Учет гсм документы. Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ. Учет ГСМ в местах хранения и оперативный контроль их движения

Нормы списания ГСМ

Не могу найти в документе "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" № Р3112194-0366-03 от 09.04.03 норму расхода на Subaru B9 Tribeka. Подскажите где можно их взять.

Подскажите где можно их взять.

А зачем они Вам?
Они все равно на всех не распространяются. 🙂

установите нормы приказом или списывайте ГСМ по факту

Фирма взяла этот автомобиль в лизинг, бензин заправляется с пластиковой катры оформленной на фирму. Так этот бензин же нужно как-то списывать

ПО путевым листам.

никогда в жизни не видала таких приказов, подскажите хоть, что в нем должно быть прописано

Так этот бензин же нужно как-то списывать

списывайте ГСМ по факту

Но в пределах разумного 😀

ПО путевым листам.

Сейчас расход можно к путевым не подтягивать. Путевые поддверждают экономическую целесообразность расхода (т.е. производственное назначение) 🙂 или не подтверждают:(.

путевой лист является первичным учетным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления з/п. +там присутсвуют все необходимые сведения для определения фактически израсходованного топлива, т.е это оптимальный первичный документ для списания топлива.
Нормы расхода топлива в любом случае должны утверждаться приказом по предприятию. Откуда их взять, если их нет в справочнике Минтранса (устарел..):
1) разработать самим на основании тех.документации, замеров (желательно это дело оформить специально созданной комиссией с компетентными работниками в ней)
2) подать заявку на разработку норм в НИИАТ.
По п.2) — во-первых это стоит денег, во-вторых авто уведут из произв.деятельности на время проведения испытаний, что не есть хорошо.
по п.1) — слышала мнение, что это самостоятельно разработанные нормы все равно должны быть временными, пока их не утвердит Минтранс или НИИАТ. Но в письмах Минфина проскальзывает мнение, что можно руководствоваться инфо завода-изготовителя и тех.документацией (например от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/223)

Нормы расхода топлива в любом случае должны утверждаться приказом по предприятию.

Но в письмах Минфина проскальзывает мнение, что можно руководствоваться инфо завода-изготовителя и тех.документацией

можно руководствоваться фактическим расходом.

Ну что ж, поправьте, если не права.
Обязанность списывать топливо по нормам в НК прямо не прописана.
Это вытекает из смысла пп.11 п.1 ст.264 и п.1 ст.252, ну и разъяснений Минфина, где уже требования (рекомендации) придерживаться норм напрямую оговорены.
Смысл придерживания норм — обоснование производственной необходимости и документального подтверждения.
Если мой водитель разгрузился в Леоне, а потом поехал в РФ через Диснейлэнд в Париже — тут уж фактический расход никак не спишешь. Есть установленный километраж от Леона до Москвы, исходя из которого и установленных норм обосновывается списание топлива.
В случае поездок директора на служебном авто можно, наверное, разработать порядок списания топлива попроще. Но нормы, я думаю, стоит закрепить в приказе. Установить их на осн. тех.документации с поправкой на увеличивающий коэф. поездок по городу, к примеру.

Есть установленный километраж от Леона до Москвы

Поль, ну уж вот это точно никем не установлено 🙂 Для управленческого учета, да, водителя, ехавшего через Дисней надо бы допросить с пристрастием, но для налогового….дорога была закрыта по причине проведения забастовки и пришлось дать крюк. 🙂

….дорога была закрыта по причине проведения забастовки и пришлось дать крюк

или вообще ничего не обяснять

можно руководствоваться фактическим расходом

Сообщение от Тоня

Для управленческого учета, да, водителя, ехавшего через Дисней надо бы допросить с пристрастием, но для налогового….дорога была закрыта по причине проведения забастовки и пришлось дать крюк. 🙂

Ага, что следует зафиксировать в объяснительной водителя, акте его допроса с пристрастием по данному поводу членами спец.комиссии по контролю за расходом топлива… :wow: :p
Ох, смешно-то это все смешно, но до чего ж надоел этот наш вечный маразм. 🙁

если он не превышает нормы расхода, установленные технической документацией траспортного средства.

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫ

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

• Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

• Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

• Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

• для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
• для спецтехники – рапорты о работе;
• документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами ( и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Бухгалтерский учет расхода топлива и смазочных материалов предприятиями торговли и общественного питания

Талалаева Ю.Н.

Специфика деятельности предприятий торговли и общественного питания такова, что предполагает использование автотранспортных средств. Транспорт используется для перевозки приобретаемых и продаваемых товаров, сырья, доставки обедов, а также для нужд управления. Соответственно для бухгалтеров указанных организаций актуальной является проблема документального оформления, учета и контроля расходования топлива и смазочных материалов .

Эти и другие вопросы освещаются в настоящей статье.

Документальное оформление расходования топлива и смазочных материалов

Статья 9 Закона о бухгалтерском учете требует оформления всех производимых организацией хозяйственных операций оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организации торговли и общественного питания, эксплуатирующие автотранспортные средства и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, обязаны вести первичный учет по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее - Постановление № 78).

Документальным подтверждением расхода топлива являются путевые листы. В них фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Постановлением № 78 утверждены следующие формы путевых листов , которые следует использовать организациям торговли и общественного питания:

путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) . Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену . На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.) . Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену) . Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль и служат основанием для предъявления счета заказчику;

путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) . Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами , что дает возможность их одновременной проверки.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Нормы расхода топлива

Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации.

29 апреля 2003 года Минтрансом РФ утвержден Руководящий документ Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее - новые нормы; новый Руководящий документ), который введен взамен «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Р3112194-0366-97 от 29 апреля 1997 года (далее - старые нормы) и действует со дня утверждения до 1 января 2008 года.

Как и в старых нормах, в новом Руководящем документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

По сравнению с ранее действовавшими нормами перечень автомобилей, по которым нормируется расход топлива, значительно расширен, что объясняется развитием структуры автопарка, появлением новых моделей, марок и модификаций автомобилей. Расширение перечня произошло в основном за счет иномарок. В связи с этим в новом перечне для каждого вида автомобильного транспорта (легковые автомобили, автобусы, грузовые бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны) нормы расхода топлива приведены отдельно по автомобилям зарубежным и по автомобилям отечественным и стран СНГ.

Сами нормы по автомобилям, присутствующим в старом и новом перечнях, в большинстве случаев не изменились.

Кто и для каких целей должен использовать нормы расхода топлива?

Согласно новому Руководящему документу он предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др., независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Предназначение документа определено в нем следующим образом: «Нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.».

Однако следует иметь в виду, что указанный документ не имеет никакого отношения к налогообложению прибыли. Дело в том, что глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов топлива и смазочных материалов. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (см. подпункт 11 пункта 1 статьи 264).

Тем не менее следует обратить внимание на то, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Поэтому не исключено, что при проверках обоснованности произведенных затрат налоговые органы будут ориентироваться на Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России. И в случае слишком больших расхождений организации придется доказывать экономическую обоснованность этих расходов.

Поскольку положения по бухгалтерском учету также не содержат требований о применении Норм расхода топлива, то можно констатировать, что для предприятий торговли и общественного питания Нормы расхода топлива носят рекомендательный характер и не обязательны для применения. Если организации все же примут решение о применении указанных норм для целей бухгалтерского учета, это решение следует зафиксировать в учетной политике.

Рассмотрим порядок расчета нормируемого расхода топлива на конкретных примерах.

В соответствии с Руководящим документом различают базовое значение расхода топлива , которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства или руководителями местных администраций).

Так, например, нормы расхода топлива повышаются при работе автотранспорта в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны - от 5 до 20 процентов), на дорогах общего пользования в горных местностях, на дорогах общего пользования со сложным планом, в городах и поселках городского типа (в зависимости от численности населения) и т.п.

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) на дорогах I, II и III категорий - до 15 процентов.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В качестве примера рассчитаем нормируемое значение расхода топлива для легкового автомобиля.

В соответствии с разделом 1.1 Руководящего документа для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) ,

где Qн - нормативный расход топлива, литры;

Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

Пример 1. (цифры условные).

На балансе торговой организации числится легковой автомобиль УАЗ-469. Из путевого листа установлено, что автомобиль обслуживал торговую точку, расположенную в горной местности на высоте 850 метров, и совершил пробег 90 км.

Согласно Руководящему документу:

• Hs ) для легкового автомобиля УАЗ-469 составляет 16,0 л/100 км;
• надбавка за работу в горной местности на высоте над уровнем моря от 801 до 2000 м (D ) - 10 процентов.

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 16,0 x 90 x (1 + 0,01 x 10) = 15,84 л.

Пример 2. (цифры условные).

Организация общественного питания (кафе-ресторан) использует для доставки обедов клиентам легковой автомобиль ИЖ-2717. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 400 тыс. человек в зимнее время. Из путевого листа установлено, что автомобиль совершил пробег 60 км.

Согласно Руководящему документу:

• базовая норма расхода топлива (Hs ) для легкового автомобиля ИЖ-2717 составляет 9,4 л/100 км;
• надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1,0 млн человек - 15 процентов;
• надбавка за работу в зимнее время - 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 9,4 x 60 x (1 + 0,01 x 25) = 7,05 л.

Отражение в учете

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы - путевые листы.

На сумму стоимости фактически израсходованного топлива в бухгалтерском учете оформляется запись:

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо».

В случае, если учетной политикой организации торговли или общественного питания предусмотрено использование для целей бухгалтерского учета Норм расхода топлива, вышеприведенная запись оформляется на сумму израсходованного топлива в пределах норм.

Сверхнормативный расход топлива относится на внереализационные расходы организации:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» - на сумму расхода топлива сверх норм.

Вне зависимости от порядка отражения расходования топлива в бухгалтерском учете, для целей налогообложения принимается стоимость всего фактически израсходованного топлива.

Пример 3. Для условий примера 1 фактический расход топлива составил 18 л. Нормируемый расход топлива - 15,84л. Допустим, что учетная стоимость 1 л топлива 10 руб.

В учете торговой организации , нормирующей в соответствии с учетной политикой расход топлива для целей бухгалтерского учета, будут оформлены проводки:

дебет счета 44 кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» - на сумму стоимости израсходованного топлива в пределах норм - 158,4 руб. (10 руб. x 15,84 л);

дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» - на сумму стоимости израсходованного топлива сверх норм - 21,6 руб. .

На уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в качестве материальных расходов будет отнесено 180 руб. (стоимость фактически израсходованного топлива).

Как правило, торговые организации и организации общественного питания имеют небольшой парк автомашин и поэтому не делают запасов топлива, а приобретают его на автозаправочных станциях за наличный расчет.

Денежные средства для приобретения топлива выдаются водителю, под отчет, что отражается в учете проводкой:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» - на сумму выданных под отчет денежных средств.

Приобретение топлива за наличный расчет осуществляется в рамках договора купли-продажи, в котором подотчетное лицо выступает как физическое лицо. В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) в указанные цены (тарифы) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость . При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Согласно пункту 7 указанной статьи при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры не противоречит действующему законодательству.

Поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Поскольку в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 оценка материально-производственных запасов, приобретенных за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку, суммы налога с продаж , уплаченные при приобретении топлива, также включаются в его стоимость.

Оприходование топлива на основании авансового отчета водителя отразится записью:

дебет счета 10 кредит счета 71 - на сумму стоимости топлива с учетом НДС и налога с продаж.

Списание стоимости топлива на расходы осуществляется на основании путевого листа водителя в вышеописанном порядке.

В настоящее время не требуется применять нормы Минтранса России при списании расходов на бензин. В начале этого года в отказались от своей многолетней категоричной позиции и согласились с тем, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает компании в учете топлива, израсходованного на служебные поездки (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

Представители министерства подтвердили свою позицию в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Каким теперь должен быть полный комплект документов, чтобы наладить безупречный учет ГСМ, мы подробно показали ниже. Сюда входят документы от водителя, первичка от продавца бензина в зависимости от способа приобретения ГСМ и собственные бумаги компании.

В статье вы найдете идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Акт контрольного заезда

Из разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы. Какие это будут размеры — дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально.

Самый безопасный вариант — ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет. Закрепить свой выбор можно в учетной для целей налогового учета либо приказом Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д.

Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др. В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

При этом вам необязательно обращаться в специализированную научную организацию, как ранее того требовали чиновники (см., например, письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61). Достаточно провести для каждой марки автомобиля контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы. Его образец мы привели ниже.

Конечно, участвовать в таком заезде необязательно. Важно проверить в итоговом акте конкретную марку машины и зафиксированный расход топлива на 100 километров. При этом полученное значение не должно слишком отличаться от данных из техдокументации машины. Иначе необходимо подготовить объяснение для налоговиков на случай проверки. Это может быть плохое качество дорог, крупногабаритный груз или другие факторы.

Контрольные заезды необходимо сделать по меньшей мере дважды. Отдельно для весенне-летнего периода и для осенне-зимнего времени года. Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10—15 процентов.

На основании актов, составленных заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом).

Специальный акт для списания бензина

Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше). Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

К слову, акт списания помогает некоторым компаниям обойтись и вовсе без путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60). Судьи отметили, что организации, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы. Ведь приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевок) предназначен исключительно для транспортных компаний. Все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты первички (см. образец ниже).

Перечислите состав комиссии (ее утвердит руководитель приказом) с расшифровкой должностей и Ф. И.О. Потребуются также подписи членов комиссии. Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража. Обозначьте причину списания материалов (например, для использования в производственных целях или для служебных поездок директора). Затем стоит перечислить наименование списываемых материалов, их количество и сумму. Эти сведения удобно оформить в виде таблицы.

В акте должна быть подпись материально лица. Утверждает документ руководитель своей подписью. Надо указать его должность, расшифровать подпись и поставить дату утверждения акта. Закрепите форму бланка в учетной политике.

Одна из основных статей расходов в транспортных компаниях, имеющих на балансе автотранспорт, строительные машины, механизмы, - это затраты на ГСМ, аккумуляторы, автомобильные шины, ремонт и дорогостоящие запасные части 1 . Поэтому грамотно организованный учет и контроль за движением таких материально-производственных запасов имеет огромное значение и прежде всего для собственников. Проверяющим органам также будет интересно, насколько обоснованы затраты налогоплательщика и связаны ли они с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Горюче-смазочные материалы - это нефтепродукты, к которым относят различные виды горючего (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) и смазочных материалов (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях, утвержденные Минсельхозом России от 16.05.2005).

Производимые в РФ автомобильные бензины должны соответствовать установленным для них требованиям ГОСТов и ТУ. В настоящее время производятся следующие виды бензина: А-72, А-76, А-92, А-80, А-96, АИ-91, АИ-93, АИ-95, АИ-98. По октановому числу (АИ), определенному исследовательским методом, определяются марки бензинов.

Смазочные материалы в зависимости от типа их дисперсионной среды делятся на смазки на нефтяных и синтетических маслах. Существует огромное разнообразие видов и типов смазок: антифрикционные, консервационные, уплотнительные, канатные, многоцелевые смазки, узкоспециализированные (отраслевые) смазки и т.п.

Расходы на ГСМ могут быть учтены как в бухгалтерском, так и в налоговом учете на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (подробнее об этом читайте на с. 82).

Подтверждающие документы

Документами, подтверждающими расходование ГСМ автомобильным транспортом и спецтехникой, являются путевые листы автомобилей, маршрутные листы специальной техники, путевые листы строительных машин, рапорта о работе специальной техники, системы контроля пробега и т.п.

Как уже было сказано, с 1 января 2013 г. в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорт» (далее - постановление № 78).

Постановлением № 78 утверждены следующие формы документов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом:

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

Путевой лист легкового такси (форма № 4);

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С);

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);

Путевой лист автобуса (форма № 6);

Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец));

Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.);

Рапорт о работе башенного крана (форма № ЭСМ-1);

Путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2);

Рапорт о работе строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-3);

Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-4);

Карта учета работы строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-5);

Журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма № ЭСМ-6);

Справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма № ЭСМ-7);

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.11.2008 № 152 (далее - приказ Минтранса России № 152). Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа Минтранса России № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Важно!

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить его необходимо 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Итак, для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Пересчет единиц измерения

Единицей измерения топлива на предприятиях, как правило, является литр, однако поставщики могут выставлять отгрузочные документы и в тоннах (килограммах). Для того чтобы перевести единицы измерения из одной в другую, необходимо использовать справочные данные о плотности топлива, которая измеряется в кг/куб. м. Соотношение плотности и марок топлива см. в табл.

Соотношение плотности и марок топлива (таблица)

Марка бензина	Плотность, кг/куб. м
Нормаль­80
Регуляр­91
Премиум­95

В организациях, эксплуатирующих автотранспорт (спецтехнику), целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов. Например, из литров в килограммы (в соответствии с Инструкцией по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84, утвержденной Минавтотрансом РСФСР 27.07.84, которая утратила силу, однако рекомендации могут использоваться в работе, письмо ФНС России от 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «О порядке пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в весовые», постановление ФАС СЗО в постановлениях от 06.11.2009 № А05-4544/2007, от 03.10.2007 № А05-3685/2007).

Примерная форма акта перевода единиц измерения приведена на с. 37 .

Если ГСМ поступают в одной единице измерения, а отпускаются в другой, их оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. Об этом сказано в п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ). Это необходимо и в части, касающейся принятия НДС по поступившим материально-производственным запасам к вычету, хотя суды на этом не настаивают (постановления ФАС Северо-Западного округа от 06.11.2009 № А05-4544/2007, от 03.10.2007 № А05-3685/2007).

Пересчет единиц измерения влечет также и пересчет учетной цены за единицу материала. В связи с этим двойные записи (сначала по документам поставщика, а затем в скобках в единицах, принятых в организации) должны появиться в тех графах приходного ордера и в карточке учета материалов с приложением справки о пересчете, в которой приводятся исходные данные и пошаговые расчеты, при этом вначале записывается количество бензина в единице измерения согласно документам поставщика, а рядом в скобках - количество материала в единице измерения, принятой в организации (например, 600 кг (805,37 л)).

Способ оплаты ГСМ

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

За наличный расчет ГСМ приобретаются работниками организации и расчеты ведутся с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов представляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 № 55. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

При получении ГСМ безналичным способом путем использования топливных карт (Oil Cards) или талонов, порядок их получения, хранения, выдачи, а также материально ответственное лицо целесообразно определить приказом руководителя. Кроме того, ГСМ может приобретаться с помощью корпоративной пластиковой банковской карты. Одно из преимуществ расчетов за ГСМ с помощью банковской карты является отсутствие лимитированного количества заправочных станций, которое присутствует у поставщиков ГСМ, предлагающих топливные карты или талоны. Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала); чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию). Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 4 «Банковские карты». Сами карты учитываются на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы» по номинальной стоимости.

Талоны на право получения топлива

Талоны на право получения топлива должны выдаваться водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором лицом, определенным приказом руководителя организации, в строке «Выдать» должно быть указано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде. Водитель расписывается в ведомости учета выдачи талонов, открытой на каждую марку топлива, за полученные талоны. Неиспользованные талоны по окончании работы сдаются материально ответственному лицу, которое делает соответствующие записи в ведомости возврата талонов.

Существуют следующие виды талонов на ГСМ:

Талоны с количественным выражением, в которых указаны марка и количество топлива (например, «Бензин АИ-95, 50 литров»);

Талоны с количественно-стоимостным выражением, в которых зафиксировано определенное количество топлива и его цена на момент предварительной оплаты талонов (например, «50 литров, 33 рубля за 1 литр»);

Талоны со стоимостным выражением, в которых указаны марка, количество и стоимость топлива (например, «Бензин АИ-95, 50 литров, 36 рублей за 1 литр»).

Учитываются талоны либо на счете 10, субсчете 31 «Талоны на бензин», либо на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам, либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

Топливные карты

Топливные карты содержат информацию об объеме приобретенного неиспользованного топлива на текущий момент и позволяют ее держателю заправить бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного договором.

Топливные карты могут быть лимитированными и нелимитированными. На лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный, недельный или месячный лимит количества литров, то есть по этой карте держатель может заправить автомобиль топливом, общее количество которого за сутки или за период времени не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущий период времени. Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму полученных литров. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных или других временных ограничений, то есть организация может одноразово слить все топливо с карты.

Топливные карты дают возможность оперативного контроля расхода топлива и иных горюче-смазочных материалов по видам как в натуральном, так и в стоимостном выражении с возможностью установки ежедневного (еженедельного) лимита потребления топлива каждым держателем топливной карты исходя из норм расходования горюче-смазочных материалов на каждый автомобиль. Учитываются топливные карты также либо на счете 10, субсчете 31 «Талоны на бензин» либо на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам, либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

При получении топливных карт или талонов от поставщика необходимо оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России № 71а, или иной первичный документ, утвержденный в организации), в котором указать марку бензина, серию и номера полученных топливных карт, талонов, их номинал в литрах.

Ежемесячно поставщик топлива представляет товарную накладную формы № ТОРГ-12, счет-фактуру, отчет об операциях по топливным картам (или талонам).

Контроль за движением ГСМ

Для контроля за движением ГСМ в компании целесообразно определить приказом руководителя ответственных лиц за составление отчетов, сроки предоставления таких отчетов в бухгалтерию, состав комиссии, форму отчета, другие нюансы. Образцы приказа по списанию ГСМ и отчета по списанию ГСМ приведены на с. и .

Если ГСМ поставляется в места приемки, организованные самой организацией, после доставки закупленных ГСМ материально ответственное лицо должно проверить соответствие поступивших ГСМ по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя, обеспечить полный слив ГСМ, своевременно оприходовать поступившие материально-производственные запасы.

Хранение ГСМ должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов.

Места хранения ГСМ должны быть откалиброваны и оборудованы поверенными измерительными приборами, инструментом, средствами измерения, специальной оснасткой и т.п. Также они должны отвечать требованиям противопожарной безопасности.

Учет ГСМ

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться либо по фактической себестоимости их приобретения, либо по учетным ценам (в зависимости от установленного в учетной политике метода).

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ) (п. 6 ПБУ 5/01).

К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;

Затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию;

Иные расходы, непосредственно связанные с приобретением МПЗ.

Если же аналитический учет МПЗ ведется по планово-учетным ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а отклонения (разница между стоимостью ценностей, исчисленной по учетным ценам, и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

В качестве учетных цен могут быть использованы:

Договорные цены;

Фактическая себестоимость ГСМ, исчисленная за предыдущий период (предыдущий месяц или предыдущий отчетный год);

Планово-учетные цены (внутренние), разработанные и утвержденные на предприятии на основании фактической себестоимости;

Средняя цена по группе МПЗ.

Бухгалтерские записи при поступлении ГСМ будут следующие:

Дебет 10.3 Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Поступили ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

Отражен НДС со стоимости поступивших ГСМ.

При учете ГСМ по учетным (плановым) ценам в соответствии с п. 80 Методических указаний по учету МПЗ, их покупная стоимость, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов).

Учетные (плановые) цены - это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонениях от рыночных цен - и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.

В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:

Возникающие между фактической себестоимостью материалов, сформированной в текущем месяце, и их учетной (плановой) ценой (при использовании фактической себестоимости материалов в качестве учетной (плановой) цены);

Между договорными ценами и планово-расчетными (при использовании планово-расчетных цен в качестве учетных (плановых) цен);

Возникающие между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (при использовании средней цены группы в качестве учетной (плановой) цены).

Записью Дебет 10 Кредит 15 отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)). Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.

Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15 и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.

Рассмотрим порядок отражения поступления горюче-смазочных материалов по учетным (плановым) ценам на примере.

Пример 1

ПАО «Альфа» в соответствии с учетной политикой имеет утвержденную калькуляцию (плановые цены) на бензин А-92 в размере 30 руб. (без НДС) за 1 литр. В августе 2015 г. компания приобрела 5000 л по цене 31 руб. (без НДС) и использовала его для заправки автомобильного транспорта и специальной техники. Услуги по доставке материала составили 17 700 руб. (в том числе НДС 18%).

В бухгалтерском учете организации в августе 2015 г. необходимо сделать следующие записи:

Дебет 15 Кредит 60

155 00 руб. - приняты к учету поступившие ГСМ на основании расчетных документов поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

27 900 руб. - учтен НДС от приобретения ГСМ;

Дебет 15 Кредит 60

15 000 руб. - включены в фактическую стоимость ГСМ расходы по доставке;

Дебет 19 Кредит 60

2 700 руб. - учтен НДС по услугам на доставку;

Дебет 10 Кредит 15

150 000 руб. - приняты к учету ГСМ по учетным ценам (5000 л ±± 30 руб.);

Дебет 68.НДС Кредит 19

30 600 руб. - принят к вычету НДС по приобретенным ГСМ и услугам по доставке;

Дебет 16 Кредит 15

20 000 руб. - отражено превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой ((155 000 + 15 000 – 150 000) руб.);

20 000 руб. - списано превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой.

В обратной ситуации (то есть когда имеет место превышение плановой стоимости над фактической), необходимо отразить сторно такой же корреспонденции счетов.

Если в текущем периоде списан не весь объем закупленных ГСМ, необходимо сумму остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений за месяц разделить на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости и умножить его на 100. Это значение необходимо использовать при списании отклонения учетной стоимости израсходованных материалов (п. 87 Методических указаний по учету МПЗ). Если величина отклонений не превышает 10% учетной стоимости материалов или если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости) не превышает 5%, сумма отклонений может сразу списываться на счета учета затрат (п. 88 Методических указаний по учету МПЗ).

Пример 2

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Добавим условие о том, что на начало отчетного периода остаток по счету 10.3 по учетным (плановым) ценам составлял 800 000 руб., а списано в отчетном периоде 1 200 000 руб. Поступило МПЗ на 1 700 000 руб. (без учета НДС 18%). Остаток отклонений по дебету счета 16 на начало отчетного периода составляет 26 000 руб.

Определим долю стоимости ГСМ, отпущенных в производство в отчетном периоде (расчеты по НДС опускаем для упрощения примера):

Х 100 % = 48%.

Дебет 15 Кредит 60

1 700 000 руб. - определена фактическая себестоимость МПЗ;

Дебет 10 Кредит 15

1 500 000 руб. - оприходованы материалы по учетным (плановым) ценам;

Дебет 16 Кредит 15

200 000 руб. - отражено отклонение в стоимости материально-производственных запасов, приобретенных в отчетном периоде;

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10

1 200 000 руб. - списано материально-производственных запасов в отчетном периоде;

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 16

108 480 руб. - списано отклонение в отчетном периоде ((26 000 ++ 200 000) х 48 %).

Остаток МПЗ по учетным (плановым) ценам по счету 10 составит 1 700 000 + 800 000 – 1 200 000 = 1 300 000 руб., а остаток по дебету счета 16 составит 26 000 + 200 000 – 108 480 руб. == 117 520 руб.

Учет ГСМ, полученных иным способом

Рассмотрим, как определяется себестоимость ГСМ, полученных иным способом.

ГСМ получены в качестве вклада в уставный капитал

Себестоимость ГСМ, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 8 ПБУ 5/01, абз. 3 п. 16 Методических указаний по учету МПЗ, подп. 2 п. 1 ст. 277 НК РФ).

Если ГСМ вносятся в счет вклада в уставный капитал акционерного общества, для определения рыночной стоимости передаваемых активов привлекается независимый оценщик. Величина денежной оценки МПЗ, произведенной учредителями акционерного общества и советом директоров, не может быть выше величины оценки, произведенной независимым оценщиком (абз. 3 п. 3 ст. 34 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», письмо Минэкономразвития России от 19.05.2011 № Д06-2569).

Если ГСМ вносятся в счет вклада в уставный капитал общества с ограниченной ответственностью, денежная оценка внесенных в уставный капитал МПЗ утверждается единогласным решением общего собрания участников ООО. Если номинальная стоимость доли участника, вносящего МПЗ, составляет более чем 20 000 руб., также привлекается независимый оценщик (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

В фактическую себестоимость ГСМ, переданных в счет вклада в уставный (складочный) капитал, включаются также фактические затраты организации на доставку МПЗ и приведение их в состояние, пригодное для использования в запланированных целях (п. 11 ПБУ 5/01, постановление ФАС Уральского округа от 25.01.2005 № Ф09-5987/04-АК по делу № А07-19734/04).

Бухгалтерские записи по отражению внесения ГСМ в счет вклада в уставный капитал будут следующими:

Дебет 75.1 «Расчеты с учредителями», «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал» Кредит 80 «Уставный капитал»

Отражена задолженность учредителей по формированию уставного капитала;

Дебет 10 Кредит 75.1

Отражено поступление ГСМ в денежной оценке, согласованной учредителями организации;

Дебет 10 Кредит 60, 76

Отражены транспортные расходы, расходы по оплате услуг посреднической организации, другие, включаемые в стоимость ГСМ (если они не являются частью вклада в уставный капитал).

Документами, которыми может быть оформлена передача ГСМ в уставный капитал, могут выступать следующие первичные учетные документы:

Товарные накладные формы № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;

Накладные на отпуск материалов на сторону формы № М-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а;

Акты приема-передачи, иные документы.

Документы, которыми оформляется передача имущества в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ и в которых указаны суммы восстановленного НДС, подлежат регистрации в книге покупок принимающей организации (п. 14 разд. II Приложения № 4 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

В бухгалтерском учете принимающей организации сумма восстановленного НДС отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 83 «Добавочный капитал»

Отражена сумма НДС по ГСМ, внесенным в качестве вклада в уставный капитал (письма Минфина России от 30.10.2006 № 07-05-06/262, УФНС России по г. Москве от 04.07.2007 № 19-11/063175).

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19

Приняты к вычету суммы налога, восстановленного передающей стороной, после принятия имущества на учет (п. 11 ст. 171, п. 1, 8 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2011 № 03-07-11/317).

ГСМ получены безвозмездно

Фактическая себестоимость ГСМ, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Рыночная стоимость ГСМ на дату принятия их к бухгалтерскому учету может быть определена на основании информации о текущих рыночных ценах или с помощью специалистов (организаций), занимающихся такого рода деятельностью.

Для целей бухгалтерского учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 9 ПБУ 5/01, абз. 2 п. 16 Методических указаний № 119н, п. 23 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»). Помимо текущей рыночной стоимости фактическую себестоимость указанных МПЗ формируют также фактические расходы организации на доставку запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 11 ПБУ 5/01).

При оприходовании ГСМ оформляется запись (операции по учету НДС для упрощения опускаются):

Дебет 10.3 Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

При списании фактически израсходованного топлива делаются проводки:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10.3

и Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»

Учтены доходы будущих периодов в составе прочих доходов по мере отпуска топлива в производство.

ГСМ, полученные по неденежым договорам

Фактической себестоимостью ГСМ, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов. При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, стоимость ГСМ, полученных организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные МПЗ (п. 10 ПБУ 5/01, п. 17 Методических указаний по учету МПЗ). Транспортные и другие расходы, связанные с обменом, также могут быть включены в стоимость полученных запасов.

Бухгалтерские записи по зачету взаимных обязательств по договору мены будут:

Дебет 10.1 Кредит 60

Приобретены, например, строительные материалы у поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

Отражен НДС со стоимости покупки;

Дебет 68 Кредит 19

НДС со стоимости покупки принят к вычету;

Дебет 62 Кредит 90.1

Отражены выручка от реализации ГСМ покупателю;

Дебет 90.2 Кредит 10.3

Списана стоимость ГСМ при продаже;

Дебет 90.2 Кредит 68

Начислен НДС со стоимости реализации;

Дебет 60 Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Осуществлен зачет взаимных обязательств.

Фактическая себестоимость МПЗ, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ.

При списании ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

По себестоимости каждой единицы;

По средней себестоимости;

По себестоимости первых по времени приобретения МПЗ(способ ФИФО).

По каждой группе (виду) МПЗ в течение отчетного периода может применяться только один способ оценки.

Списание ГСМ

Списание ГСМ осуществляется в зависимости от особенностей организации учета одним из следующих способов:

В дебет счета 20 «Основное производство» (предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция, работы или услуги которые явились целью создания данной организации);

В дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (предназначен для обобщения информации о затратах производств, которые являются вспомогательными (подсобными, обеспечивающими) для основного производства организации)

В дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы», который предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации

В дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», который предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом.

Кроме того, списание ГСМ может быть отражено по дебету счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами, состоящими на балансе организации, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации) или счета 44 «Расходы на продажу», который предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг.

Если ГСМ были проданы, они списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

При выбытии ГСМ в случае чрезвычайных обстоятельств, списание отражается по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (п. 13 ПБУ 10/99).

Обратите внимание: чтобы признать в налоговом учете убытки от чрезвычайных обстоятельств, например от пожара, необходимо документально подтвердить данный факт, отсутствие вины налогоплательщика и соблюдение им правил противопожарной безопасности (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Важно!

В процессе хранения ГСМ на складе предприятия, особенно когда их объем большой, возникает естественная убыль вследствие физических процессов, таких как испарение.

Выявление и списание естественной убыли осуществляются на основании данных проведенной на предприятии инвентаризации. Списание ГСМ в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.

Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей», в соответствии с которым они и утверждены (в части ГСМ) приказом Минэнерго России от 13.08.2009 № 364 «Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении». Данные Нормы зависят от вида ГСМ и от климатической группы, определяемой на основании данного приказа.

1 Об особенностях учета аккумуляторов, автомобильных шин, а также расходов на ремонт и дорогостоящие запасные части читайте в следующих номерах журнала.