Kapan perlu membuat buku kerja? Riwayat pekerjaan. Jika Anda belum mendapat dokumen pendidikan misalnya

Buku kerja merupakan dokumen pokok tentang aktivitas kerja dan masa kerja seorang pegawai, yang disampaikan oleh seorang calon pada saat melamar suatu pekerjaan. Pengecualiannya adalah ketika kontrak kerja dibuat untuk pertama kalinya. Dalam hal ini, organisasi harus membuka buku kerja, dan karyawan harus menulis permohonan untuk membuka buku kerja.

Selain itu, seorang karyawan mungkin perlu menulis permohonan untuk membuka buku kerja jika buku kerja tersebut hilang atau tidak dapat digunakan. Ingatlah hal berikut ini. Setelah menerima permohonan untuk membuka buku kerja baru, tidak mungkin lagi menolak pendaftaran karyawan (Pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Cara melamar buku catatan kerja

Undang-undang belum menyetujui formulir permohonan terpadu untuk membuka buku catatan kerja. Oleh karena itu, karyawan berhak untuk menulis pernyataan tersebut dalam bentuk apapun. Pokoknya tertulis atas nama pimpinan organisasi dan memuat penjelasan alasan tidak adanya dokumen di tangan.

Lihat juga “Karyawan kehilangan buku kerjanya”

Pertanyaan bagaimana cara mendapatkan buku kerja untuk pertama kali membuat khawatir tidak hanya warga negara yang baru pertama kali mendapatkan pekerjaan, tetapi juga pegawai departemen HR yang menyiapkan dokumen untuknya. Dalam artikel ini kami akan mempertimbangkan prosedur pengisian awal dokumen ketenagakerjaan.

Riwayat pekerjaan

Buku kerja adalah dokumen yang berisi informasi tentang pengalaman kerja seorang karyawan. Ketika seseorang mengajukan permohonan pensiun, dokumen ini merupakan konfirmasi atas masa kerjanya, yang berarti bahwa segala kesalahan atau ketidakakuratan dalam dokumen ini harus dikecualikan.

Formulir "Buku Kerja", serta sisipannya, telah disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 "Tentang Buku Kerja" tertanggal 16/04/2003, dan prosedur pengisiannya telah disetujui dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia No. 69 “Atas persetujuan Instruksi pengisian buku kerja” tertanggal 10/10/2003 .

Penting! Pekerja tidak berhak mengisi buku kerja sendiri, hal ini menjadi tanggung jawab pemberi kerja. Oleh karena itu, seorang spesialis yang ditunjuk oleh manajer bertanggung jawab untuk memelihara pekerjaan dalam organisasi.

Siapa yang membeli formulir buku kerja

Setiap pemberi kerja harus memiliki formulir buku kerja dan sisipannya. Majikan tidak mempunyai hak untuk meminta pekerjanya membeli sendiri. Pemberi kerja harus membuat perjanjian dengan asosiasi seperti GOSZNAK atau pemasok terakreditasi lainnya. Organisasi semacam itu menyediakan formulir ketenagakerjaan.

Setelah karyawan diberikan formulir kerja, biaya buku dipotong darinya. Besarnya biaya akan sama dengan biaya pembelian formulir. Jika tiba-tiba formulir buku rusak secara tidak sengaja, uang tidak dapat ditahan dari karyawan. Selain itu, tidak mungkin untuk menahan uang meskipun telah terjadi hilangnya catatan kerja secara besar-besaran, yang merupakan kesalahan pemberi kerja. Kasus-kasus seperti itu harus diatur dalam perjanjian bersama sebagai syarat khusus untuk penyediaan tenaga kerja cuma-cuma. Dan majikan mengkompensasi semua biaya secara penuh.

Antara lain, pemberi kerja harus:

• memelihara buku catatan perpindahan buku kerja, yang di dalamnya dicatat pengeluaran, penyimpanan, penerimaan dan pengeluarannya, serta pendaftaran dokumen pegawai baru;
• menyimpan catatan karyawan Anda dan bertanggung jawab atas mereka;
• dalam hal pemecatan seorang karyawan, berikan dia sertifikat kerja, dan buat entri yang sesuai dalam Buku Akuntansi.

Penting! Majikan berhak untuk memotong biaya buku kerja dari gaji karyawan pada saat pendaftaran awal. Untuk melakukan ini, majikan wajib mengeluarkan perintah yang sesuai, yang harus dibaca dan ditandatangani oleh karyawan. Tanpa persetujuan karyawan, biaya buku tersebut tidak dapat dipotong dari gaji.

Cara mendapatkan buku kerja untuk pertama kalinya

Anda harus mengisi buku kerja kosong berdasarkan dokumen-dokumen berikut:

• paspor;
• dokumen pendidikan;
• perintah penerimaan.

Buku kerja dikeluarkan untuk karyawan baru dalam waktu tujuh hari sejak tanggal penandatanganan perintah untuk mempekerjakannya. Pada periode yang sama, informasi tentang perekrutan karyawan (pemindahan ke posisi lain, pelatihan lanjutan atau penghargaan) harus dicatat dalam buku. Informasi pemberhentian pegawai dimasukkan pada hari pemberhentian dan pada hari yang sama dokumen diserahkan kepada pegawai.

Halaman judul buku berisi informasi berikut:

• Nama lengkap karyawan yang dipekerjakan - seperti yang tertera di paspornya;
• tanggal lahir pegawai baru;
• pendidikan, spesialisasi dan profesi dimasukkan sebagaimana tercantum dalam dokumen pendidikan.

Penting! Setelah mengisi informasi yang ditentukan, spesialis SDM harus menyerahkan buku tersebut kepada karyawan untuk diverifikasi dan ditandatangani.

Jika karyawan menemukan kesalahan, petugas personalia harus menghancurkan buku tersebut. Untuk ini, Anda perlu membuat tindakan khusus dan, atas dasar itu, memusnahkan dokumen perburuhan. Setelah itu, formulir buku kerja baru diisi.

Jika seiring berjalannya waktu perlu dilakukan perubahan pada halaman judul buku kerja (misalnya, karyawan mengubah nama belakangnya, menerima pendidikan tinggi, dll.), maka koreksi dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan tertentu:

• coretan hanya diperbolehkan pada halaman judul, dan keterangannya dicoret satu baris agar dapat dibaca;
• Informasi yang benar dimasukkan di atas;
• di sebelahnya ditunjukkan nama, nomor dan tanggal dokumen yang menjadi dasar koreksi buku (bisa berupa akta nikah, ijazah, dll.);
• entri tersebut disertifikasi oleh karyawan yang melakukan koreksi dalam buku dan disertifikasi dengan stempel majikan.

Penting! Koreksi pada bagian “Informasi tentang pekerjaan” dan “Informasi tentang pekerjaan” dilakukan dengan cara yang berbeda. Dilarang mencoret informasi yang salah. Itu harus dinyatakan tidak valid, setelah itu informasi yang benar harus dimasukkan.

Setelah penyebaran tenaga kerja pertama selesai, petugas personalia melanjutkan dengan mengisi informasi tentang pekerjaan tersebut. Untuk melakukan ini, informasi tentang perekrutan dimasukkan di bagian yang sesuai. Bagian di bagian tersebut menunjukkan:

• nomor catatan (dalam kasus kami, catatannya adalah nomor 1);
• tanggal penerimaan;
• informasi tentang penerimaan: "Dipekerjakan untuk posisi itu ..." (dalam hal ini, divisi struktural perusahaan ditunjukkan jika namanya disebutkan dalam kontrak kerja);
• rincian dokumen yang menjadi dasar perekrutan karyawan (perintah, arahan manajer).

Jika buku catatan kerja dibuat untuk pertama kalinya, karyawan dapat meminta petugas personalia untuk membuat catatan studi di departemen rawat inap universitas, dinas militer, atau periode lain yang termasuk dalam masa kerja jika karyawan tersebut adalah dipekerjakan setelah itu.

Dalam hal pegawai membawa surat-surat tentang dinas militer setelah pencatatan tentang penerimaan dibuat dalam buku, maka pencatatan tentang dinas militer dimasukkan setelahnya.

Tata cara penyimpanan dan penerbitan buku kerja kepada pegawai

Buku kerja untuk karyawan baru dikeluarkan dalam hal apa pun, terlepas dari apakah dia sudah dewasa atau belum. Buku itu disimpan oleh pemberi kerja dan selama pekerja itu mempunyai hubungan kerja dengannya, buku itu tidak diberikan kepada pekerja itu. Jika seorang karyawan perlu memberikan buku kerja kepada badan tertentu, ia harus menulis permohonan untuk salinan buku kerja atau kutipannya. Majikan wajib menanggapi permohonan pekerja dan menerbitkan dokumen yang diperlukan. Pihak berwenang tidak berhak meminta dokumen asli.

Buku kerja hilang

Jika hilangnya buku itu karena kesalahan majikan, maka ia wajib mengembalikan akta itu. Karyawan diberikan duplikat buku kerja, dan semua informasi tentang masa kerja dan entri lain dalam buku catatan dipulihkan. Majikan saat ini memenuhi semua permintaan layanan yang diperlukan dan majikan sebelumnya; dia juga membayar biaya yang diperlukan.

Jika hilangnya buku itu karena kesalahan pekerja, maka majikan akan menerbitkan buku rangkap atas permohonan. Dan semua data dalam buku tersebut dikembalikan menggunakan dokumen dan sertifikat yang diperoleh karyawan.

Jawaban atas pertanyaan umum

Pertanyaan: Apakah seorang karyawan perlu mengajukan izin kerja untuk pertama kali?

Jawaban: Peraturan perundang-undangan tidak mengatur persyaratan tersebut. Namun, aturan tersebut mungkin diatur oleh peraturan internal pemberi kerja.

Pertanyaan: Mengapa seorang karyawan tidak dapat membeli sendiri formulir pekerjaan, karena bagaimanapun juga, uang harus ditahan darinya?

Jawaban: Dengan membeli formulir kerja di kios atau kios, pegawai dapat membeli buku yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan atau dibuat oleh perusahaan yang tidak berhak menerbitkan formulir tersebut.

Buku kerja adalah dokumen yang mengkonfirmasi aktivitas kerja warga negara Federasi Rusia. Pendaftaran buku kerja, serta pemeliharaan dan penyimpanannya merupakan tanggung jawab langsung departemen personalia perusahaan (organisasi, firma, perusahaan). Saat ini, pertanyaan tentang pelaksanaan catatan kerja yang benar masih relevan seperti sebelumnya, karena pensiun karyawan di masa depan bergantung pada hal ini.

Pendaftaran buku kerja pertama

Jika Anda mempekerjakan seorang spesialis muda yang baru pertama kali mencari pekerjaan, maka Anda mungkin akan memiliki pertanyaan tentang cara menyusun buku kerja dengan benar untuk pertama kalinya.

Desain harus dimulai dengan halaman judul. Ini menunjukkan:

1. sesuai dengan data paspor, nama belakang, nama depan, patronimik dan tanggal lahir calon karyawan)
2. spesialisasi dan pendidikan (berdasarkan dokumen pendidikan yang disediakan))
3. tanggal pengisian buku)
4. tanda tangan dan transkripnya dari karyawan departemen SDM dan calon karyawan.

Tahap akhir pendaftaran halaman judul adalah sertifikasi buku dengan stempel perusahaan. Setelah semua langkah di atas, mereka melanjutkan mengisi informasi tentang perekrutan.

Semua entri dibuat dalam satu warna (hitam, biru atau ungu), serta satu jenis pena (bolpoin atau gel). Tanggal ditulis dengan angka Arab, dan semua entri dibuat dengan tulisan tangan yang dapat dibaca dan lengkap (tidak ada singkatan).

Bagaimana buku kerja disiapkan?

Agar buku kerja dapat diisi dengan benar, Anda perlu mengisi setiap kolom dengan cermat dan akurat. Langkah pertama adalah membubuhkan stempel perusahaan dengan nama lengkap dan alamat pada halaman detail pekerjaan. Jika stempel tersebut tidak ada, maka semua informasi tentang organisasi dicatat secara manual.

1. sebutkan nomor entri secara berurutan)
2. masukkan tanggal perekaman)
3. membuat catatan perekrutan (kemudian tentang mutasi, pemecatan, dll.) secara lengkap)
4. Setelah entri ini, tanda tangan karyawan ditempatkan, yang menunjukkan pengenalan dengan entri yang dibuat)
5. menunjukkan nomor, tanggal dan nama dokumen yang menjadi dasar pencatatan.

Tahap selanjutnya dari pendaftaran buku kerja adalah memasukkan informasi tentang penghargaan dan gelar, yang harus dikonfirmasi dengan perintah, ijazah atau dokumen lainnya. Selain itu, perlu diperhatikan apa dan oleh siapa karyawan tersebut diberikan penghargaan. Bonus tunai tidak termasuk dalam buku kerja.

Jika tidak ada ruang di bagian ini untuk entri baru, maka Anda perlu menempelkannya di sisipan. Dalam keadaan apa pun bagian ini tidak boleh dilanjutkan pada lembar lain yang dimaksudkan untuk mencatat informasi lain.

Koreksi dan perubahan pada buku kerja

Saat melakukan perubahan atau koreksi, tidak diperbolehkan mengecat atau menghapus entri yang salah. Tulisan “Percaya Yang Dikoreksi” juga tidak diperbolehkan. Setiap perubahan pada catatan dilakukan di tempat kerja terakhir.

Jika terjadi perubahan pada halaman judul, maka nama keluarga sebelumnya dicoret satu baris. Data baru ditulis di atas. Pencatatan dokumen-dokumen yang menjadi dasar pembetulan dibuat pada sampul bagian dalam buku dan disahkan dengan tanda tangan pemberi kerja dan stempel perusahaan. Perubahan atau penambahan selanjutnya akan dilakukan di bawah entri ini tanpa mencoret entri sebelumnya.

Apabila kesalahan tersebut terjadi di tempat kerja sebelumnya, maka pembetulannya dilakukan setelah mendapat surat resmi dari pemberi kerja sebelumnya. Harus diingat bahwa data yang benar hanya dapat dicatat setelah entri sebelumnya dibatalkan.

Pengarsipan kapal

Jika, saat mengisi buku kerja, Anda kehabisan ruang di salah satu bagian, maka Anda harus menjahit sisipan. Ketika buku kerja dengan sisipan disiapkan, buku itu ditempelkan langsung ke bagian yang perlu dibuat entri, atau di bagian paling akhir buku. Setelah sisipan diterbitkan, pada buku kerja dibuat tanda yang memberitahukan penerbitannya, serta dibubuhi nomor dan seri sisipan. Penting juga untuk mempertimbangkan fakta bahwa sisipan itu sendiri tanpa buklet dianggap tidak valid.

Pendaftaran duplikat

Jika seorang karyawan melaporkan hilangnya buku kerja, maka Anda tidak hanya perlu menerbitkan kembali buku kerja tersebut, tetapi juga menerbitkan duplikatnya. Setelah mengajukan lamaran, bagian HR harus menyediakan duplikatnya paling lambat 15 hari kerja.

Duplikatnya menunjukkan:

• informasi tentang total masa kerja pekerja sebelum dipekerjakan oleh pemberi kerja saat ini)
• informasi tentang pekerjaan dan penghargaan yang dimasukkan dalam buku kerja.

Duplikat juga dapat diterbitkan apabila terdapat catatan pemberhentian atau pemindahan pegawai ke tempat kerja lain, yang kemudian dinyatakan tidak berlaku. Dalam hal ini, semua entri yang dibuat sebelumnya harus dipindahkan ke buku baru, kecuali baris yang dinyatakan tidak valid.

Halaman judul buku diberi cap “Duplikat” atau entri serupa dibuat secara manual.

Pendaftaran informasi tentang pekerjaan paruh waktu

Catatan pemutusan kontrak kerja paruh waktu dibuat oleh pemberi kerja dari tempat kerja utama. Dia tidak berhak membuat catatan lain yang berhubungan dengan pekerjaan paruh waktu. Namun, entri tentang pekerjaan sementara jarang dibuat di buku kerja. Pekerjaan seperti itu biasanya diformalkan berdasarkan kontrak.

Pendaftaran perpindahan ke tempat kerja tetap lainnya

Pada saat seorang pegawai diberhentikan karena dipindahkan ke tempat kerja tetap lain di perusahaan lain, pencatatan dibuat dalam buku pada kolom ketiga bagian informasi kerja. Itu harus menunjukkan prosedur untuk melakukan transfer: dengan persetujuan karyawan atau atas permintaan pribadinya.

Di tempat kerja yang baru, pencatatan dibuat pada bagian yang sama dengan tempat diterimanya pegawai melalui mutasi.

Apabila seorang pegawai mengundurkan diri sehubungan dengan pemindahan ke suatu jabatan pilihan di perusahaan lain, maka dalam buku kerja perlu dicantumkan alasan pemecatan (pemindahan), nama perusahaan, serta tautan ke klausul tersebut. dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Penerbitan buku kerja

Buku kerja diberikan kepada karyawan pada hari pemecatan. Apabila karena sebab tertentu pegawai tersebut tidak dapat mengambil buku kerja atau menolak untuk mengambilnya, maka ia akan dikirimi pemberitahuan bahwa pegawai tersebut harus datang untuk mengambil buku tersebut atau setuju untuk mengirimkannya melalui pos.

Sejak pemberitahuan dikirimkan, perusahaan dibebaskan dari tanggung jawab atas keterlambatan penerbitan buku kerja. Kali berikutnya karyawan tersebut melamar, buku tersebut akan diberikan kepadanya dalam waktu 3 hari.

Jika penerbitan buku kerja tertunda karena kesalahan majikan, maka ia wajib mengganti uang yang tidak diterima pekerja selama penundaan itu. Dalam hal ini, hari penerbitan buku dianggap sebagai hari pemutusan hubungan kerja. Hari pemecatan yang baru diformalkan dengan perintah dan entri yang sesuai di buku kerja. Catatan pemecatan yang dibuat sebelumnya dianggap tidak sah.

Jika seorang karyawan meninggal dunia, buku kerja diberikan kepada kerabatnya dengan tanda tangan, atau dikirim melalui pos setelah mereka mengajukan lamaran.

Penggunaan segel yang benar

Bagaimana cara menerbitkan buku kerja tanpa menggunakan prangko? Tentu saja tidak. Terkadang majikan memasang terlalu banyak stempel atau melupakannya sama sekali. Setiap entri dalam buku kerja disertifikasi oleh stempel perusahaan.

Sebelumnya, buku kerja dicap oleh departemen HR. Menurut Peraturan baru, penggunaan segel semacam itu tidak sah.

Fitur pendaftaran buku kerja bagi pengusaha perorangan

Berbeda dengan perusahaan, pengusaha perorangan memasukkan data tentang semua perubahan yang berkaitan dengan aktivitas karyawan pada saat perubahan tersebut terjadi. Artinya, jika di suatu perusahaan entri tentang perekrutan dibuat di buku kerja setelah lima hari, maka pengusaha perorangan membuat entri tersebut pada hari pertama kerja karyawan baru.

Saat mengisi informasi tentang bagian penghargaan, nama lengkap pengusaha perorangan dicantumkan di awal sebagai judul. Kemudian nomor seri entri dimasukkan dan baru kemudian data penghargaan dan dokumen yang mengonfirmasinya dimasukkan.

Ketika seorang karyawan diberhentikan, entri yang sesuai dibuat di buku kerja, berdasarkan pesanan. Tanggal masuk dan entri itu sendiri harus sama dengan teks pesanan.

Untuk menyiapkan buku kerja dengan benar, Anda tidak hanya harus menunjukkan dengan benar alasan pemecatan, tetapi juga artikel dari Kode Perburuhan Federasi Rusia yang mengatur entri tersebut.

Jika seorang pengusaha perorangan mempekerjakan seorang spesialis muda yang tidak memiliki buku kerja, maka ia perlu membuat sendiri buku untuk karyawan tersebut. Pekerja wajib mengganti biaya pembukuan dengan menyetorkan uang ke mesin kasir, atau jumlah tersebut akan dipotong dari gajinya (dengan izin tertulis).

Perlu diperhatikan bahwa nama pengusaha perorangan dicatat secara lengkap dalam buku kerja. Misalnya: “Pengusaha perorangan Zakharov Semyon Petrovich.”

Buku kerja merupakan salah satu dokumen utama kepegawaian. Berdasarkan entri-entri di dalamnya ditentukan hal-hal sebagai berikut: sifat pekerjaan yang dilakukan, pengalaman kerja yang umum dan berkesinambungan; informasi yang memberikan hak kepada karyawan atas tunjangan dan keuntungan ketika memberikan tunjangan asuransi sosial, membayar kenaikan tarif dan gaji, menetapkan pensiun, termasuk dengan persyaratan preferensial; alasan pemindahan ke pekerjaan lain dan pemecatan. Buku kerja mencatat data tentang insentif dan penghargaan, yang menunjukkan sikap teliti karyawan dalam bekerja.

Bekerja dengan buku kerja dilakukan dalam beberapa tahap:

• memeriksa catatan yang dibuat pada pekerjaan sebelumnya
• pembuatan buku catatan kerja bagi pegawai yang baru pertama kali mulai bekerja
• jika perlu, memasukkan sisipan ke dalam buku kerja
• membuat entri yang sesuai pada saat masuk, transfer, pemecatan
• akuntansi dan pendaftaran penerbitan buku kerja di tangan
• penyerahan catatan kerja kepada otoritas jaminan sosial pada saat pensiun seorang karyawan

Untuk memelihara buku kerja secara ideal, Anda perlu memahami postulat utama dalam memelihara, mengisi, dan menyimpan dokumen-dokumen ini - sejarawan utama aktivitas kerja kita.

Buku kerja wajib disimpan di semua organisasi, apapun bentuk kepemilikannya, bagi setiap pegawai yang telah bekerja di organisasi tersebut lebih dari lima hari, jika pekerjaan di organisasi tersebut merupakan pekerjaan utama bagi pegawai. Analisis menunjukkan, petugas SDM umumnya membuat buku kerja lebih lambat dari batas waktu yang ditentukan oleh Art. 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Menurut Seni. 309 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, majikan - individu tidak berhak membuat entri dalam buku kerja karyawan, serta menyusun buku kerja untuk karyawan yang dipekerjakan untuk pertama kalinya. Namun, beberapa “pedagang swasta” mencoba “menipu” karyawannya sesuai dengan buku kerja. Setelah mengambilnya, mereka berjanji untuk mengisinya pada saat pemutusan hubungan kerja dengan karyawan tersebut, yang tentu saja merupakan pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan. Entri ini tentu saja selanjutnya akan dinyatakan tidak sah. Jadi, para pengusaha swasta yang terhormat, jangan mencoba mengisi buku kerja untuk karyawan Anda, tetapi buatlah kontrak kerja dengannya dalam bentuk lengkap yang ditentukan oleh undang-undang ketenagakerjaan.

Tata cara pemeliharaan, pengisian dan penyimpanan buku kerja diatur dalam Peraturan untuk pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, pembuatan formulir buku kerja dan pemberiannya kepada pemberi kerja (disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225 (sebagaimana diubah pada 6 Februari 2004) ( selanjutnya - Peraturan)) dan Instruksi untuk mengisi buku kerja (disetujui oleh Resolusi Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 10 Oktober 2003 N 69 (selanjutnya - Instruksi) ).

Pendaftaran buku kerja bagi pekerja yang pertama kali dipekerjakan dilakukan oleh pemberi kerja di hadapan pekerja paling lambat seminggu sejak tanggal perekrutan, dan bukan dalam sebulan atau pada saat pekerja tiba-tiba membutuhkan salinannya. dari buku kerja.

Saat mendaftarkan buku kerja, informasi berikut tentang karyawan dimasukkan:

• nama belakang, nama depan, patronimik, tanggal lahir (hari, bulan, tahun) - berdasarkan paspor atau dokumen identitas lainnya. Klausul 2.1 Instruksi melarang penggantian nama depan dan tengah dengan inisial. Anda harus berhati-hati saat menulis nama seperti Natalya dan Natalia, dll.
• pendidikan, profesi, spesialisasi - berdasarkan dokumen tentang pendidikan, kualifikasi atau ketersediaan pengetahuan khusus (saat melamar pekerjaan yang memerlukan pengetahuan khusus atau pelatihan khusus). Petunjuk pengisian buku kerja menawarkan pilihan berikut untuk mencatat pendidikan: dasar umum, menengah umum, kejuruan dasar, kejuruan tinggi, pendidikan kejuruan pascasarjana

Semua entri tentang pekerjaan yang dilakukan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain, kualifikasi, pemecatan, serta penghargaan yang diberikan oleh pemberi kerja, dimasukkan ke dalam buku kerja berdasarkan perintah (instruksi) yang relevan dari pemberi kerja selambat-lambatnya seminggu, dan dalam hal pemecatan - pada hari pemecatan dan harus sama persis dengan teks perintah (instruksi).

Semua entri dalam buku kerja dibuat tanpa singkatan apa pun dan memiliki nomor seri sendiri di bagian yang sesuai.

Pencatatan tanggal pada semua bagian buku kerja dibuat dalam angka arab (hari dan bulan - dua digit, tahun - empat digit). Misalnya, jika seorang karyawan dipekerjakan pada tanggal 8 Mei 2005, maka entri dibuat di buku kerja: “05/08/2005”.

Entri dilakukan dengan hati-hati, menggunakan pulpen atau pulpen gel, pulpen rollerball (termasuk pulpen), tinta tahan cahaya (pasta, gel) berwarna hitam, biru atau ungu, dan tanpa singkatan apa pun. Misalnya, tidak diperbolehkan menulis "pr." alih-alih "pesan", "pengiriman". - bukannya "pesanan", "trans." alih-alih "diterjemahkan" dll.

Setelah mengisi buku kerja sesuai dengan klausul 2.2 Instruksi, karyawan, dengan tanda tangannya di halaman pertama, menyatakan kebenaran entri yang dibuat. Harap dicatat bahwa dia hanya membubuhkan tanda tangannya; tidak ada informasi tambahan seperti “Saya telah membaca catatan” yang harus dimasukkan.

Seorang pegawai bagian personalia atau pejabat lain yang berwenang untuk memelihara catatan kerja akan menandatangani di bawah ini.

Stempel organisasi ditempatkan di sudut kiri bawah halaman judul buku kerja.

Majikan wajib membiasakan pemilik dengan setiap entri yang dibuat dalam buku kerja tentang pekerjaan yang dilakukan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain dan pemecatan dengan tanda tangan di kartu pribadinya, yang mengulangi entri yang dibuat dalam buku kerja.

Di bagian "Informasi tentang pekerjaan" dan "Informasi tentang penghargaan" di buku kerja, tidak diperbolehkan mencoret entri yang sebelumnya tidak akurat, salah, atau tidak valid lainnya.

Dengan cara yang sama, catatan pemecatan atau pemindahan ke pekerjaan tetap lainnya menjadi tidak sah jika pemecatan atau pemindahan tersebut diakui sebagai tindakan ilegal oleh pemberi kerja, badan pengawas dan pengawas, badan penyelesaian perselisihan perburuhan atau pengadilan dan pemulihan ke pekerjaan sebelumnya. atau susunan kata alasan pemberhentian diubah. Misalnya: “Entri nomor ini dan itu tidak valid, dikembalikan ke pekerjaan sebelumnya.” Jika susunan kata alasan pemberhentian diubah, maka dibuat entri: “Entri untuk nomor ini dan itu tidak sah, diberhentikan (kata-kata baru ditunjukkan).” Kolom 4 mengacu pada perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja tentang pengangkatan kembali atau perubahan susunan kata alasan pemecatan.

Apabila dalam buku kerja terdapat pencatatan tentang pemecatan atau pemindahan ke pekerjaan tetap lain, yang kemudian dinyatakan tidak berlaku, atas permohonan tertulis dari pegawai, diterbitkan rangkap buku kerja tanpa membuat pencatatan yang dinyatakan tidak berlaku. Dalam hal ini, di sudut kanan atas halaman pertama buku kerja duplikat, dibuat tulisan: "Duplikat". Pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja sebelumnya tertulis: “Sebaliknya, diterbitkan duplikat”, yang menunjukkan seri dan nomornya.

Jika ditemukan entri yang salah atau tidak akurat dalam buku kerja, maka koreksi tersebut dilakukan di tempat kerja di mana entri tersebut dibuat, atau oleh pemberi kerja di tempat kerja baru berdasarkan dokumen resmi dari pemberi kerja yang membuat. kesalahannya. Dalam hal ini, pemberi kerja wajib memberikan bantuan yang diperlukan kepada pekerja saat melamar.

Jika organisasi yang membuat entri yang salah atau tidak akurat direorganisasi, koreksi dilakukan oleh penerusnya yang sah, dan dalam hal likuidasi organisasi - oleh pemberi kerja di tempat kerja baru berdasarkan dokumen yang relevan.

Informasi yang dikoreksi harus sepenuhnya sesuai dengan dokumen yang menjadi dasar koreksi tersebut. Dalam hal dokumen tersebut hilang atau ketidaksesuaiannya dengan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan, koreksi informasi tentang pekerjaan tersebut dilakukan berdasarkan dokumen lain yang mengkonfirmasikan kinerja pekerjaan yang tidak ditentukan dalam buku kerja.

Keterangan saksi tidak dapat dijadikan dasar untuk mengoreksi pencatatan yang telah dibuat sebelumnya, kecuali pencatatan yang sudah ada putusan pengadilan.

Mari kita lihat lebih dekat pengisian buku kerja.

Pada kolom 3 bagian “Informasi Kerja” buku kerja, nama lengkap organisasi dicantumkan sebagai judul, serta nama singkatan organisasi (jika ada).

Di bawah judul ini, kolom 1 menunjukkan nomor seri entri yang dibuat, dan kolom 2 menunjukkan tanggal kerja.

Pada kolom 3, dibuat entri tentang penerimaan atau penunjukan ke unit struktural organisasi, yang menunjukkan nama spesifiknya (jika kondisi kerja di unit struktural tertentu termasuk dalam kontrak kerja sebagai hal yang esensial), nama jabatan (pekerjaan), spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi, dan Kolom 4 memuat tanggal dan nomor perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, sesuai dengan mana pekerja tersebut dipekerjakan. Catatan nama suatu posisi (pekerjaan), spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi dibuat, sebagai suatu peraturan, sesuai dengan tabel kepegawaian organisasi. Jika, sesuai dengan undang-undang federal, kinerja pekerjaan pada posisi, spesialisasi atau profesi tertentu dikaitkan dengan pemberian tunjangan atau adanya pembatasan, maka nama posisi, spesialisasi atau profesi tersebut dan persyaratan kualifikasinya harus sesuai. dengan nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi yang relevan.

Beberapa petugas personalia memiliki pertanyaan serius ketika mengisi informasi ini: dalam hal apa entri “ditunjuk” dibuat dalam buku kerja, dan dalam hal apa entri tersebut “diterima”? Tidak ada rekomendasi yang jelas mengenai hal ini dalam peraturan perundang-undangan. Sesuai dengan Seni. 68 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pekerjaan diformalkan dengan perintah (instruksi) dari majikan, yang dikeluarkan berdasarkan kontrak kerja yang telah disepakati. Dalam bentuk terpadu N T-1 dari pesanan (instruksi) ini (pesanan akan dibahas nanti) ditunjukkan dengan tepat “mempekerjakan seorang karyawan.” Berdasarkan perintah (instruksi) perekrutan dan dengan mengacu pada perinciannya, entri yang sesuai dibuat dalam buku kerja karyawan.

Menurut Seni. 19 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, hubungan perburuhan dapat timbul sebagai akibat dari penunjukan suatu posisi atau pengukuhan suatu posisi dalam kasus-kasus yang ditentukan oleh undang-undang, tindakan hukum pengaturan lainnya atau piagam (peraturan) organisasi. Misalnya, sesuai dengan piagam organisasi, kontrak kerja dengan manajer dibuat setelah dia diangkat ke posisi tersebut (Pasal 275 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Dalam hal ini perlu dibuat entri dalam buku kerja tempat pegawai itu diangkat untuk jabatan itu, dengan mengacu pada dokumen yang sesuai dengan penunjukan itu.

Perubahan dan penambahan yang dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan pada buku referensi kualifikasi dan tabel kepegawaian organisasi diberitahukan kepada karyawan, setelah itu perubahan dan penambahan yang sesuai dilakukan pada buku kerja mereka berdasarkan perintah (instruksi) atau keputusan lain dari karyawan.

Atas permintaan karyawan, informasi tentang pekerjaan paruh waktu dicatat dalam buku kerja di tempat kerja utama berdasarkan dokumen yang mengkonfirmasi pekerjaan paruh waktu.

Pencatatan pemberhentian (pemutusan kontrak kerja) dalam buku kerja pegawai dibuat dengan urutan sebagai berikut: pada kolom 1 nomor urut pencatatan dimasukkan; Kolom 2 menunjukkan tanggal pemberhentian (pemutusan kontrak kerja); pada kolom 3 dibuat entri tentang alasan pemberhentian (pemutusan kontrak kerja); Kolom 4 menunjukkan nama dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri - perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, tanggal dan nomornya.

Tanggal pemecatan (pemutusan kontrak kerja) dianggap sebagai hari terakhir kerja, kecuali ditentukan lain oleh undang-undang federal, kontrak kerja atau perjanjian antara majikan dan karyawan.

Entri dalam buku kerja tentang alasan pemutusan kontrak kerja dibuat sesuai dengan kata-kata dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia atau undang-undang federal lainnya.

Perlu dicatat bahwa penggunaan kata kerja “dismiss” tidak sepenuhnya benar. Tidak ada konsep seperti itu dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia, ada pemutusan (penghentian) kontrak kerja, dan, menurut kami, sudah waktunya untuk menyusun buku kerja dengan cara baru dan mengganti frasa “pecat di permintaan sendiri” dengan “mengakhiri kontrak kerja atas dasar…”. Dan juga satu pengamatan lagi: singkatan - klausa - klausa, artikel - pasal, Kode Perburuhan - Kode Perburuhan - sekarang tidak dapat diterima. Saat mengisi buku kerja, kata “item”, “artikel”, “Kode Ketenagakerjaan” kini ditulis lengkap.

Setelah pemutusan kontrak kerja dengan alasan yang ditentukan dalam Art. 77 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia (kecuali untuk kasus pemutusan kontrak kerja atas inisiatif majikan dan karena keadaan di luar kehendak para pihak (klausul 4 dan 10 Pasal 77 Kode Perburuhan Rusia Federasi)), entri tentang pemutusan (penghentian) kontrak kerja dengan tautan dibuat di buku kerja ke paragraf yang sesuai dari artikel ini.

Ketika mengakhiri kontrak kerja atas inisiatif majikan, entri tentang pemutusan kontrak kerja dibuat di buku kerja dengan mengacu pada paragraf Seni yang relevan. 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Apabila suatu kontrak kerja diakhiri karena keadaan di luar kendali para pihak, sebuah entri dibuat dalam buku kerja tentang alasan pemutusan kontrak kerja dengan mengacu pada paragraf Seni yang relevan. 83 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Ketika kontrak kerja diakhiri dengan alasan lain yang ditentukan oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia atau undang-undang federal lainnya, entri tentang pemutusan (penghentian) kontrak kerja dibuat di buku kerja dengan mengacu pada artikel terkait, paragraf Kode Perburuhan Federasi Rusia atau hukum federal lainnya.

Pada saat pemutusan kontrak kerja dengan seorang pegawai yang menurut putusan pengadilan telah dicabut haknya untuk menduduki jabatan tertentu atau melakukan kegiatan tertentu dan belum menjalani hukumannya, maka dibuat pencatatan dalam buku kerja tentang pada atas dasar apa, untuk jangka waktu apa dan jabatan apa yang dicabut haknya untuk menduduki (kegiatan apa yang dicabut haknya).

Entri berikut juga dibuat dalam buku kerja di tempat kerja (menunjukkan dokumen terkait):

• tentang masa dinas militer, serta masa dinas di badan urusan dalam negeri, badan kepolisian pajak, badan pengawasan peredaran obat-obatan narkotika dan psikotropika, serta pihak pabean
• tentang waktu pelatihan di kursus dan sekolah untuk pelatihan lanjutan, pelatihan ulang dan pelatihan. I. Murnina mempunyai pendapat tersendiri mengenai hal ini. Ia berpendapat bahwa pencatatan dalam buku kerja tentang penyelesaian kursus tidak boleh dilakukan, karena banyaknya pencatatan tersebut terkadang menimbulkan kesulitan dalam menghitung pengalaman total dan terus menerus serta dapat dengan mudah memicu peningkatan jumlah kesalahan penghitungan. Oleh karena itu, diperbolehkan memasukkan ke dalam buku kerja karyawan hanya entri tentang pelatihan jangka panjang, magang jangka panjang, dan penugasan kualifikasi tertentu. Dan kami setuju dengannya

Dalam buku kerja orang-orang yang pernah menjalani kerja pemasyarakatan tanpa pidana penjara, dibuat catatan di tempat kerja bahwa waktu bekerja selama jangka waktu tersebut tidak diperhitungkan dalam pengalaman kerja terus-menerus. Pencatatan ini dibuat dalam buku kerja pada akhir masa hukuman yang sebenarnya, yang ditetapkan berdasarkan sertifikat dari badan urusan dalam negeri.

Ketika seorang terpidana diberhentikan dari pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan dia diterima di tempat kerja yang baru, entri yang sesuai dibuat dalam buku kerja di organisasi tempat dia dipekerjakan atau dikirim.

Apabila pengalaman kerja berkelanjutan dipulihkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, catatan pemulihan pengalaman kerja berkelanjutan dibuat dalam buku kerja karyawan di tempat kerja terakhir dengan menunjukkan dokumen terkait.

Informasi berikut tentang penghargaan (insentif) atas prestasi tenaga kerja dimasukkan ke dalam buku kerja:

• tentang pemberian penghargaan negara, termasuk penganugerahan gelar kehormatan negara, berdasarkan keputusan terkait dan keputusan lain
• tentang pemberian sertifikat kehormatan, penganugerahan gelar dan pemberian lencana, lencana, diploma, sertifikat kehormatan, yang dihasilkan oleh organisasi
• tentang jenis insentif lain yang diatur oleh undang-undang Federasi Rusia, serta perjanjian bersama, peraturan perburuhan internal organisasi, piagam dan peraturan tentang disiplin

Perubahan pencatatan dalam buku kerja tentang nama keluarga, nama depan, patronimik dan tanggal lahir dilakukan berdasarkan paspor, akta kelahiran, akta nikah, perceraian, perubahan nama keluarga, nama depan, patronimik dan dokumen lainnya serta dengan mengacu pada nomor dan tanggal.

Perubahan tersebut ditunjukkan pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja. Nama belakang atau nama depan sebelumnya, patronimik, tanggal lahir dicoret dengan satu baris dan data baru dicatat. Tautan ke dokumen yang relevan dibuat di sampul bagian dalam buku kerja dan disertifikasi dengan tanda tangan pemberi kerja atau orang yang diberi wewenang khusus olehnya dan stempel organisasi (atau stempel layanan personalia).

Perubahan (penambahan) pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja isian tentang pendidikan baru, profesi, spesialisasi yang diperoleh dilakukan dengan menambahkan isian yang sudah ada (bila sudah ada) atau mengisi baris-baris yang sesuai tanpa mencoret isian yang dibuat sebelumnya. .

Seseorang yang kehilangan buku kerjanya harus segera memberitahukan kepada pemberi kerja di tempat kerja terakhirnya. Majikan menerbitkan duplikat buku kerja kepada pekerja selambat-lambatnya 15 hari sejak pekerja mengajukan lamaran.

Saat mendaftarkan duplikat buku kerja, hal-hal berikut disertakan di dalamnya:

• informasi tentang pengalaman kerja umum dan (atau) berkelanjutan dari karyawan sebelum bergabung dengan organisasi ini, dikonfirmasi oleh dokumen yang relevan
• keterangan tentang pekerjaan dan imbalan (promosi) yang dimasukkan ke dalam buku kerja di tempat kerja terakhir

Apabila dokumen-dokumen yang menjadi dasar pencatatan dalam buku kerja tidak memuat keterangan lengkap tentang pekerjaan di masa lalu, maka hanya keterangan-keterangan yang ada dalam dokumen-dokumen itu saja yang dimasukkan ke dalam rangkap buku kerja.

Apabila dalam buku kerja ada pencatatan tentang pemecatan atau pemindahan ke pekerjaan lain yang dinyatakan tidak sah, maka atas permohonan tertulisnya, pegawai itu diberikan duplikat buku kerja di tempat kerja terakhirnya, yang di dalamnya semua pencatatan yang dilakukan dalam pekerjaan. buku dipindahkan, kecuali entri yang dinyatakan tidak sah.

Buku kerja dibuat sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan dikembalikan kepada pemiliknya.

Duplikat buku kerja diterbitkan dengan cara yang sama apabila buku kerja (sisipan) sudah tidak dapat digunakan (terbakar, sobek, ternoda, dan lain-lain).

Dalam hal terjadi kehilangan besar-besaran oleh pemberi kerja atas catatan kerja karyawan sebagai akibat dari situasi darurat (bencana ekologi dan ulah manusia, bencana alam, kerusuhan massal, dan keadaan darurat lainnya), masa kerja karyawan tersebut ditetapkan. berdasarkan masa kerja komisi yang dibentuk oleh otoritas eksekutif entitas konstituen Federasi Rusia. Komposisi komisi tersebut mencakup perwakilan pengusaha, serikat pekerja atau badan perwakilan lain yang diberi wewenang oleh pekerja, serta organisasi lain yang berkepentingan.

Penetapan fakta pekerjaan, informasi tentang profesi (jabatan) dan masa kerja di organisasi tertentu dilakukan oleh komisi berdasarkan dokumen yang tersedia bagi karyawan (sertifikat, kartu serikat pekerja, kartu registrasi anggota serikat pekerja, gaji buku, dll.), dan dalam hal mereka tidak ada - berdasarkan keterangan dua orang atau lebih saksi yang mengenal karyawan tersebut dari kegiatan bersama dengannya dalam organisasi yang sama atau dalam sistem yang sama.

Jika karyawan tersebut telah bekerja sebelum bergabung dengan organisasi ini, komisi mengambil tindakan untuk mendapatkan dokumen yang mengkonfirmasi fakta ini.

Berdasarkan hasil kerja komisi, dibuat suatu laporan yang memuat masa kerja, profesi (jabatan) dan masa kerja pegawai.

Majikan, berdasarkan tindakan komisi, menerbitkan duplikat buku kerja kepada karyawan.

Jika dokumen-dokumen itu tidak disimpan, masa kerja (termasuk yang ditetapkan berdasarkan keterangan saksi) dapat dikonfirmasi di pengadilan.

Ketika seorang karyawan diberhentikan (pemutusan kontrak kerja), semua entri yang dibuat dalam buku kerjanya selama bekerja di organisasi ini disertifikasi dengan tanda tangan majikan atau orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja, stempel organisasi (personil layanan) dan tanda tangan karyawan itu sendiri.

Jika buku kerja diisi dalam bahasa negara Federasi Rusia dan bahasa negara republik di Federasi Rusia, kedua teks tersebut disertifikasi.

Majikan wajib menerbitkan buku kerjanya kepada pekerja pada hari pemecatan (hari terakhir kerja) yang memuat catatan pemecatan di dalamnya.

Jika ada keterlambatan dalam penerbitan buku kerja kepada seorang karyawan karena kesalahan majikan, atau jika alasan pemecatan karyawan dimasukkan ke dalam buku kerja secara tidak benar atau tidak sesuai dengan undang-undang federal, majikan wajib memberikan kompensasi. karyawan atas penghasilan yang tidak diterimanya selama seluruh penundaan. Dalam hal ini, hari pemberhentian (pemutusan kontrak kerja) dianggap sebagai hari penerbitan buku kerja. Pada hari baru pemecatan karyawan (pemutusan kontrak kerja), perintah (instruksi) dari majikan dikeluarkan, dan entri dibuat dalam buku kerja. Entri yang dibuat sebelumnya tentang hari pemecatan dianggap tidak sah.

Jika pada hari pemecatan pekerja (pemutusan kontrak kerja) tidak mungkin menerbitkan buku kerja karena ketidakhadiran pekerja atau penolakannya untuk menerima buku kerja di tangan, pemberi kerja mengirimkan pemberitahuan kepada pekerja tentang perlunya muncul untuk buku kerja atau setuju untuk mengirimkannya melalui surat. Mengirim buku kerja melalui pos ke alamat yang ditentukan oleh karyawan hanya diperbolehkan dengan persetujuannya.

Sejak tanggal pengiriman pemberitahuan ini, pemberi kerja dibebaskan dari tanggung jawab atas keterlambatan penerbitan buku kerja kepada pekerja.

Dalam hal seorang pekerja meninggal dunia, buku kerja, setelah membuat entri yang sesuai tentang pemutusan kontrak kerja, diserahkan kepada salah satu kerabatnya dengan tanda tangan atau dikirim melalui pos atas permohonan tertulis dari salah satu kerabat. .

Jika semua halaman dari salah satu bagian diisi dalam buku kerja, sebuah sisipan dijahit ke dalam buku kerja, yang dibuat dan dipelihara oleh majikan dalam urutan yang sama seperti buku kerja.

Sisipan tanpa buku kerja tidak valid.

Ketika setiap sisipan diterbitkan, stempel ditempatkan di buku kerja dengan tulisan “Sisipkan dikeluarkan” dan seri serta nomor sisipan ditunjukkan.

Untuk mencatat buku kerja, serta formulir dan sisipan buku kerja di dalamnya, organisasi memelihara:

• buku penerimaan dan pengeluaran untuk akuntansi formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya
• buku pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya

Setelah semua pencatatan dalam buku kerja dilakukan, maka perlu dilakukan pencatatan informasi tentang pegawai yang direkrut dan buku kerjanya ke dalam buku untuk mencatat pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Di banyak organisasi, tidak ada catatan buku kerja dan buku akuntansi terkait tidak dipelihara.

Kegagalan untuk memelihara catatan yang benar dapat mengakibatkan konsekuensi hukum yang serius bagi organisasi tempatnya bekerja.