методика. Когато решавате да съберете хора, преценете трезво целите и задачите си. Какво искате да получите от този формат? Хората трябва да намерят решение? Тогава това е сесия за мозъчна атака - всички сте равнопоставени и приемате всякакви идеи за разглеждане. Искате ли да поставяте задачи? Тогава това е планираща среща с протокол и дневен ред... Форматът се определя от ключови моменти: ролята на водещия на срещата, стилът на комуникация на срещата, резултатът от срещата.

Примерни формати:

Среща. Целта е да се генерират идеи, да се оценят опциите и да се намерят решения.Тоест екипът работи в творчески режим. Апотеозът на този формат е мозъчната атака. Задължително условие е възможността за изразяване на идея/мнение, тоест култура на свободно общуване на срещата. Хората трябва да се чувстват свободни да изразяват мислите си и трябва да бъдат насърчавани да го правят. Затова не трябва да има остра, неконструктивна критика.

Плановик. Целта е да се анализира текущото състояние на процеса и да се идентифицират нови задачи.Този формат е по-близо до устното отчитане по дадени показатели, така че наличието на същите тези показатели е задължително за него. Срещата за планиране винаги протича по работа, според предвидения дневен ред.

Пет минути. Целта е да се определят приоритетите и да се създаде работещо мислене.Петминутни срещи не се провеждат за решаване на глобални проблеми и отговор на въпросите „Кой е виновен? и „Какво трябва да направя?“ Това е формат за напомняне. Основните изисквания са позитивност и краткосрочност. Не забравяйте, че сутрешните срещи играят ролята на стимулатор, активатор и мотиватор. Продължителността им е от 5 до 15 минути – не повече!

Специфичност

Дефинирани ли са самите задачи? Преди срещата напишете ясно дневния ред и подгответе необходимите материали. Изпратете дневния ред на всички участници предварително (най-малко три часа преди началото или за предпочитане предния ден), за да могат и те да се подготвят. Това ще позволи на всички вас да не се изгубите в задачите, да се придържате към опашката за срещи и да спазвате определеното време.

Краткосрочен

Всяка среща трябва да се проведе във възможно най-кратки срокове. Идеален - 30 минути, максимум - един час. Много е лошо, ако трябва да стискате дупето си няколко часа. Защо? Доброволното внимание на човек има тенденция да се разсейва с течение на времето, по-специално в рамките на 30-40 минути. При монотонен процес случващото се престава да се възприема след 20-30 минути. И с намаляване на вниманието паметта на човек работи много по-зле... Това ни казва: след 3 часа среща хората ще бъдат много неефективни.

Време

Предпоставка за ефективна среща е строгото време или правила. Задайте начален и краен час за срещата. Започнете в определеното време, независимо дали всички са пристигнали - това ще научи хората да не закъсняват. Поставете ЧЕСТЕН ​​краен срок (примерно час и половина) и 10 минути преди крайния срок - финиш, независимо от резултата. Задайте петминутен таймер за всеки говорител, това ще научи хората да говорят по същество. Спрете неуместните разговори на срещата и върнете хората към темата. Имайте ясен дневен ред за срещата. Трябва да е пред всички участници.

Адекватност на участниците

На събранието трябва да присъстват само тези служители, които са засегнати от дневния ред. НИКОГА не канете хора на среща с трейлър, просто седнете. Следвайте принципа на оптималност: трябва да има по-малко участници, но нивото на тяхното влияние върху проблема трябва да бъде по-високо.

Правото да говориш

Знаете ли онези срещи, при които служителите говорят само когато бъдат попитани и дават на мениджъра социално желани отговори като „да, разбира се, че ще го направим“? Защо се случва това? Защото хората са свикнали да получават удари по главата за мнение, особено за съмнение. Ако мениджър поиска да прецени дали даден проблем може да бъде решен, служител изразява съмнение и мениджърът отговаря, като му затваря устата - какво тогава научават другите? Мълчи и „не се ядосвай“. Какво ни трябва от тях? Разузнаване и анализ. Несъвместими неща, нали? Следователно, по време на среща, повече от всяко друго време, служителите трябва да получат правото да говорят, на мнения, идеи, съмнения и въпроси. Освен това трябва да се научите как да отговаряте на въпросите на служителите: кратко, по същество, като същевременно потискате ненужните и дълги стенания за трудния офис живот.

Консолидиране на резултатите

Всяка среща, особено тази, на която си поставяте цели, трябва да има писмено резюме. Препоръчвам да се води електронен протокол от срещата. Например в тази форма:

След срещата се изпраща протокол на всички участници. Именно протоколът от срещата се превръща в инструмент за контрол, който ви позволява да не пропуснете нищо или да забравите нито една задача. И прехвърлянето на протокола в електронна система (например 1C или Lotus) прави възможно интегрирането му в системата за задаване на задачи. И най-важното: определено трябва да попитате за задачите, поставени на последната среща. Това е режимът на циклични срещи „анализ → задачи → контрол → анализ“, който ви позволява да прехвърлите срещата от режим на празен разговор в работен формат.

Планиране на срещата

Всичко, което може да бъде прехвърлено в планиран режим, трябва да бъде прехвърлено. Единственият начин да свикнете с контролните процедури е да начертаете планиран курс за тях. В идеалния случай всички служители трябва да знаят кога ще бъдат помолени за този или онзи въпрос, тоест кога трябва да докладват - за да имат време да съберат данни и да изготвят смислен доклад. Непланираните срещи са подходящи само за спешни и важни въпроси и делът на такива непланирани срещи трябва да бъде нисък. В противен случай служителят просто няма време да се подготви (което означава, че ще чуете „не знам“), понякога дори няма да може да присъства (вместо осем идват двама, останалите са „на полето“ ”), той се разсейва от задачата (а високата производителност изисква концентрация) и др. .d.

За да оцените ефективността на вашите срещи, направете този тест:

Имате ли повече от 3 „да“? Да оптимизираме!

Етапи на подготовка и провеждане на ефективна среща

Определете целите и задачите на срещата.Какви проблеми трябва да бъдат решени? Каква информация трябва да проследя? Какви изводи трябва да направим? Кой е най-добрият начин за структуриране на задачите?

Определете формата на срещата въз основа на целите.Изберете участници и час на срещата. Срещата ТРЯБВА да има председател/водещ, който да следи правилата. Този човек трябва да носи по-малко отговорност за решаването на проблема, за който се провежда срещата. Тогава той е по-малко фиксиран върху емоциите (от например инициатора на срещата) и не лобира, волно или неволно, за решения, изгодни за последния. А правото да говори честно е дадено на всеки присъстващ.

Определете структурата на срещата.Срещата трябва да има ясна структура и всеки път да се провежда точно по предвидения ред.

Типична структура на планиране:

• Встъпителни бележки/загрявка.

  цели. Регламенти. формат.

  Общи въпроси.

  Общи резултати от работата. Изпълнение на поставените задачи.

  Частични резултати/доклади на участниците.

  Анализ на резултатите. Поставяне на цели. Обобщаване.

Типична структура на срещата:

Идентифициране на проблема, цел. Важността на темата. Планове.

цели. Регламенти. формат.

Дискусия. Анализ.

Анализ на резултатите. Поставяне на цели.

Обобщаване.

Типична структура за мозъчна атака или дискусия:

Встъпителни бележки / цели на срещата / регламент.

Проблемът и защо има значение.

Генериране на ВСИЧКИ опции за решение.

Обсъдете плюсовете и минусите на всяка опция.

Избор на опция за решение. Въз основа на него се поставят задачи на участниците.

Изготвяне на протокол от заседанието.

Определете разпоредбите.Когато разработвате правила, не забравяйте, че те трябва да са удобни както за лидера, така и за участниците. Стандартно: 3-7 минути за представяне на проблема; 5-7 минути за дебат. Полезно е да се осигуряват почивки в размер на 10-15 минути на всеки 45-60 минути активна работа. Като цяло срещи, по-дълги от час, крият риск от загуба на вниманието на участниците. Такива срещи може да са неефективни.

Задайте реда на проблемите за решаване.Въпросите, свързани с правилата, се определят от онези ключови точки, от които зависи общият резултат и качеството на работата на компанията (например обратна връзка от клиенти, реакция на реклама, информация за нови продукти и др.).

Разделете всички въпроси на три групи.

1. Редовни въпроси - съгласно регламента. Опитайте се да се справяте по-бързо с обичайните въпроси. В началото дискусията им може да отнеме цялото време. След това към тях ще се добавят текущи проблеми - самите хора ще се активизират. Но вашият приоритет, който определя скоростта на движение напред, са проблемите на развитието. Отделете им до 50% от времето за срещата.

   Текущи въпроси - според плана на срещата: възникнали идеи, проблеми, какво пречи на работата и как да я оптимизираме. Общо можете да анализирате не повече от 5 въпроса. Винаги започвайте с най-важните неща. По-добре е да завършите с един важен въпрос, отколкото да оставите дузина неразрешени напълно.

   Устройствени въпроси - съгласно плана за застрояване.

Подгответе необходимите документи и формуляри.За ефективна работа по проблемите е изключително важно правилно да подготвите материалите за срещите и да ги изпратите на всички предварително. На самото заседание е необходимо да се води протокол от заседанието, където да се записват всички взети решения.

Определете часа за срещата.Ако служителите не са дисциплинирани и често закъсняват, препоръчвам да провеждате седмични срещи сутрин, точно в началото на работния ден - навременното идване на работа е гарантирано. Най-лошите „по-късно“ ще бъдат реабилитирани след няколко дни. Винаги посочвайте крайния час на срещата. Опитайте се да завършите малко по-рано - това се превръща в приятна изненада за участниците. Във всеки случай, след обсъждане на планираните въпроси, все още трябва да остане малко време. Тогава служителите ще имат възможност, причина и стимул да задават своите въпроси – тоест да бъдат активни и да мислят. А какво по-добро за един мениджър от активен и умен служител!

Уверете се, че срещата е необходима.

Отговорете си на следните въпроси:

1. Уместни ли са въпросите за срещата? За това ли трябва да говорим днес?

   Съответства ли формата на представяне на материала на целта, аудиторията, съдържанието?

   Какво трябва да се случи/остане в съзнанието на служителите след срещата?

   Възможно ли е да пропуснете срещата и да постигнете същия резултат?

Ако сте отговорили с „Да“ на въпроси 1, 2 и „Не“ на въпрос 4, можете да проведете среща!

Срещата за планиране е производна на английския план, кратка работна среща, посветена на напредъка на планирания план. Според тяхната типология всички планиращи срещи могат да бъдат разделени на категории по три критерия – специфични, временни и количествени.

Според конкретния критерий всички срещи за планиране се разделят на отчетни (кратки срещи, на които мениджърите докладват за напредъка на съответните задачи), дискусионни (брифинги по темата за възможни промени в избрания път за постигане на определена цел) и мотивационни. (срещи, на които се разпределят задачите и се определят ролите в процеса на работа по даден въпрос или задача).

Според времевия критерий срещата за планиране може да бъде ежедневен, седмичен, месечен процес.

Според количествения критерий срещата за планиране може да бъде масова (за всички служители) или закрита (за отделна инициативна група, мениджъри, борд на директорите на компанията).

Защо да организирате среща за планиране?

Ако организирате този процес като добра традиция преди началото на работния ден, това ще помогне за дисциплиниране на екипа (намаляване на броя на сутрешните закъснения), по-ясно очертаване на целите и задачите на служителите (в края на краищата, както знаете, рационалният план за деня е много по-ефективен от плана за шест месеца), ще даде възможност да се видят по-ясно реалните резултати от работата (ако отчитането на екипа пред лидера и лидера пред екипа станат задължителни елементи на срещата за планиране). В допълнение към гореспоменатите предимства, добре проведената сутрешна среща може да ободри служителите, да повиши продуктивността и да ги мотивира да работят ефективно през целия ден. Този психологически аспект със сигурност играе важна роля за установяването на положителна връзка между служител и работодател, а също така допринася за сплотяването на екипа.

Защо много хора смятат планирането на срещи за остатък от миналото?

Първо, повечето хора приписват самото възникване на този процес на онези времена, когато никога не са чували за телефон и нямат представа какво представляват интернет и мултимедийните технологии. Оказва се, че единственият начин да се срещнем лично и да обсъдим важни работни въпроси са били именно тези планови срещи. Поради липсата на оперативни средства за комуникация се натрупаха много въпроси и подобна акция отне много време (средно три до четири часа). По този повод един известен американски икономист веднъж отбеляза: „Ако във вашата компания има срещи за планиране, значи сте на прав път. Остава само да уволним всички, които отиват там, и да напуснем всички, които работят в момента.”

Второ, повечето служители в офиса имат негативно отношение към планирането на срещи именно защото около 20% от времето е посветено на това и, както отбелязват много от тях, речта на шефа продължава средно половината от времето, определено за този процес.

Трето, ако срещите за планиране в една компания се провеждат всеки ден, то скоро това определено ще се превърне в формалност. В края на краищата повечето от задачите, които успешният бизнесмен си поставя, са дългосрочни и ежедневният отчет в две изречения ще звучи така: „Всичко е наред, работим върху това“. Необходимостта от ежедневна среща за планиране обикновено възниква в момента, когато предприятието започне да изпълнява нова стратегическа задача в критично кратък период от време или по време на криза. В такива моменти наистина е необходимо постоянно да следите ситуацията и да следите за най-малките промени.

Регламенти

Всяка среща, дори и най-кратката, трябва да има свой собствен регламент. По един или друг начин, това помага да се работи по належащите проблеми много по-продуктивно, което прави процеса по-динамичен и ефективен. Добра практика е вечерта да се изпращат наредби на служителите, за да могат те да обмислят всички повдигнати въпроси и да излязат с конструктивно, смислено предложение. Освен всичко друго, струва си да се има предвид, че до сутрешната среща всеки служител трябва да има копие от правилника в ръка. Важно е да възложите отговорност на конкретен човек, който да следи времето (ако говорителят надвиши срока, описан в регламента, това забавя процеса на срещата и в резултат на това се отразява негативно на настроението на екипа) .

Да провеждаш или да не провеждаш? Това е въпросът

Срещата за планиране, разбира се, е важен процес, поне в контекста на навременното поставяне на цели и мотивация на служителите, но е дошло времето да надхвърлим обикновеното разбиране на този термин. Може би не е толкова важно да събирате целия екип в задушен офис всеки ден, а да овладеете конферентната технология в Skype. Също така е важно да се вземе предвид аспектът, че една конструктивна среща за планиране трябва да продължи не повече от 15-20 минути. Отчитането на дейностите на всеки отдел може да бъде прието и обсъдено с мениджърите през деня, а сутрешното време може да бъде посветено изключително на подреждането на силите, определяне на задачите и приоритетите.

Във всеки случай всеки предприемач избира собствената си концепция за управление, но за да разберете малко по-внимателно дали са необходими кратки срещи за вашия работен персонал, струва си да претеглите плюсовете и минусите:

Дисциплинира екипа;

Възможност за сутрешна мотивация на служителите;

Ясно поставяне на цели и задачи;

Възможност за креативност и провеждане на срещи за планиране в нестандартен стил;

Продължителните срещи за планиране изморяват и намаляват производителността на служителите;

Нерегламентираните срещи за планиране обикновено са неефективни.

Сега нека изброим стъпките, необходими за провеждане на качествена среща за планиране.
Преди срещата за планиране ръководителят назначава лице (секретар), което да записва плановете на участниците. И той го осведомява, дава му тази статия да прочете, така че секретарят да разбере всички нюанси на провеждането на срещи за планиране. Останалите участници в срещата за планиране НЕ трябва да четат тази статия. Секретарят прави таблица, в която вписва всички участници в плановата среща:
№, Снимка, Фамилия Име, Тел., E-mail, позиция, Задача за следващата седмица и крайни срокове, Задача за миналата седмица, Бележки: Бележки за присъствието на срещата за планиране, изпълнение на задачите от миналата седмица и др.

Секретарят трябва да направи аудиозапис на срещата за планиране и да транскрибира разговора след срещата, за да улови всичко, което е планирано от хората, за да изпрати тази информация на тези, които трябва да извършат тази дейност.

След това на срещата за планиране лидерът обявява началото на срещата за планиране, приветства събралите се, запознава участниците един с друг (ако има нови участници в срещата за планиране) и казва целите на компанията в дългосрочен план, в краткосрочен план , за периода до следващата планираща среща:

Нека започнем нашата среща за планиране. Приветствам всички! Нашите глобални цели: да станем номер 1 в нашата индустрия, за това се нуждаем от статистиката ни за развитие да бъде по-висока от тази на нашите конкуренти. Целта ни е до края на годината да отворим още 200 ресторанта. Нашата цел за седмицата е да продадем 30 франчайза. Сега ще ви представя нашата секретарка: Това е Анна Иванова. Това е много полезен човек за всички нас, тя ще записва нещата, които планираме да направим на срещата за планиране, за да не ги забравим и ще ни изпрати стенограма от срещата за планиране по имейл. Анна, това е Владимир Петров, началник отдел покупки. Това е Юлия Сидорова, ръководител на службата по човешки ресурси. Това е Мария Ивановна, главен счетоводител. и т.н.

След това лидерът предупреждава, че по време на речта е необходимо да се каже фамилия Име и длъжност, в името на преписа, така че другите, когато четат, да разберат кой говори.
- По време на планиращата среща, за да можем след това удобно да прочетем стенограмата, която Анна ще ни изпрати, преди да вземем думата, ви моля да кажете фамилията и собственото си име и да заявите позицията си.

И след това наблюдавайте спазването на това правило. Например някой казва:
- Не мисля, че можем да направим това.
Водещият го прекъсва и любезно казва:
- Моля, представете се и назовете позицията си.
- началник отдел "Снабдяване" Владимир Петров. Е, мисля, че няма да можем да закупим това тази седмица, защото трябва да обявим търг, а това ще отнеме 2 седмици.

По това време секретарят трябва да мисли в сегашно време, трябва да може да концентрира вниманието си върху случващото се, да помни и да прави бележки кой казва тази или онази фраза, например, ако мениджърът е забравил да поиска да се представи. След това тя възстановява данните с помощта на аудио, прави препис и го изпраща на участниците. Очертава какво трябва да прави всеки и изпраща лични задачи. След това тя се обажда на хората и им напомня, че е изпратила задачи за изпълнение по имейл и се уверява, че писмото й е получено.

След това лидерът дава думата на всеки участник в срещата за планиране по ред, така че всеки да изрази КАКВО ТОЧНО е направено от последната среща за планиране, какви конкретни резултати са постигнати, а не какво е направил или защо нещо не е направено тренирай за него. Лидерът внимателно следи участниците да не замъгляват конкретните резултати от дейността си. Например Владимир Петров казва:
- Тази седмица подготвих документацията за търга.
Ръководител:
- какво точно е направено?
- Изготвих изисквания от 25 точки към участника и се договорих с финансовия отдел за сумата, на която ще ни бъде изгодно да закупим това оборудване. и т.н.

След това лидерът пита оратора какво планира да направи като цяло и какво планира да направи преди следващата среща. Той пита за времето на всяка задача и от какво се нуждае, за да я изпълни успешно. Освен това ръководителят на срещата за планиране гарантира, че плановете на участниците съответстват на общата цел. Преди речта можете да подготвите таблица с осем колони, в която лидерът поставя марки под формата на знаци „+“ и „-“: Фамилия Име, присъствие на срещата за планиране, дългосрочен план, краен срок , седмичен план, краен срок, съответствие с общата цел, бележки (да се отбележи какво трябва на подчинения, за да изпълни задачата и други бележки)
Ръководител:
- Владимир, разкажете ни какви са вашите текущи задачи и планове.
- Ще направя търг, за да закупя необходимото оборудване с 10-20% по-евтино.
- Колко време ще ви отнеме провеждането на този търг?
- Провеждането на търга ще ми отнеме 2 седмици.
- Добре, какво планирате да правите тази седмица преди следващата среща за планиране?
- Трябва да изпратя изисквания за участие в търга до фирми за доставка на оборудване.
- До колко компании смятате да изпратите тези изисквания?
- Ами мисля, че има 10 фирми.
- Глоба. Имате ли още нещо да добавите, планирате ли да правите нещо друго тази седмица? (или се ограничете до думите: „Това ли е всичко?“, „Свършихте ли?“, „Имате ли още нещо да добавите?“)

След това лидерът благодари на предишния участник и предава думата на следващия. И действа по същата схема, с единствената цел да изтръгне СПЕЦИФИКАТА от хората.
Какво направиха миналата седмица?
Какво точно планират да направят през следващата седмица?
Нужни са конкретни ЦИФРИ и СРОКОВЕ, за да може на следващата планова среща ясно да се види дали човекът е изпълнил задачата, която си е поставил.
И в случай на неспазване, при никакви обстоятелства не слушайте извинения, просто трябва да попитате:
- Анна, какво планира да направи отделът за доставки тази седмица?
- Изпратете на десет фирми изисквания за участие в търга.
- Направено?
- Не.
- Колко време ще ви отнеме да завършите това?
- Още една седмица.
- Глоба.

И ако човек хвърля „сянка върху оградата“, избягва, не казва подробно какво е правил миналата седмица, ние не му даваме възможност да изрази планове за следващата седмица, защото той все още не е изпълнил това, което си е поставил за себе си тази седмица мениджърът просто казва:
- Ясно е. Планираните задачи от отдела за доставки не са изпълнени. Да не губим време и да преминем към HR услугата. Давам думата на Юлия Сидорова.
- Юлия Сидорова, ръководител на отдел "Човешки ресурси". Тази седмица интервюирахме 150 кандидати за позицията мениджър продажби, 15 от тях влязоха в изпитателен срок, ...

Така се провежда плановата среща и се следи изпълнението на задачите.

До какво води липсата на последователност при провеждането на срещи за планиране?
Хората се обезсърчават, разбират, че не могат да направят нищо и могат да си „продумат зъбите“ и никой няма да открие тяхното бездействие.

Затова нашата задача е всички участници в плановата среща ясно да виждат тези, които действат, и ясно да виждат тези, които бездействат. И безделните служители стават много неудобни и те или се коригират и се включват в работата, или сами напускат екипа, защото хората не могат да бъдат на място, където не им е удобно и могат да бъдат удобни само ако дават резултати , или може да скрие тяхната неефективност. Ето защо е необходимо постоянно да се извеждат резултатите или липсата на такива.
Награждавайте служителите за резултати, за добра статистика, но не и за думи. Насърчавайте хората публично – направете всеотдайните, ЛОЯЛНИ служители по-силни, развивайте ги, обучавайте ги и им дайте повече авторитет. Намерете по-продуктивни хора и направете хората си по-продуктивни. Поддържайте емоционалния фон в екипа на положително ниво и производителността се увеличава значително.

Организирайте и провеждайте срещата за планиране възможно най-ефективно.

Намерете решение на поставения за обсъждане проблем или задайте посоката за развитие на ситуацията в конструктивна посока.

Интересно е да се проведе планираща среща, така че участниците да нямат време да се прозяват и да не се чувстват като губили време.

План за действие

1. Запознайте се с предложения метод за организиране на среща за планиране.

2. Подгответе се, подгответе необходимите материали и поканете участниците.

3. Проведете среща за планиране.

4. Обобщаване на резултатите от срещата за планиране и запознаване на всички участници с тях.

Как да организираме среща за планиране

Първо, това, което се изисква за провеждане на среща за планиране, е въпросът или темата на срещата за планиране. Какъв работен проблем искате да разрешите? Какъв положителен ефект за работата на организацията ще има резултатът от срещата за планиране. Запознайте предварително участниците в срещата за планиране с този въпрос. По този начин ще спестите време по време на срещата за планиране, а участниците в дискусията може вече да дойдат с интересни идеи по вашия проблем.

Второ– това са хората, които ще участват в планиращата среща. Специалисти от какъв профил и какво ниво на мениджъри, или какви служители са ви необходими, за да намерите отговора на поставения въпрос?

трето– място на срещата за планиране. Важно е това да е отделна стая или дори специална заседателна зала. Там, където ще има достатъчно място за всички, външни лица (служители, които не участват в плановата среща) няма да могат да ви безпокоят и телефоните няма да звънят.

Четвърто– час на срещата за планиране. Желателно е да е удобно за всички участници или постоянно. Например дневните срещи за планиране се провеждат всеки ден точно в 8:30.Във всеки случай, когато избирате времето за планиращата среща, ще трябва да се съсредоточите върху най-важните й участници. И го предписвайте предварително, за няколко часа или по-правилно дни.

Пето– регламент за плановата среща. Важно е не само да започнете срещата за планиране навреме, но и да я завършите навреме. Определете предварително реда, в който ще се обсъждат въпросите и времето, разпределено за всеки участник. Ограничете го, това ще направи отчетите кратки и максимално информативни. Например една реч е не повече от 10 минути.

Шесто- импровизирани материали. Необходимият минимум са химикалки за всички участници и хартия. Погрижете се за това предварително, за да не се налага да губите време за обсъждане в търсене на какво и върху какво да пишете. Може да имате нужда също от: флипчарт, проектор, екран, лаптоп, принтер. Цялото оборудване трябва да бъде подготвено и тествано предварително.

Седмо– ръководител на срещата за планиране или секретар, който ще записва процеса и резултатите от обсъждането на вашия проблем.

Формати на планиращи срещи

1. Обобщаване, информационна среща за планиране.

Такива срещи за планиране могат да се провеждат всяка седмица в началото на седмицата за ръководители на всички отдели на вашата организация.

Защо са необходими такива срещи за планиране?

2. Планираща среща – разпределение на текущите задачи.

Обикновено се провежда в началото на всеки работен ден. Форматът е очевиден - ръководителят издава задачи за деня на своите подчинени. Също така няма нужда да разтягате времето - всеки получи задачата и отиде да я изпълни.

3. Планираща среща за обсъждане на повдигнатия проблем.

Вие предварително формулирате вашия въпрос, който е формулиран за вас самия живот и текущата ситуация на вашия пазар.Изразете целта на срещата за планиране и изпратете тази информация на участниците. Помолете ги да се подготвят (ако е необходимо) по този въпрос. Предварително определете правилата и секретаря на срещата за планиране. Резултатите от срещата за планиране се изпращат на всички участници. Времето за такава планираща среща е не повече от два часа. Но има ситуации, когато е необходимо повече време. В този случай планирайте организирани почивки от 15-20 минути за чай и просто релакс. (Пригответе чай и сладки също предварително!)

4. Среща за творческо планиране.

Заявки за работа в коучинга
1) Развитие на творчески ресурс за растеж (саморазвитие, професионално израстване, бизнес развитие)
2) Разрешаване на вътрешни конфликти, преодоляване на кризи с помощта на ресурса на творчеството