Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила. Формы первичной учетной документации при применении ккт Заполнение формы км 4

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится

Обязательность ведения журнала

Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.

Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.

Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию

Графы для заполнения:

• Смена (дата)

В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.

Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.

• Номер секции (отдела)

Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.

• ФИО кассира

В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.

• Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены

Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.

• Порядковый номер контрольного счетчика

В данную графу копируется информация из графы 4.

Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.

• Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены

Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.

В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.

Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете

Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:

1. Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
2. В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
3. Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).

• Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8

В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать

• Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены

Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.

• Сумма выручки за рабочую смену

В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.

• Сдано наличными

Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).

• Оплачено по документам (кол-во)

Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.

• Оплачено по документам (сумма)

Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).

На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.

Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете

• Сдано всего

Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.

• Сумма возвратов

Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.

Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.

• Подпись кассира.

Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.

• Подпись администратора

После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.

• Подпись руководителя

После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.

По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.

Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений

Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии , которая заверена у нотариуса.

Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.

Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей

Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.

Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.

При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.

Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:

Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и и подписями ответственных лиц.

В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео :

Форма КМ-4 (Журнал кассира-операциониста)

Источник/официальный документ: постановление Госкомитета статистики № 132 от 25 декабря 1998 года

Название документа: Форма КМ-4 "Журнал кассира-операциониста"
Формат: .doc
Размер: 54 кб

Форма КМ-4 журнал кассира-операциониста утверждена постановлением Госкомитета статистики № 132 от 25 декабря 1998 года для учета денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККМ. Письмо Минфина № 104 от 30 августа 1993 года, обязывает всех предпринимателей, использующих при расчете с покупателями ККТ, вести эту унифицированную форму первичной учетной документации для учета торговых операций. Для каждой кассовой машины ведется отдельный журнал, который заполняется после каждого рабочего дня или смены по данным Z-отчета в хронологическом порядке. Журнал позволяет определить на любой момент времени показания суммирующего счетчика, дневную выручку, остаток денежных средств в кассе.

Журнал перед применением регистрируется в налоговом органе. Все страницы в нем нумеруются, он должен быть сшит и заверен инспектором.

С принятием закона №290-ФЗ от 03 июля 2016 года о новых требованиях к кассовым аппаратам, поправок к закону № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года по использованию контрольно-кассовой техники и переходом на онлайн-кассы, форма КМ-4:1 становится для ведения необязательной. Об этом можно прочесть в письмах ФНС России № ЕД-4-20/18059@ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ № 03-01-15/37692 от 16 июня 2016 года и № 03-01-15/19821 от 04 апреля 2017 года. Основная масса предпринимателей, должна была перейти на использование новых или модернизированных моделей ККТ, которая передает все сведения о расчетах с покупателями в онлайн-режиме на сайт оператора фискальных данных с 01 июля 2017 года.

Если вы еще не перешли на онлайн ККТ или решили продолжать ведение журнала по форме КМ-4 для онлайн-кассы, то можете скачать бланк журнала кассира-операциониста.

Образец (пример) заполнения журнала кассира-операциониста

В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.

Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) .

В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.

Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.

Оформление журнала кассира-операциониста

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.

Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.

Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.

Порядок заполнения журнала учета кассира-операциониста

В журнале необходимо отражать показания счетчиков контрольно-кассового аппарата на начало и окончание рабочего дня.

Для этого после снятия Z-отчета (показаний контрольно-кассовой ленты) заполняются соответственно графы 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня» и 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня» журнала.

При этом разница между показаниями счетчиков на конец рабочего дня и показаниями счетчиков на начало рабочего дня является дневной выручкой. Сведения о выручке, полученной за день, заносятся в графу 10 «Сумма выручки за день» журнала кассира-операциониста.

Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора»).

В графе 11 «Сдано наличными» журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 «Количество» и 13 «Сумма» раздела "Оплачено по документам" соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.

В графе 14 « Сдано всего» журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по не использованным кассовым чекам», на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам.

Следовательно, в графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

Порядок и сроки хранения журнала кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста хранится у пользователя по месту установки ККТ в течение всего срока эксплуатации ККТ и предъявляется по требованию проверяющих.

Журнал учета кассира-операциониста за прошедшие периоды должен храниться в организации или же у индивидуального предпринимателя в течение периода не менее 5 лет после отчетного года.

По окончании указанного срока согласно требованию законодательства составляется специальная комиссия, в присутствии которой происходит уничтожение указанных документов.

Руководителем организации или же индивидуальным предпринимателем составляется специальный акт, который заверяется подписями членов комиссии.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Журнал кассира-операциониста: подробности для бухгалтера

• Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП

  Кассовую книгу, а также заполнять журнал кассира-операциониста? Индивидуальный предприниматель – владелец бара – ... ККТ, по заверению представленного заявителем журнала кассира-операциониста зафиксировано в п. 72 Административного... о продлении журнала кассира-операциониста (о заверении подписью налогового инспектора нового журнала кассира-операциониста вместо окончившегося... учетной документации относятся, в частности, журнал кассира-операциониста, справка-отчет кассира-операциониста, сведения...

• Нужно ли применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением онлайн-касс

  Чекам"; КМ-4 "Журнал кассира-операциониста"; КМ-6 "Справка... чекам", КМ-4 "Журнал кассира-операциониста", КМ-6 "Справка... проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм...

• Порядок перехода на онлайн-кассы 2017

  Неиспользованным кассовым чекам»; КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»; КМ-5 «Журнал регистрации показаний... . Это логично – зачем вести, например, журнал кассира-операциониста, если все те же показатели...

• Минфин о необязательности применения формы КМ-4 и других форм для ККТ

  ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как тогда отражать операции, которые... ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как тогда отражать операции, которые... неиспользованным кассовым чекам»; КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»; КМ-5 «Журнал регистрации показаний... проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм... оператора. И им-то использования журнала кассира-операциониста и других документов, связанных с...

• Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования

  Разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4 (утверждена...

• Расчеты с потребителями за платные медицинские услуги

  Том числе формы КМ-4 (журнал кассира-операциониста) и КМ-6 (справка-отчет...

• Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

  ... ; Выписки банков по расчетным счетам; Журнал кассира-операциониста и Z -отчеты; Документы по... обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств...

Всё движение наличности, проходящее через кассовый аппарат за рабочую смену, должно фиксироваться в Журнале кассира-операциониста по форме КМ-4. Это первичный учётный документ, который ежедневно, на основе Z-отчета, заполняет ответственный кассир.

С началом использования онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста стало добровольным.

Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов».

Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.

Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4

Посмотреть бланк журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Правила заполнения журнала кассира-операциониста

На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный - присвоенный при регистрации у налоговиков - номер).

В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.

Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо - кассир (кассир-операционист).

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Заполнение внутренних страниц бланка:

1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;

2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;

3 – ФИО ответственного кассира;

4 - номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;

5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;

6 – показания общей суммы - всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы - на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;

7, 8 – подписи кассира и администратора;

9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;

10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;

11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;

12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;

13 – размер безналичных платежей, если они были;

14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;

15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;

16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;

17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;

18 – подпись руководителя (старшего кассира);

Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.

Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – первичный учетный кассовый документ, предназначенный для отражения движения сумм наличности, прошедший через кассовый аппарат за каждую смену. Заполняет журнал ответственный кассир, записи делаются в хронологическом порядке ежедневно.

Ведение журнала кассира-операциониста начинается с регистрации документа в налоговом органе, для чего каждая страница бланка нумеруется, после чего журнал прошнуровывается. На последней странице журнала ставится отметка: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов». Данная запись заверяется главным бухгалтером и руководителем организации.

После этого кассир-операционист может приступать к выполнению ежедневных записей о количестве наличных денег, поступивших в кассу за рабочую смену. Для заполнения используются данные Z-отчета.

Заполнение титульного листа бланка:

Организация: наименование, адрес, номер телефона, ОКПО, ИНН.

Подразделение: наименование.

ККМ: данные о модели контрольно-кассовой машины с указанием номера по заводскому паспорту и номера, присвоенного кассовому аппарату при регистрации в налоговой службе.

Период: период ведения журнала кассира-операциониста. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый журнал.

Ответственное лицо: должность и подпись лица, ответственного за ведение журнала КМ-4, как правило, это кассир (кассир-операционист).

Заполнение 2 и 3 страницы бланка:

1 – дата рабочей смены – берется из Z-отчета, который снимается в конце смены или рабочего дня и на основании которого делаются записи в бланке журнала кассира-операциониста. Если за один и тот же день несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся в отдельную строку таблицы журнала, но одной датой.

2 – номер отдела (секции), если есть разбивка по отделам.

3 – ФИО ответственного кассира.

4 — № Z-отчета, снятого на конец рабочей смены.

5 – можно не заполнять.

6 – показания суммирующего денежного счетчика на начало смены.

7, 8 – подписи кассира и администратора, в случае, если это одно лицо, ставится одна и та же подпись.

9 – показания суммирующего счетчика на конец рабочей смены (показания из гр.6 плюс поступления наличности за рабочую смену).

10 – выручка за рабочую смену.

11 – наличная выручка, сдаваемая в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру.

12 – количество безналичных платежей, графа заполняется, если ККМ имеет функцию подсчета безналичных платежей, если такой функции нет, графа не заполняется.