Просим войти в наше положение деловое письмо. Образцы вводных фраз текста делового письма

По характеру информации письма распределяются следующим образом: информационные, письма-уведомления, сопроводительные, гарантийные, инициативные, письма-ответы, рекламные, претензионные (рекламационные), письма-приглашения,

письма-запросы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-поздравления и т.д.

Информационное письмо сообщает адресату сведения официального характера.

Такие письма, как правило, имеют типовой характер и рассылаются органами высшего уровня подведомственным учреждениям или учреждениям определенного типа. В информационных письмах могут дословно цитуватись отдельные положения нормативно-правовых актов, а также даваться рекомендации, разъяснения, выдвигаться предложения по применению тех или иных нормативных документов, правил поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называют методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписывает руководитель учреждения.

В делопроизводственной практике встречаются письма с названием "директивное письмо". Между тем, законодательство ограничивает использование документов, относящихся к служебной переписки, как средства нормативного регулирования. Нормативно-правовые акты органов государственной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативно-правовых актов в виде писем и телеграмм является недопустимым.

Письмо-сообщение информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Он может быть инициативным или составить ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письмо-сообщение имеет небольшой объем и часто состоит из одного-двух предложений. Он может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения информации:

Сообщаем Вам, что...

Доводим до Вашего сведения, что...

Считаем необходимым довести до Вашего сведения о...

Информируем Вас о...

Письмо-уведомление информирует о публичные мероприятия (конкурсы, совещания, семинары, выставки, конференции и др.). По своему стилю эти письма подобные писем-приглашений и информационных писем.

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения или приглашения к участию в мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о мероприятие, время и место его проведения, но и одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятиях, содержать другую дополнительную информацию.

В некоторых случаях письмо-извещение может иметь приложения (карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы). Такое письмо может играть роль письмо-приглашение, но приглашение может быть и отдельным документом.

Поскольку письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, реквизит "Получатель" оформляют на них обобщенно или его не отмечают вообще.

Подобные письма подписывает руководитель учреждения или заместитель руководителя, ответственный за организацию и проведение мероприятия, или несколько руководителей, если это совместное мероприятие.

Сопроводительное письмо информирует адресата об отправке документов (проектов нормативно-правовых актов, планов, отчетов, договоров, каталогов, протоколов, актов и т.д.), которые не имеют адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: "посылаем...", "подаем...", "возвращаем...". Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

Направляем для сведения и использования в работе... Согласно предварительной договоренности высылаем Вам... На Вашу просьбу высылаем Вам... Подаем Вам на согласование проект приказа...

Сопроводительные письма составляют в тех случаях, если нужно дополнить или разъяснить основной документ (например, предложить меры по его реализации, определить срок исполнения, разъяснить сложные моменты, отметить цель отправки, объяснить причину задержки и т.д.), например:

Направляем Вам для обсуждения проект Закона Украины "О делопроизводство". Отзывы и предложения просим направить не позднее 01.10.2007.

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

Направляем "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности".

Учитывая, что Инструкция вступает в силу с 1 января 2008 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Приложение: на 9 л. в 1 экз.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую проставляют непосредственно под текстом. Сопроводительные письма целесообразно составлять на бланках формата А5.

Гарантийное письмо содержит обязательства или подтверждения их адресуют как учреждениям, так и частным лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврата кредита, предоставления жилой площади и т.д., например:

Оплату гарантируем со счета ____ в Печерском отделении Укрсоцбанка.

Возврат кредита гарантируем.

Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.

Гарантируем Вам снижение стоимости нашей продукции в объеме 10 % при условии ее предварительной стопроцентной оплаты в течение пяти дней.

Этим письмам присуща правовая функция, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и понятным.

Гарантийные письма подписывают два лица: руководитель учреждения и главный бухгалтер. их подписи удостоверяют гербовой (основной) печатью учреждения.

6 отдельных случаях нормативно-правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Письмо-предложение направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе учреждения-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, он должен содержать не только предложение, но и информацию об учреждении-авторе.

Письмо-предложение может адресоваться одному или сразу нескольким корреспондентам. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную или общую информацию, которая является, фактически, предложением к проведению переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения могут быть слова:

Предлагаем Вам...

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...

Письмо-просьба - это деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых учреждению-автору. Значительное количество управленческих ситуаций является поводом для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и его изложение. Обоснование должно предшествовать изложению сути просьбы. Однако обоснование может отсутствовать в случае его очевидности, типового характера, а также в случаях, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью учреждения, структурного подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить":

Просим Вас сообщить...

Просим Вас отправить...

Просим Вас предоставить сведения о...

Обращаемся к Вам с просьбой о......

Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:

Надеемся на положительное решение вопроса... Надеемся, что Вы рассмотрите наше обращение...

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используют такие речевые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)... Одновременно просим Вас...

Просьба могут преподаваться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийному и т.д.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка составляется в случаях, если учреждение желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или заключается договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы государственной власти и учреждения их подчинения с целью регистрации права на что-то, получение разрешений, лицензий и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов.

Если заявка составляется в произвольной форме, то включают только информацию, имеющую значение для автора письма. Поскольку письмо-заявка - это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используют те же речевые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в...

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в...

Просим Вас зарегистрировать в качестве участников...

в Зависимости от ситуации к тексту письма-заявки включают дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-то мероприятии (семинаре, конференции, фестивали, ярмарки и т.д.), указывают следующие сведения:

o название мероприятия;

o дата его проведения;

o форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

o фамилия, имя, отчество участника (участников);

o место работы, должность;

o почтовый адрес с индексом, контактный телефон, адрес электронной почты;

o потребность в гостинице на период проведения мероприятия.

Если составляется заявка на предоставление любого вида услуг, то отмечают полную информацию о предмете заявки и все необходимые сведения о ее авторе, кроме тех, которые содержит бланк письма.

Письмо-подтверждение является уведомлением о получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма кратко излагают ее суть; в случае подтверждения получения документов их необходимо назвать. В отдельных случаях в письме-подтверждении лаконично излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Ключевыми фразами этой разновидности писем является: " Подтверждаем получение документов, присланных Вами на конкурс.

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах о поставках компьютерного оборудования.

Подтверждаем намерение принять участие в научной конференции.

С благодарностью подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (заявка от 30.01.2009 № 15).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением:

Подтверждаем получение предложения о поставке оргтехники. Просилю Вас подождать несколько дней. Об окончательном решении мы сообщим Вам дополнительно.

Письмо-напоминание содержит информацию о приближении или окончания срока выполнения определенных обязательств, договоренностей, проведение мероприятий, заданий и т.п.

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым; ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку задержка выполнения обязательств может объясняться многими причинами. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам...

Позвольте Вам напомнить...

Вынуждены напомнить Вам...

Обращаем Ваше внимание на то, что...

Доводим до сведения, что...

Несмотря на неоднократные напоминания...

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть - память о санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит необходимых действий, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены...

Письмо-требование состоит ради понуждение адресата к выполнению взятых на себя обязательств при условии серьезного нарушения ранее принятых договоренностей и безрезультатности неоднократных напоминаний об этом.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно преподают условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, суть ситуации, выдвигают требование о необходимости выполнения обязательств, речь идет о возможности принятия адекватных мер в отношении корреспондента, если обязательство не будет выполнено.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить" пересчитать)...

Требуем незамедлительно выполнить...

Санкции, которые будут приняты в отношении корреспондента, могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд. В противном случае Вам будет предъявлено штрафные санкции. Учитывая ситуацию вынуждены разорвать с вами контракт.

Претенциозный (рекламационный) письмо содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) - возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Поскольку в практике деловых отношений существует множество ситуаций, которые могут стать основанием для предъявления претензий, единой формы претензии не существует. Однако есть обязательные элементы текста и правила оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от причины составления претензии.

o полное название учреждения, которому направляется претензия, ее адрес;

o предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

o конкретные требования составителя претензии (относительно замены некачественного товара, уцінення товара, допостачання недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, расторжения контракта или возмещения убытков и т.п.).

Претензии направляются стороне-виновнику заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с добавлением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих доказательную силу для обеих сторон. В зависимости от предмета претензии приложениями к ней могут быть следующие документы: акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и т.д. Учреждение, которое направляет претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используют такие фразы: Направляемо Вам претензию на... Предъявляемо Вам претензию (рекламацию) в связи с... Заявляемо Вам претензию в отношении...

Высылаем Вам акт экспертизы от _ _, на основании которого...

Наш заказчик пред4являє Вам претензию (рекламацию) в отношении качества...

В партии товара, отгруженной.., выявлена недостача...

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № ... была выявлена недостача...

Заключительное предложение формулируется, например, так:

Исходя из изложенного, просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара, поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; перечислить на наш расчетный счет суму_; компенсировать расходы в сумме ___тощо).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, который содержит ссылки на договор, например: О претензия по договору купли-продажи от 28 января 2009 г. №5.

Письмо-запрос направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и изложение запроса (просьбы). В обосновании ссылаются на нормативно-правовые акты, организационно-правовые документы, поскольку учреждение не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

в Целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписывает руководитель учреждения или официально уполномоченное им должностное лицо. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, которые направляются в органы государственной власти. Законодательством определен порядок направления таких запросов в органы государственной власти (депутатские запросы, обращения и др.).

Письмо-ответ по своему характеру и содержанию зависит от инициативного письма (письмо-просьба, письмо-запрос или предложение). Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов следует соблюдать принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использованы в инициативном письме (кроме допущенных автором письма-просьбы ошибки).

Текст письма-ответа не следует начинать с ссылки на входящее письмо - просьба или запрос (На ваш запрос от 12.02.2008№ 03-10/125 сообщаем, что...)9 поскольку для записи сведений о входной документ существует реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ", куда и заносят дату и номер входящего документа. Письмо-ответ сразу начинают словами: Сообщаем Вам...; Сообщаем Вам...; На Ваш запрос разъясняем, что...

Однако исключением являются письма-ответы на обращения граждан, в которых нет исходящего регистрационного индекса. Кроме того, в случае поступления письма гражданина по почте в письме-ответе может указываться дата поступления обращения в учреждение (если обнаружено задержку почтового отправления). Это подтвердит соблюдение учреждением сроков рассмотрения обращения в соответствии с законодательством . Например:

Уважаемый Иван Петрович!

Ответ должен быть конкретным, обоснованным и охватывать весь круг вопросов, затронутых в письме заявителя, опираться на фактический материал, иметь правовую аргументацию со ссылкой на законодательство, содержать изложение мотивов.

нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с...

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на его просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией. В письме-ответе на обращение гражданина также может быть указано его права обжалования принятого учреждением решения.

Письма-отказа всегда необходимо писать в тактичной, вежливой форме.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, которое подтверждает или не подтверждает принятие предложения. Если покупатель не согласен только с некоторыми условиями предложения, он может направить продавцу встречное предложение, в результате чего возникает коммерческое переписки, благодаря которому стороны или достигают согласия по всем существенным условиям поставки, либо отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться такие устоявшиеся обороты:

Спасибо Вам за предложение и сообщаем о готовности заключить соглашение о поставке оборудования.

Принимаем Ваше предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса.

Благодарим вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке этого товара.

Извините, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем принять Ваше предложение.

Письмо -приглашение - это разновидность письма-уведомления. Он отличается от письма-извещения тем, что может складываться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.д.

В случае приглашения большого количества людей используют трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресованы конкретному лицу или определенным лицам, поэтому в них используют при обращении к адресату слова "уважаемый...!", "уважаемые...!", например:

Уважаемый господин Костенко!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в наиболее торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используют такие фразы:

Приглашаем Вас принять участие в...

Просим Вас принять участие в...

Имеем честь пригласить Вас...

Примите наше приглашение...

Письмо -благодарность направляется учреждению, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за помощь, услугу, поддержку, отправленное приглашение.

Эта разновидность писем, как правило, разрешается составлять в более свободной форме, чем другие листы. Ключевыми фразами письма могут быть следующие:

Спасибо за оказанную помощь... Выражаем Вам свою благодарность за... Позвольте поблагодарить вас за... Позвольте выразить Вали искреннюю благодарность за...

Письмо -извинение - разновидность служебного письма, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.д. При этом можно применять такие типичные обороты:

Просим прощения за задержку поставки товаров.

Должны просить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от...

Просим прощения за задержку платежей и уверяем, что в дальнейшем будем делать все возможное, чтобы избежать досадных недоразумений.

Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что причинил Вам неприятности.

Письмо -приветствие направляется в связи с торжественными событиями: по случаю определенного события, праздника, дня рождения, юбилея, избрание на должность, успешного завершения дела. Этом разновидности письма присущи торжественный, возвышенный стиль, употребление поэтических оборотов, юмористических намеков.

Письма-поздравления, как правило, составляют в произвольной форме, они могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно широкими. В последнем случае в письме-приветствии преподают основные этапы жизни, деятельности лица, поздравляют, ее важнейшие достижения. Если письмо адресовано организации или ее структурному подразделению, в нем вспоминают об важнейшие, наиболее значимые достижения учреждения или подразделения.

В письмах-поздравлениях используют такие ключевые фразы:

Поздравляем Вас с... поздравляем Вас по случаю... Примите наши искренние поздравления в связи с... Чистосердечно поздравляем Вас с юбилеем...

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге разного цвета, украшенной орнаментом, водяными знаками, большей плотности и т.д.

o письма, которые предлагают товары, услуги;

o письма-презентации, содержащие сведения о фирме, компании.

o текст должен быть кратким (не более одной страницы);

o текст должен быть лаконичным, четким, понятным, информативным (не нужно описывать деятельность фирмы, товары и услуги, следует отметить только важные моменты, то, что отличает вашу фирму от других, ваши товары от товаров других производителей или поставщиков);

o документ следует оформлять на бланке фирмы со всеми необходимыми реквизитами;

o характеристика продукции (товаров) с акцентом на ее преимущества;

o перечисление дополнительных или сопутствующих услуг;

o конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предоставление услуг и т.п.);

o фраза о готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товарах или услугах, ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя;

o подпись.

Если письмо представляет фирму, компанию, его составляют по следующей схеме:

o обращение: "Уважаемые господа!" ("Господа!");

o краткая информация о фирме, компании и их деятельность;

o описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ по сравнению с другими фирмами, которые предлагают аналогичные товары или услуги;

o конкретное предложение о сотрудничестве;

o фраза о готовности предоставить любую информацию о фирме, ответить на вопросы, которые могут возникнуть;

o стандартная фраза насчет надежды на сотрудничество;

o подпись.

ТЕЛЕГРАММА - это предельно сжатое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Требования к порядку оформления и отправления телеграмм определяют Правила предоставления и получения телекоммуникационных услуг .

Скорость прохождения телеграммы зависит от ее категорийности.

До телеграмм "вне категории" относятся телеграммы с отметками "границу", "туман", "каштан", "сигнал" и т.д. Право представления этих телеграмм определяется специальными инструкциями.

"авария" - с уведомлением о чрезвычайные ситуации (катастрофы, аварии на воздушном, морском, речном, автомобильном и железнодорожном транспорте, на промышленных предприятиях и т.д.), а также оперативные служебные телеграммы оператора о состоянии средств связи;

"шторм", "авиа" - с уведомлением о опасные гидрометеорологические и другие природные явления.

o те, что обрабатываются в сжатые сроки и оплачиваются по более высокому тарифу;

o с пометкой "метео" (право представления, адресования, порядок обработки и оплата стоимости таких телеграмм определяются специальной инструкцией, утвержденной центральным органом исполнительной власти в отрасли транспорта и связи);

o междугородных телефонных станций, имеющих отметку "срочная разговор".

обычных относятся телеграммы без отметки о категории. По видам телеграммы подразделяются таким образом:

o с уведомлением о вручении;

o с оплаченным ответом;

o с заказанным отправителем сроком доставки;

o с доставкой на художественном бланке;

o с пометкой "заверенная";

o схемная телеграмма;

o криптограммы, в т. ч. на перфострічці, которые прорабатываются в соответствии со специальными инструкциями, утвержденными центральным органом исполнительной власти в области транспорта и связи;

o служебные (от оператора, центрального органа исполнительной власти в отрасли транспорта и связи).

Право подачи телеграмм "вне категории" и категорий "внеочередная", "Президент Украины", "высшая правительственная", "правительственная", а также телеграмм видов "криптограмма", "метео", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей, которые определяются законодательством.

Подготовлена к отправке телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия) и, по желанию отправителя, имя и отчество или Инициалы. Если адресатом является должностное лицо, то указывают название учреждения, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица. В случае адресования телеграммы учреждении должно быть указано название учреждения.

Телеграмму может быть отправлено с указанием: полного адреса; условного или сокращенного адреса; "до востребования"; номера абонентского ящика; адреса воинской части; адреса полевой почты; адреса морского или речного судна; номер полученной телеграммы; номера абонентской установки сети АТ/Телекс.

Учреждения могут иметь условную или сокращенное телеграфную (помощью телетайпной) адрес, зарегистрированный у оператора, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории отправителя.

Пользователи, что имеют условную или сокращенную адрес для телеграмм, обязаны ежегодно перерегистрировать ее у оператора связи.

Условная адрес содержит название места назначения, условное название учреждения и фамилия должностного лица. Например:

ПОЛТАВА С ОРИОН ГАЛЮ НУ

ОДЕССА В АВТОТЕХСЕРВ1С ПЕТРЕНКО

Условная адрес должен состоять из одного легкого для прочтения слова не более чем из 6-ти букв, сокращенная адрес - с одного слова не более чем из 15-ти букв с обязательным указанием номера отделения почтовой связи, с которым заключен договор о доставке телеграмм.

Телеграмма может быть отправлена в один или несколько адресов. При подаче многоадресной телеграммы с одинаковым текстом отправитель подает на телеграф такое количество экземпляров, которое соответствует количеству адресов (получателей телеграммы).

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, то есть сжатой форме. Как правило, из текста телеграммы изымают союзы, предлоги, знаки препинания. Они употребляются лишь тогда, когда их отсутствие меняет смысл. Отрицательную частицу "не" из текста телеграмм не изымают. Знаки, в том числе знаки, в телеграммах можно подавать как соответствующими отметками, так и словами, полностью или сокращенно (по желанию отправителя). Точки, запятые, двоеточия, скобки могут быть переданы в телеграмме как соответствующими символьными знаками, так и словами, полностью или сокращенно (в соответствии "крп", "км", "двкрп" "джк"). То же касается знаков "тире" ("минус"), "плюс", "дроби", "знак вопроса". Знаки №,!, % в телеграммах пишутся словами ("номер" или "НР", "восклицательный знак", "процент").

Цифры в телеграмме могут быть переданы в цифровой способ или словами.

Телеграмма не может содержать более трехсот слов. При превышении допустимого количества слов текст разделяют на части. В этом случае в каждой телеграмме перед адресом указывают номер соответствующей части текста.

Телеграммы могут быть написаны общепринятой или условным языком (кодом).

Написанными общепринятым языком считаются телеграммы, поданные на украинском или другом языке, а также телеграммы, имеющие изображены буквами и цифрами заводские или торговые знаки и марки, а также телеграммы со статистическими и иными сведениями, которые состоят только из групп цифр.

Написанными условным языком считаются телеграммы, поданные отметками или условным значением, понятным только сторонам, между которыми существует соответствующая договоренность.

Телеграмма должна иметь определенные реквизиты, указанные в такой последовательности:

o название вида документа (ТЕЛЕГРАММА);

o отметка о виде телеграммы;

o название пункта назначения (с указанием номера отделения связи - если телеграмма адресована в город; с указанием района и области - если телеграмма адресована в сельской местности);

o адрес получателя (полная или условная);

o фамилия адресата (в телеграммах, адресованных в сельской местности, кроме фамилии, необходимо указывать также имя и отчество);

o номер документа, на который дают ответ (для телеграмм-ответов);

o текст телеграммы;

o исходящий номер телеграммы;

o должность лица, подписавшего телеграмму (в случае необходимости);

o фамилия лица, подписавшего телеграмму;

o полный адрес, номер отделения связи и название организации-отправителя телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

o дата подписания телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

o печать учреждения-отправителя (проставляют в нижней части телеграфного бланка).

Телеграммы от учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующего учреждения или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующего учреждения. Представление телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Телеграммы (телетайпограммы) пишут или печатают в двух экземплярах только с лицевой стороны телеграфного бланка или чистого листа бумаги. Ту часть, которую передают телеграфом, пишут или печатают прописными буквами через два интервала. Текст телеграммы подают без абзацев. Перенос слов не допускается. Все сведения, указанные в нижней части телеграфного бланка, пишут или печатают строчными буквами, только первое слово начинается с большой буквы. Эти сведения каналам связи не передаются и не оплачиваются отправителем. В случае оформления телеграммы на чистом листе бумаги нижнюю часть отделяют сплошной линией.

Например:

Первый экземпляр телеграммы передается на телеграф, второй подшивается к делу.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые составляют отдельную категорию через особый способ устной передачи текста по каналам телефонной связи. Обычно телефонограммы применяют для оперативной передачи срочных сообщений служебного характера, в частности: проведения совещаний, собраний, заседаний, в случае внезапно возникших событий, отмене ранее запланированных мероприятий, когда сообщение необходимо оформить документально.

Телефонограмма составляется отправителем как документ с бумажным носителем, передается по телефону и записывается получателем.

Объем текста телефонограммы не может превышать 50-ти слов. Он должен быть кратким, четким, лаконичным. Кроме того, следует избегать слов, которые редко употребляются или являются сложными для произношения. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, следует передавать словами.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней добавляют список учреждений, которым она адресована, с указанием номеров телефонов, по которым она будет передаваться.

обычно Телефонограммы оформляются на чистых листах бумаги или специальных трафаретных бланках, например:

Реквизитами телефонограммы являются:

o должность, фамилия лица, передала телефонограмму, номер его телефона;

o название организации-адресанта;

o должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

o название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

o дата и регистрационный номер телефонограммы;

o время передачи (приема) телефонограммы;

o название должности лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Тексты полученных телефонограмм записывают в журнал (см. приложение 44).

Телефонограмму можно сначала записать от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографувати, а потом расшифровать и напечатать. Следует проверять правильность записи путем повторного прочтения телефонограммы в конце ее получения.

Сотрудник, который принял телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым назначено полученную информацию.

ФАКСОГРАММА (факс) - это полученная на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ с бумажным носителем - приказ, распоряжение, договор, протокол и т.д. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Документы, передаваемые по факсу, оформляют в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печатают четким, контрастным шрифтом.

Входной факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

Поскольку вопрос о юридической силе факсограмм действующими нормативно-правовыми актами не решено, то факсограмма рассматривается как средство оперативной передачи информации, и вслед за факсограмою адресатам должно быть направлено оригинал документа.

СООБЩЕНИЕ - это документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений в пределах одного учреждения, так и между различными учреждениями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Согласно законодательству юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок применения которого определен Законом Украины "Об электронной цифровой подписи" . Без основного реквизита - электронной цифровой подписи - электронные документы не имеют юридической силы и используются как оперативное средство передачи информации.

В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем.

(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.

Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

Неотъемлемой и важной частью современной деловой переписки является письмо-просьба. Образцы и примеры формулировок, представленные в статье, а также обозначенные правила его написания помогут вам грамотно составить нужную текстовку и оформить ее в соответствии с обычаями делопроизводства. Предлагаем вам поэтапное руководство по написанию данного вида обращений.

Общие сведения

Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.

Письмо - это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.

Этап 1: Указание адресата

Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.

Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.

В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.

Этап 2: Комплимент

Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация - ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить. Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью.

Этап 3: Обосновываем просьбу

Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.

Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.

Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.

Примеры формулировок

• «Во все времена предприимчивые и деловые люди стремились не только к материальному успеху, но и к личностному росту, чтобы навсегда запомниться людям своими добрыми делами, завоевать их уважение».
• «Безусловно, ваша основная цель - это повышение уровня жизни граждан города». Можно использовать в частности данную формулировку, когда составляется письмо-просьба депутату, к примеру, о предоставлении помещения для детского сада, обустройстве детской площадки и пр.

Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей.

Бывает так, что предложить другой стороне вам нечего, либо это неуместно в данном контексте. В этом случае самый оптимальный выход - рассказ о значимости вашей просьбы. Описывайте ситуацию максимально достоверно и полно, так, чтобы брало, что называется, за душу. Если же душещипательный момент в вашей истории отсутствует априори, приводите факты и делайте акцент на причинно-следственные связи. Расскажите, о том, что будет, если вам откажут или, напротив, согласятся помочь.

Этап 4: Излагаем просьбу

Когда адресат морально подготовлен к восприятию вашей просьбы, ее можно излагать. Составляйте краткий текст, избегая длинных и замысловатых предложений, а также двусмысленности или недосказанности. Письмо-просьба (образцы и примеры формулировок по тексту) должно быть лаконичным и четким по смыслу. Так, если вы просите приобрести какое-либо оборудование для компании, то укажите комплектность, цену и количество:

«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».

Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».

Этап 5: Резюмируем

В завершении письма свою просьбу нужно резюмировать. Повторите ее еще раз и сделайте акцент на том факте, какую выгоду получает адресат в случае, если окажет вам запрашиваемую помощь. Однако при этом следует немного видоизменить текст просьбы. Возвращаясь все к тому же примеру о снижении арендной платы, предлагаем следующую формулировку:

«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».

Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.

Пример

Уважаемый Феликс Петрович!

Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день данная профессия является одной из наиболее востребованных. Многие студенты хотели ли бы узнать о ее возможностях, тонкостях и значимости.

В связи с этим просим вас организовать встречу главного инженера с абитуриентами и студентами 1-2 курсов 25 апреля в 17:00 на базе вашего предприятия.

Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра. Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Ректор Университета И.Ж.Бычков

Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.

Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Например:

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.

Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.