Pomočnik vodje recepcije. Reševanje zadanih nalog. Splošne zahteve za pomočnika direktorja

Tipičen vzorec

potrjujem

___________________________________ (priimek, začetnice)
(ime organizacije, pred- ________________________
sprejem ipd., njegova organizacijska (direktor ali drug uradnik)
pravna oblika) uradna oseba, pooblaščen
kar je treba trditi
končna navodila)

" " ____________ 20__

Opis dela
pomočnik direktorja
o glavnih vprašanjih dejavnosti
______________________________________________
(ime organizacije, podjetja itd.)

" " ____________ 20__ N__________

Resnično opis dela razvil in odobril
osnova pogodba o zaposlitvi z _______________________________________
(ime položaja osebe, za katero
______________________________________________________________ in v skladu z
ta opis delovnega mesta je bil sestavljen)
določbe delovni zakonik Ruska federacija in drugi regulativni
Zakoni, ki urejajo delovna razmerja v Ruski federaciji.

JAZ. Splošne določbe
1.1. Pomočnik direktorja spada v tehnično kategorijo
izvajalcev, se zaposluje in razrešuje z ukazom
direktor podjetja.
1.2. Oseba, ki ima
višji strokovno izobraževanje, brez zahtev po izkušnjah
delo, oziroma srednja poklicna izobrazba in delovne izkušnje
specialnost najmanj _________ let.
1.3. Pomočnik direktorja je neposredno odgovoren direktorju
________________________________________________________________________.
(podjetje, organizacija, strukturna enota)
1.4. V času odsotnosti pomočnika direktorja (dopust, bolezen ipd.)
njegove naloge opravlja namestnik, imenovan v skladu z ustaljenim
urejeno in znosno polna odgovornost za pravilno izvedbo
naloge, ki so mu dodeljene.
1.5. Pri svojem delu pomočnika direktorja vodi:
- regulativni dokumenti o opravljenem delu;
- učna gradiva v zvezi z ustreznimi vprašanji;
- listina podjetja;
- pravila delovni predpisi;
- odredbe in navodila direktorja podjetja
(neposredni vodja);
- ta opis delovnega mesta.
1.6. Pomočnik direktorja mora vedeti:
- sklepi, navodila, odredbe in drugi predpisi
materiali in predpisi povezanih z dejavnostmi podjetja in
vodenje evidence;
- strukturo in upravljanje podjetja in njegovih oddelkov;
- organizacija pisarniškega dela;
- metode registracije in obdelave dokumentov;
- arhivsko delo;
- tipkopis;
- pravila uporabe domofonov;
- standarde enotnega organizacijsko-upravnega sistema
dokumentacija;
- pravila tipkanja poslovna pisma z uporabo standardnih obrazcev;
- osnove etike in estetike;
- pravila poslovno komuniciranje;
- osnove organizacije in vodenja dela;
- pravila za uporabo računalniške opreme;
- temeljne določbe upravnega prava in zakonodaje
o delu;
- notranji delovni red;
- pravila in predpisi o varstvu dela.

II. Funkcije
Pomočniku direktorja so dodeljene naslednje funkcije:
2.1. Izvajanje dela na področju organizacijske in tehnične podpore

2.2. Opravljanje pisarniškega dela, evidentiranje naročil, ki zahtevajo nadzor
za njihovo izvajanje.
2.3. Sodelovanje pri razvoju ukrepov racionalizacije
pretok dokumentov.
2.4. Organizacija sprejema obiskovalcev.

III. Delovne obveznosti
Za opravljanje nalog, ki so mu dodeljene, pomočnik direktorja
podjetja so dolžna:
3.1. Izvedite delo na področju organizacijske in tehnične podpore
upravne in upravne dejavnosti vodje podjetja.
3.2. Sprejmite predložitev v obravnavo upravitelju
korespondenco posredovati v skladu z z odločitvijo V
strukturnih enot ali posebnih izvajalcev za uporabo v
proces dela oziroma priprave odgovorov.
3.3. Opravljati pisarniško delo, opravljati različne operacije z
uporaba računalniške tehnologije, namenjene zbiranju, obdelavi in
predstavitev informacij pri pripravi in sprejemanju odločitev.
3.4. Sprejmite dokumente in osebne izjave v podpis s strani upravitelja
podjetja.
3.5. Pripravite dokumente in materiale, potrebne za delo
vodja.
3.6. Poskrbite za pravočasen pregled in oddajo
strukturne enote in posebni izvajalci dokumentov,
prejeli v izvršbo, preverite pravilnost izvršbe
pripravljeni osnutki dokumentov, predloženi vodji v podpis,
zagotoviti visokokakovostno urejanje.
3.7. Organizirajte telefonske pogovore z vodjo,
zabeleži podatke, prejete v njegovi odsotnosti, in ga opozori nanje
informacije vsebino, prenašanje in sprejemanje informacij prek
sprejemne in domofonske naprave (telefaks, teleks itd.) ter
telefonskih sporočil, ga pravočasno seznaniti z informacijami,
prejete preko komunikacijskih kanalov.
3.8. V imenu upravitelja sestavite pisma, zahteve itd.
dokumentov, pripraviti odgovore avtorjem pisem.
3.9. Opravljanje dela pri pripravi sestankov in konferenc,
izvaja upravnik (zbir potrebne materiale, opozorilo
udeležencev o času in kraju seje, dnevnem redu, njihovi prijavi),
vodijo in sestavljajo zapisnike sestankov in konferenc.
3.10. Spremljajte izvedbo s strani zaposlenih v podjetju
izdane odredbe in navodila ter spoštovanje rokov
izpolnjevanje prevzetih navodil in navodil vodje podjetja
nadzor.
3.11. Vodite kontrolno in registracijsko datoteko.
3.12. Zagotoviti delovnem mestu upravitelj potreben
organizacijska oprema, pisarniški material,
ustvariti pogoje za njegovo učinkovito delo.
3.13. Tiskanje uradnih gradiv po navodilih vodje,
potrebne za njegovo delovanje, ali pa v banko podatkov vnašati aktualne podatke.
3.14. Organizirajte sprejem obiskovalcev, spodbujajte učinkovitost
upoštevanje prošenj in predlogov zaposlenih.
3.15. Oblikujte zadeve v skladu z odobreno nomenklaturo,
zagotoviti njihovo varnost in jih v predpisanih rokih oddati v arhiv.
3.16. Kopiranje dokumentov na osebni fotokopirni stroj.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. pravice
Pomočnik direktorja ima pravico:
4.1. Seznanite se z osnutki sklepov vodstva podjetja,
v zvezi z njegovimi dejavnostmi.
4.2. Predložite predloge v obravnavo vodstvu
izboljšanje dela v zvezi s predvidenimi odgovornostmi
to navodilo.
4.3. Prejmite od vodij strukturnih enot,
informacije in dokumente, ki so potrebni za njihovo izvedbo
delovne obveznosti.
4.4. Od vodstva podjetja zahtevajte pomoč pri
opravljanje svojih uradnih dolžnosti in pravic.

V. Odgovornost
Pomočnik direktorja je odgovoren za:
5.1. Za neopravljanje (nepravilno opravljanje) svojih nalog
naloge, določene s tem opisom delovnega mesta, v
v mejah, ki jih določa delovna zakonodaja Ruske federacije.
5.2. Za tiste, ki so zavezani med opravljanjem svojih dejavnosti
prekrški - v mejah, določenih z upravnimi, kazenskimi in
civilna zakonodaja Ruske federacije.
5.3. Zaradi povzročitve materialne škode – v okviru navedenih
delovna, kazenska in civilna zakonodaja Ruske federacije.

Opis delovnega mesta je bil razvit v skladu z ________________
(ime,
_____________________________.
številka in datum dokumenta)

Vodja strukturne enote (začetnice, priimek)
Kadrovska služba __________________________
(podpis)

" " _____________ 20__

DOGOVORENO:

Vodja pravne službe

(začetnice, priimek)
_____________________________
(podpis)

" " ________________ 20__

Prebral sem navodila: (začetnice, priimek)
_________________________
(podpis)

Osebni asistent vodje - poklic na ta trenutek precej povpraševanje. To je predvsem posledica razvoja tržno gospodarstvo, saj v razmerah ostre konkurence finančno stanje vsako podjetje je odvisno od pravilnega in pravočasnega vodstvene odločitve. Uspeh direktorja je v veliki meri odvisen od sposobnosti, vodstvenih sposobnosti in osebnih kvalitet. Pomočnik direktorja, katerega zadolžitve segajo od banalnih pisarniških zadev do operativnih odločitev, bo postal nepogrešljiv delavec, »desna roka« šefa in. kar je najpomembnejše, porok za pravočasno dokončanje zadanih nalog.

Osebne lastnosti asistenta

Pri izbiri "desne roke" direktor podjetja pogosto ne posveča pozornosti izobrazbi, temveč osebnim. Najverjetneje bo imela prednost oseba z manj bogatimi izkušnjami, vendar s podobnim mnenjem kot strokovnjak z odličnimi priporočili. , ampak drugačen življenjska prepričanja. Pomočnik vodje, katerega odgovornosti je skoraj nemogoče oblikovati, mora imeti sposobnost brati misli in na prvi pogled določiti razpoloženje šefa. Izpolnite vse naloge, ne glede na posebnosti – to so lahko naloge osebne narave. Če vedno vse jemljete osebno, potem to ni delo za vas. Pomočnik vodje naj ne bo pozoren na šefovo nezadovoljstvo in zlome. Pomočnik mora biti predan in lojalen svojim nadrejenim. Njegovo delo poleg denarnega nagrajevanja motivira en sam cilj - povečanje blaginje in konkurenčnosti podjetja kot celote. Pomočnik direktorja, katerega naloga je pogajanja in sklepanje pogodb v odsotnosti direktorja podjetja, je do neke mere obraz podjetja. Po tem konkurenti presojajo stanje, naročniki in partnerji pa se odločajo o sodelovanju.

Delovne funkcije

Če torej nameravate postati osebni asistent, se morate seznaniti s področjem delovanja in seznamom nalog, ki jih vodstveni asistent vsakodnevno opravlja. Njegove pristojnosti, kot že rečeno, segajo od izvršilnih do namestniških.

razporejanje in izdelava urnika dela za prihajajoče naloge in sestanke vodje;
opomniki o načrtovanih sestankih, prihajajočih potovanjih, organizaciji dogodkov in poslovnih kosilih;
nadzor in načrtovanje službenih potovanj: rezervacija vozovnic, hotelskih rezervacij, prevajalsko delo;
vodenje dokumentacije in organizacijski vidiki racionalizacije delovnega mesta.

Nadomestne odgovornosti vključujejo:

iskanje potrebnih informacij, hitro reševanje nastalih vprašanj, nadzor nad delom strukturnih enot;
po potrebi zastopanje podjetja in šefa na poslovnih sestankih.

V določenem podjetju se obseg odgovornosti lahko razlikuje glede na specifiko podjetja in posameznika

Obeti

Visoko usposobljeni zaposleni, ki opravljajo te funkcije, so zelo cenjeni. Najpogosteje osebni asistenti postanejo vodje pisarn, tajnice in vodje oddelkov, ki so si med službovanjem pridobili odličen ugled in prerasli svoje obveznosti. Nekateri zaposleni vidijo položaj osebnega asistenta kot izhodišče za karierno napredovanje. karierna lestvica. V prihodnosti izkušnje in poznavanje strukture podjetja, področij njegove dejavnosti, specializacije, pa tudi pogajalske sposobnosti odpirajo široke možnosti. Izkušeni in ugledni zaposleni lahko zasedejo višja delovna mesta, kar je njihov najvišji cilj in glavne sanje.

revija "generalni direktor"

Bistvo dela osebnega asistenta je, da ob poznavanju posebnosti in značilnosti dejavnosti svojega vodje prevzame pomemben del njegovega dela. Odgovornosti osebnega asistenta na primer vključujejo načrtovanje in optimizacijo delovnega urnika izvršnega direktorja, usklajevanje dejanj generalnega direktorja, organizacijo sestankov in pogajanj, sestankov delničarjev, upravnih odborov, pripravo službenih potovanj za izvršnega direktorja (glej Funkcije). osebnega asistenta vodilnega).

Funkcije osebnega asistenta direktorja

Odgovornosti pomočnika generalnega direktorja vključujejo:

organizacija telefonskih pogovorov;
prejemanje sporočil, pisem, naslovljenih na upravitelja, in po potrebi njihovo prenašanje na upravitelja;
priprava sestankov, sestankov, vključno s sestanki delničarjev, upravnih odborov, pogajanj (osebni asistent sestavlja gradiva, obvešča udeležence o kraju in času dogodka, spremlja pa tudi spoštovanje predpisov, vodi zapisnike, sestavlja rezultate, stenografira opombe);
sprejemanje dohodne poslovne korespondence, njeno evidentiranje in posredovanje vodji ter nato posredovanje sklepov generalnega direktorja določenim izvršiteljem oz. samostojno učenje odgovor;
spremljanje rokov za izvajanje navodil vodje s strani zaposlenih v strukturnih oddelkih podjetja;
sprejem in pravočasna predložitev dokumentov v podpis;
srečanje in sprejem upravnikovih obiskovalcev;
priprava poslovnih potovanj (podpora za vizume, rezervacija vozovnic, hotelske rezervacije);
ustvarjanje pogojev za najučinkovitejše delo vodje (spremlja organizacijo delovnega mesta, razpoložljivost pisarniškega materiala, potrebno pisarniško opremo, čistočo v pisarni vodje).

Kakšnega osebnega asistenta potrebujete?

Glavni sekretar. Primerno za vodje podjetij do 25 ljudi. Ta oseba združuje naloge tajnika poslovodja s funkcijami tajnika družbe. Za menedžerja opravlja le nekatere preproste naloge (na primer pozdravi obiskovalce, jim ponudi pijačo, tipka pisma, obdeluje korespondenco).

Zahteve. To mora biti discipliniran izvajalec, od katerega se ne zahteva samostojnost pri odločanju ali pobudah. Druge zahteve vključujejo: diplomiran ali mladoleten višja izobrazba(pomembno je, da študij ne vpliva na delo), visoka hitrost strojepisje, sposobnost uporabe pisarniške opreme, zaželene eno leto podobnih delovnih izkušenj. Oseba, ki se prijavlja na to delovno mesto, mora biti nagnjena k opravljanju monotonega dela.

Administrativni pomočnik, poslovni vodja. Potreben je za vodje podjetij z velikim pretokom dokumentov, predvsem za komunikacijo med vodjo in podrejenimi. Ta vrsta osebnega asistenta mora pri svojem delu združevati opravljanje tako tehničnih funkcij kot funkcij, ki od njega zahtevajo neodvisnost in odgovornost, na primer: načrtovanje delovnega urnika vodje, organiziranje potovanj, samostojno pripravo nekaterih dokumentov, priprava gradiva za pogajanja, sestanke. , skupščine delničarjev, upravni odbori.

Zahteve. Visoka izobrazba, dve leti izkušenj na podobnih delih, predstavnica videz, znanje tujega jezika (če je potrebno), dobre organizacijske sposobnosti, vključno s pogajalskimi sposobnostmi, sposobnost samostojnega odločanja.

Strokovni pomočnik. Praviloma je to potrebno za vodje velikih podjetij. Na ta položaj so pogosto povabljeni moški. Takšen pomočnik generalnega direktorja opravi del dela za in za menedžerja, ta pa koristi rezultate. Strokovni sodelavec mora imeti posebna znanja in izobrazbo s področja dejavnosti vodje. Ne opravlja tehničnih del za vodjo, kot na primer administrativni sodelavec.

Zahteve. Visokošolska izobrazba (strokovna), dve leti podobnih delovnih izkušenj, znanje tujega jezika (po potrebi), znanje in izkušnje s področja delovanja podjetja, odgovornost, iniciativnost. Za tega zaposlenega je zelo pomembno, da nima pretiranih ambicij, saj bo vodja užival sadove svojih številnih ur, mukotrpno delo in si prisvoji vse lovorike.

Vodja osebnih zadev upravitelja. Ta vrsta osebni asistenti so manj pogosti kot drugi. Povpraševanje je lahko v majhnih in velikih podjetjih. Potrebujemo vodjo, ki veliko časa preživi na delu, a hkrati zelo vodi aktivno življenje zunaj pisarne, ima veliko družino, pogosto potuje v tujino na počitnice in je pripravljen zaupati nekatere naloge urejanja osebnih zadev svojemu pomočniku. Vodja osebnih zadev lahko na primer rezervira in kupi vstopnice za gledališča, koncerte ter kupi darila za prijatelje, sorodnike in pomembne partnerje. Tudi odgovornosti vodje osebnih zadev pogosto vključujejo organizacijo turističnih izletov za vodjo in njegove družinske člane (glej primer iz prakse: Spodnje perilo za šefa).

Kuharsko spodnje perilo

Ena kandidatka za delovno mesto osebne asistentke je na razgovoru spregovorila o svojih delovnih obveznostih s prejšnjim vodjo. Levji delež njenega delovnega časa so zavzemale osebne naloge (izbrati sanatorij za ostarelo mamo ob upoštevanju vseh priporočil lečečega zdravnika; od najstniškega sina izvedeti, kakšno darilo bi rad prejel za rojstni dan in naročanje po spletu; pridobivanje sveže jagnjetine za piknik).

Nekega dne je njen menedžer nekaj ur pred odhodom izvedel, da se odpravlja na službeno pot. Ni imel časa iti domov na preobleko. Nato je zvesti pomočnik odšel v najbližjo trgovino in kupil komplet spodnjega perila za šefa, nadomestno srajco in kravato za zraven. Takšna naloga je bila zanjo v redu stvari.

Zahteve. Višja izobrazba, dobre spretnosti delo z računalnikom, sposobnost uporabe pisarniške opreme, prijeten videz, znanje jezika (odvisno od specifike osebnih nalog vodje), spretnost hitrega in učinkovitega iskanja potrebnih informacij na internetu, sposobnost shranjevanja zaupnih podatkov. Občutek za takt je zelo pomemben, zlasti pri komunikaciji s sorodniki upravitelja.

govori direktor
Yuri Vodilov generalni direktor podjetja "Sibrybprom", Tyumen

LLC "Sibrybprom" je raznoliko podjetje, specializirano za proizvodnjo ribjih izdelkov. Ima tri podjetja, kjer ga gojijo in gojijo žive ribe, trije obrati za predelavo rib, prekajevalna in sušilna delavnica, skladišča, ladjedelniški obrat.

Moja osebna asistentka dela pri meni že osem let. Sprva je bila zaposlena kot tajnica. Seveda je bil zaposleni odločen, da kariera, tako da je čez čas lahko postala moja osebna asistentka.

Kaj mi je še posebej pomembno in zakaj sem izbral prav tega kandidata? Odličen spomin, visoka stopnja discipline, sposobnost pravočasnega opravljanja nalog, sposobnost komuniciranja z ljudmi, poznavanje značilnosti tega poklica, ustrezno zaznavanje zahtev vodstva in seveda upoštevanje etičnih standardov obnašanja.

Moja osebna asistentka sprejema obiskovalce, ustvarja pozitivna podoba vodja in ohranjanje visokega ugleda podjetja. Načrtovanje mojega delovnega dne, organiziranje pogajanj, sestankov, sestankov, priprava potrebnih dokumentov, opravljanje pisarniškega dela in samostojno reševanje nekaterih vprašanj - vse to je odgovornost mojega osebnega asistenta. Pri delu v tako tesnem stiku, medsebojnem razumevanju in udobju notranje stanje v procesu komunikacije, saj je pomočnik že bližnja oseba!

Generalni direktor govori

Skupina podjetij Galakta je ruski proizvajalec vodk blagovnih znamk Poltina in Moroz ter Solntse. Podjetje je eno izmed 10 najboljših proizvajalcev vodke. Distribucijska mreža izdelkov pokriva vse regije Ruske federacije in je sestavljena iz več kot 100 distributerjev. Regionalna predstavništva skupine so ustanovljena v 24 največjih regijah. Leta 2006 je skupni obseg proizvodnje podjetij skupine znašal 2.520 tisoč ameriških dolarjev. Število osebja je 600 ljudi.

Odgovornosti mojega pomočnika vključujejo:

načrtovanje delovnega dne vodje;
organizacija srečanj in konferenc;
poslovno dopisovanje;
izvrševanje navodil in seveda spremljanje izvrševanja nalog generalnega direktorja.

Osebni asistent je desna roka vodja, za razliko od sekretarja pa ima določena pooblastila in širše področje odgovornosti. Ključ poslovne lastnosti Pomočnik generalnega direktorja - komunikativnost, znanja poslovni bonton, točnost, natančnost, pozornost in organiziranost.

Zakaj je pomembna čustvena združljivost s svojim zakoncem?

Delo generalnega direktorja poteka v stikih s velik znesek ljudi, včasih je komunikacija z njimi zgrajena na togi podlagi in pogosto vodi v čustveno nelagodje. Zato je zelo pomembno, da ima oseba, ki jo izberete za delovno mesto osebnega asistenta, ne samo vsa potrebna strokovna znanja, ampak je tudi čustveno kompatibilna z vami.

Seveda je na razgovoru težko ugotoviti kompatibilnost s kandidatom. Obstaja samo en izhod - poslušati morate svojo intuicijo. Zagotovo ste se že večkrat znašli v tej situaciji: kandidat ima na videz vsa potrebna znanja in veščine ter ima odlične izkušnje in plače vse vam ustreza, vendar se vam zdi neprijetno pogovarjati se z osebo, želite, da čim prej odide, in ne najdete posebnih razlag za svoja čustva. Vse je zelo preprosto - to je popolnoma enaka čustvena nezdružljivost.

Generalni direktor govori
Regis Lhomme Vodja predstavništva Pfizer v Rusiji, Moskva

Pfizer, ki obstaja že od leta 1849, razvija in proizvaja farmacevtske izdelke za različna področja medicine (kardiologijo, onkologijo, urologijo, psihiatrijo, oftalmologijo, endokrinologijo, dermatovenerologijo), vključno z antibiotiki nove generacije. Pfizer ima več kot 150 lokacij po vsem svetu. Podjetje vsako leto vlaga znatne zneske v raziskave in razvoj novih zdravil. Rusko predstavništvo(Pfizer International LLC) deluje od leta 1992.

Moj osebni asistent opravlja naloge, ki so standardne za to delovno mesto: sestavlja dnevni poslovni urnik, organizira službena potovanja itd. Poleg poklicnih sposobnosti so za to vrsto dejavnosti zelo pomembne osebne lastnosti: visoka psihološka prilagodljivost, dobra volja, točnost, sposobnost pozornosti do podrobnosti, odlične komunikacijske sposobnosti. Pomočnik mora vedno čutiti, kaj je še treba storiti, da se izboljšajo delovni pogoji vodje.

Značilnost dobrega vodstvenega pomočnika je iskrena in stalna pripravljenost pomagati, tudi če rešitev določenega problema ni zapisana v pogodbi. Ta stalna podpora je za menedžerja zelo pomembna, še posebej, če dela v državi, ki ni njegova matična in ne pozna vedno vseh njenih značilnosti in navad.

Oseba, ki trenutno opravlja funkcijo moje osebne asistentke, je v podjetju zaposlena približno eno leto. Ker vodja in pomočnik tesno sodelujeta, mora biti komunikacija udobna za oba. Popolnoma sem prepričan, da morate pri izbiri zaposlenega upoštevati ne le njegove strokovne lastnosti, ampak tudi dejstvo, ali se je med vami na intuitivni ravni pojavilo medsebojno razumevanje ali ne, ali ste instinktivno čutili, da tej osebi lahko zaupate. Iz svojih več kot 30 let poslovnih izkušenj sem se naučil pomembne lekcije: včasih se je treba bolj kot na razum zanesti na svojo intuicijo.

Komu zaupati iskanje osebnega asistenta

Obstajata dve možnosti: iskanje zaupajte svoji kadrovski službi ali agenciji za zaposlovanje (glejte tudi: Komu ne gre zaupati, da bo našel pomočnika).

Komu ne gre zaupati, da bo našel pomočnika?

Pogosto vodja, ki potrebuje dva osebna pomočnika, iskanje drugega zaposlenega zaupa že delujočemu pomočniku. V tem primeru ga vodi dejstvo, da bosta delala v paru, zato morata biti med seboj kompatibilna. Vendar te ideje ni mogoče šteti za uspešno. Zaradi nenaklonjenosti delati ob rami s konkurentom, ki zahteva zaupanje in pozornost vodje, lahko prvi pomočnik preprosto izbere tehničnega sekretarja. Opravljal bo vsa rutinska dela, a če bo treba, ne bo mogel povsem nadomestiti prvega pomočnika.

Generalni direktor, ki daje navodila za iskanje osebnega asistenta, mora navesti čim več podrobnosti (do najmanjše podrobnosti) natančno pove, kakšno osebo potrebuje. Ob tem je treba določiti ne le odgovornosti, ampak tudi zahteve za kandidate. Bodite prepričani, da pojasnite, katere zahteve so temeljne in obvezne za vas in katere so izbirne (to je, kaj lahko med izbiro, če so izpolnjene vse bistveno pomembne zahteve, zamižite na oči). Če so ti pogoji izpolnjeni, bo oseba, odgovorna za selekcijo, po eni strani izločala kandidate na podlagi temeljnih kriterijev in ne bo sili vodje v izgubljanje časa z nezaželenimi kandidati, po drugi strani pa ne bo zavračala tistih, ki ne bodo ustrezali. ustreza le enemu ali dvema parametroma.

Generalni direktor govori
Yulia Konelskaya, generalna direktorica skupine podjetij Galakta, Moskva

Pri izbiri kandidata za delovno mesto asistenta smo uporabili tudi interno kadrovska rezerva, In zunanji viri. Zanimali so me predvsem ljudje, ki so delali kot pomočniki vodje velika podjetja, ter vodje upravnega oddelka (z izkušnjami hkratnega vodenja skupine projektov).

Prvo selekcijo kandidatov je opravila kadrovska služba. Preverjalo se je, ali specialist izpolnjuje navedene zahteve: preverjale so se sposobnosti, ugotavljali potencial in motivacija. Med razgovorom je bil kandidat naprošen, da reši primere iz resničnih delovnih situacij, na podlagi rezultatov pa je bila ugotovljena njegova strokovna primernost ter stopnja zaupanja prejšnjega vodje v kandidata (Za informacije o tem, katera vprašanja bodo pomagala objektivno ocenite kandidata, preberite članek »Kako voditi razgovor«, št. 4 - 2007).

Pri izbiri smo bili pozorni tudi na kandidatovo skladnost z našimi standardi. kultura podjetja. Zelo pomembna je tudi njegova pripravljenost prevzeti določeno stopnjo odgovornosti. Če je kandidat izvajalec, potem boste morali pri postavljanju naloge porabiti čas za razlago metodologije za njeno izvedbo. Izbral sem pomočnika, ki bi se lahko samostojno spopadel z nalogo, poiskal potrebne vire in zgradil potrebne komunikacije.

Tehnologija izbire tajnice za vodjo kreativne ekipe

Sergey Alekseev Izvršni direktor komičnega gledališča "Kvartet-I", Moskva

Komično gledališče "Kvartet-I" je leta 1993 ustvarila skupina diplomantov varietejskega oddelka GITIS. Gledališka ekipa vedno nastopa kot avtor svojih predstav (tudi če temeljijo na literarno gradivo drug avtor). Gledališče se nenehno ukvarja z ustvarjalnimi in literarna dejavnost v okviru gledaliških, radijskih in televizijskih projektov.

Delo tajnice v gledališču ima svoje značilnosti. Po eni strani je zabava znani igralci, ustvarjalno vzdušje v zakulisju, po drugi strani pa mora tajnica v tem okolju opravljati delo, in to izključno tehnično. Glave mladih deklet pogosto ne prenesejo takšnega kontrasta. Skoraj sem se sprijaznil s tem, da moram enkrat letno zamenjati tajnico. Zdaj je na primer pri meni začela delati že tretja pomočnica v zadnjih dveh letih. Tehnologija izbire je naslednja:

Oglase za osebnega asistenta objavljam na naši spletni strani in na več zaposlitvenih mestih. Običajno je odzivov veliko - vsako prosto delovno mesto v gledališču je videti privlačnejše od podobnega dela v navadni pisarni. Žal pa kandidati mislijo, da bo zabavno, ker bodo delali v gledališču, in pozabljajo, da morajo tu delati, ne pa se zabavati.

Prvo selekcijo opravim na podlagi življenjepisov. Takoj zavržem življenjepise igralk, umetnikov, novinarjev, torej ljudi, ki so jasno osredotočeni na ustvarjalna kariera. Ker oni ta položaj očitno lahko zanimiv le z vidika vstopa v gledališko množico. Enaka tehnična izobrazba kot izkušnje s predelavo velike količine informacije, nasprotno, so adut za kandidata. Nato ovrednotim zaporedje pridobljenih izkušenj. Na primer, kakšna motivacija bi lahko bila za osebo, ki je najprej delala kot vodja projektov in zdaj išče službo kot tajnica?

S kandidati si dopisujem do E-naslov in komunicirati po telefonu. Prvi vtis se ustvari iz dopisovanja in načina izražanja misli. Nato za sestanek izberem pet ali šest kandidatov, ki so mi všeč.

Intervju. Vse kandidate povabim na razgovor v enem večeru, poleg tega pokličem prijatelja – direktorja agencija za zaposlovanje. Jaz postavljam vprašanja iz pozicije subjektivne presoje o osebi, ona pa kot poklicna psihologinja postavlja vprašanja, ki pomagajo prepoznati na primer motivacijo kandidata.

Prišel sem do več testnih zgodb (poslovnih primerov). Prijavitelja vabim k razmisleku, kako bi ravnal v dani situaciji. Iščem odgovore zdrava pamet in sovpadanje z mojimi pričakovanji. Na primer: »Prvi delovni dan ste prespali – zbudili ste se pol ure po začetku dela. Katera so vaša prva dejanja? Seveda pričakujem, da bo človek rekel, da bo najprej poklical nadrejenega, torej mene. A zgodi se, da kandidat dolgo zavrača in pravi, da se njemu to nikoli ne more zgoditi. Še en primer. Opisujem situacijo, ko ima oseba nalogo, ki jo da neposredni nadrejeni, za njeno izvedbo pa je dodeljena natanko ura. Po tem višji šef da drugo nalogo, ki prav tako zahteva natančno eno uro za dokončanje in jo je treba prav tako začeti takoj. Nemogoče pa je opravljati obe nalogi hkrati. Potem vprašam, kako bi kandidat ravnal v tej situaciji. Zame bi bil idealen odgovor, da bi tekel do svojega neposredno nadrejenega, ga seznanil s trenutno situacijo in vprašal za nasvet.

Na razgovoru sprašujem o družini, dejavnostih mojih staršev, da bi razumel, kakšna oseba je pred menoj. Konec koncev so običajno dekleta, ki pridejo na razgovor, mlada (18-23 let) in nimajo delovnih izkušenj (ali pa jih imajo minimalno). Zato večina kar imajo, jim je privzgojila družina, drugega vpliva še ni bilo, sami pa še niso uspeli postati zreli posamezniki.

Po vseh opravljenih razgovorih se odločim ob upoštevanju mnenja direktorja kadrovske agencije. Pove, kdo je po njenem mnenju bolj motiviran, kdo ve, kaj hoče in kdo ne. Zelo pomemben pa je tudi občutek stika s človekom in ugodja zaradi njegove prisotnosti. Prišlo je eno dekle, zdelo se je, da govori inteligentno in skladno, opravila je vse poslovne primere, vendar čutim, da me moti, želim, da hitro odide. Pri izbiri osebnega asistenta tega subjektivnega dejavnika ne gre zanemariti.

Kaj ti je bilo všeč pri dekletu, ki je pravkar začelo delati pri nas? Prvič, v zelo jasnih, kompetentnih formulacijah. Drugič, pravkar je diplomirala na Moskovskem letalskem inštitutu, kar je dobra tehnična izobrazba. Tretji plus je, da je ob večerih delala kot računovodkinja, zato ima veščino sistematizacije in obdelave velikih količin podatkov.

Pri oblikovanju osebja mora vodja katere koli organizacije najetega uslužbenca obvestiti o njegovih uradnih odgovornostih. Pri pisanju navodil mora vodja ohraniti vrstni red njegovih razdelkov in posebno strukturo. b Običajno so opisane značilnosti poklica, navedeni so uradni položaj zaposlenega v strukturi, zahteve, njegove pravice in odgovornosti. Pomočnik vodje je tako kot drugi zaposleni v organizaciji dolžan ukrepati in upoštevati vse zahteve tega dokumenta.

Priročnik je napisal vodja v skladu z uveljavljenimi standardi in ne sme kršiti delovnega zakonika Ruske federacije. Dogovoriti se mora z ustreznimi službami (pravnik, vodja kadrovske službe), seznaniti s kandidatom za delovno mesto in podpisati obe strani. Vendar pa nekateri pravniki ne menijo, da je prisotnost takega dokumenta obvezna za formalizacijo uradnih odnosov.

Izvedljivost opisa delovnega mesta

Glavni namen:

pomoč vodji pri njegovih vsakodnevnih dejavnostih;
čim več informacij o odgovornostih, funkcijah, zahtevah za zaposlene;
v primeru sojenja bo lažje dokazati neustreznost za zasedeno funkcijo;
odsotnost iz pogodbe podrobne informacije o značilnostih funkcij in neposrednih odgovornosti določenega zaposlenega;
kandidatu za delovno mesto omogoča utemeljeno zavrnitev zaradi neizpolnjevanja zahtev za delovno mesto;
omogoča razmejitev odgovornosti med zaposlenimi v organizaciji;
vam omogoča, da ocenite dejavnosti vsakega zaposlenega;

Navodila so koristna tudi za pomočnika samega. Jasno pozna svoje pravice in dolžnosti. Funkcij, ki niso navedene v navodilih, ni dolžan opravljati.

Regulativni in pravni okvir za pripravo opisov delovnih mest

V bistvu izgleda takole:

veljavna zakonodaja Ruske federacije;

Zakonodaja omogoča, da se zaposlenemu zagotovijo kakršne koli funkcije, če je zaupanja vreden in ima dovolj znanja, izkušenj in kvalifikacij za reševanje takih vprašanj. Upoštevajte, da mora upravnik pooblastilo formalizirati s svojim ukazom.

opis dela;

Opis delovnega mesta je sestavljen ob upoštevanju posebnosti delovnega mesta in določa obseg odgovornosti. Odražati mora delo, ki ga dejansko opravlja pomočnik direktorja.

interni dokumenti:
statut organizacije, odredbe vodstva, notranja pravila in ravnanje.

Pomočnik mora hitro krmariti po regulativnem okviru, ki ureja njegove dejavnosti in delo njemu podrejenih uradnikov. Preučiti mora zvezno, regionalno zakonodajo in regulativne dokumente organizacije.

Glavni deli opisa delovnega mesta

Struktura je predstavljena v državnih referenčnih knjigah o kvalifikacijah zaposlenih. Vsebuje vse osnovne zahteve za pomočnika vodje in nakazuje njegovo mesto v strukturi organizacije.

Glavne sestavine navodil:

njegove splošne določbe. Predpisani so pogoji za vpis v osebje, postopek razrešitve, podrejenost v organizaciji in pravila za nadomeščanje pomočnika v njegovi odsotnosti. Navedena je raven kvalifikacij, izobrazbe, spretnosti, izkušenj;
zahteve in njegove sposobnosti;
delovne obveznosti. Glavne funkcije pomočnika so jasno navedene;
pooblastila. Ta odstavek določa stopnjo pristojnosti in pravice asistenta;
odgovornost. Predpisana je splošna stopnja posebne odgovornosti za napake in kršitve, storjene pri delu, in naveden je njihov seznam (na zahtevo vodje);
povezave za položaj, ki ga opravlja. Oddelek določa krog uradne interakcije z drugimi člani ekipe. Navedeno je, s kom in pri katerih konkretnih vprašanjih je potrebno sodelovanje.

Oglejmo si vsak razdelek podrobneje.

Splošne določbe

Ključne točke:

pomočnik - strokovnjak, ki mu pomaga pri tehničnih in dokumentarnih vprašanjih;
imenovanje na položaj in razrešitev z njega se izvede z odredbo vodje organizacije;
pri delu pomočnik upošteva samo ukaze in navodila vodje;
v času njegove odsotnosti se zagotovi ustrezna zamenjava, navede se delovno mesto njegovega nadomeščanja in izda nalog organizaciji, da ga nadomešča;
Asistent mora imeti visoko specializirano izobrazbo. Najmanj dve leti ustreznih izkušenj. Ob zaposlitvi bo morda potrebno dodatno usposabljanje.

Zahteve

Položaj izvršnega pomočnika lahko vključuje zelo različne funkcije.

Oseba, ki zaseda ta položaj v praksi, je lahko:

pravzaprav njegov namestnik in poroča neposredno vodji in samo njemu. Pogosto ima pod seboj druge zaposlene;
osebni pomočnik. Opravlja delo tajnika in je tudi v recepciji; Obenem pa za naloge sekretariata poroča ne le vodji, ampak tudi vodji kadrovske službe.

Tak pomočnik ima veliko manj pravic in pooblastil kot specialist, katerega funkcije ustrezajo namestniku vodje. Morda ima srednješolsko izobrazbo; izkušnje v njegovi specialnosti morda niti niso potrebne.

Identifikacija navedenih položajev ni pravilna. Eden opravlja predvsem pomožne funkcije, pomočnik vodje pa opravlja organizacijske in administrativne funkcije.

Osnovne zahteve za pomočnika z organizacijskimi in administrativnimi funkcijami:

izpolnjevati pogoje iz pogodbe o zaposlitvi, opis delovnega mesta;
poznati pravila korporativnega bontona in poslovne komunikacije;
temeljito poznati potek dela, vzdrževanje poročevalske dokumentacije in strukturo organizacije;
kompetentno voditi poslovna pogajanja;
znati sestaviti pomembne dokumente;
obvesti vodjo na področju vložitve pomembnih poročil;
delajo na osebnem računalniku, uporabljajo pisarniško opremo (skener in tiskalnik) za opravljanje svojih neposrednih nalog;
znanje zaželeno tuji jeziki(na ravni komunikacije);
znati sestaviti standardne pogodbe.

Vodja podjetja lahko ob upoštevanju pomembnosti položaja svojega pomočnika dopolni navedeni seznam ob upoštevanju posebnosti organizacije in njegovega dela.

Odgovornosti pomočnika direktorja

Pomočnik ima veliko odgovornosti, medtem ko dela neposredno z vodjo.

Glavne odgovornosti so naslednje:

dosledno upoštevajte vsa navodila in ukaze vodstva;
načrtovati vodnikovo dnevno rutino za naslednji dan. Razvijte in uskladite čas obiskov in sprejemov. Pravočasno zagotovite urnik upravitelju;
spremljati upravnika na sprejemih in na potovanjih;
sprejem obiskovalcev, ustvarjanje seznamov vodstvenih obiskov, odgovarjanje na telefonski klici in predložijo različna potrdila v skladu s svojimi pristojnostmi;
podpora dejavnosti upravitelja, reševanje tehničnih težav (organizacija pogajanj, sestankov, rezervacija vstopnic, rezervacija hotelov);
pripravlja sestanke, sestanke, vodstvene sestanke, obvešča vse udeležence o dnevnem redu in času sestanka;
vodijo zapisnike o poteku in rezultatih sestankov, srečanj, pogajanj, dokumentirajo njihove rezultate;
usklajuje delo oddelkov in oddelkov organizacije v skladu z navodili in ukazi vodje;
seznani vodje strukturnih oddelkov z vodstvenimi ukazi, nadzoruje čas njihovega izvajanja;
Prejemanje, evidentiranje dokumentov in vlog, ki jih predloži upravitelju v podpis, in jih posreduje upravitelju;
pripraviti pisma, zahteve in druge dokumente v imenu upravitelja;
zagotoviti računovodstvo pooblastil, ki jih je izdal upravitelj;
samostojno komunicirati z zaposlenimi v oddelkih in drugih organizacijah, rešiti številna nastajajoča vprašanja, ki jih je mogoče rešiti brez vodje;
pridobiti potrebne podatke - zbrati zahtevano dokumentacijo na zahtevo upravljavca;
pripravi vizualne pripomočke in dokumentacijo, potrebno za izvedbo sestankov;
organizirati pisarniško delo, voditi, nadzorovati dejavnosti pisarniških delavcev;
prejemati, registrirati in predložiti upravitelju korespondenco, poslano upravitelju;
komunicirati z obiskovalci. Spoznajte stranke, osebje organizacije, vodite evidenco in organizirajte osebni sprejem obiskovalcev pri upravitelju. Odgovori tudi na njihova vprašanja, ki jih lahko reši sam.

Referenčna naloga

Osnovna pooblastila in pravice pomočnika:

registrirajo, podpisujejo dokumente v okviru svojih pristojnosti;
pridobiti dostop do informacij, ki so zaradi poslovne potrebe zaprte za širšo javnost;
študijske dokumente, povezane z vašim poklicna dejavnost;
poznati strukturo vodstvena ekipa vsi oddelki organizacije;
- sestavlja dopise, zahteve, druge dokumente, pripravlja odgovore na zahteve (v imenu upravitelja);
zahtevo predstavnikov strukturnih oddelkov Zahtevani dokumenti, materiali, prejemajo informacije v obsegu, ki je potreben za opravljanje njihovih neposrednih nalog;
seznaniti se s sprejetimi sklepi, ukazi in navodili vodje;
udeležite se sestankov in sestankov vodij organizacij;
vložite zahtevo vodji za dovoljenje za posredovanje pomembnih dokumentov strukturnim enotam;
podajati predloge za izboljšanje svojega dela in dejavnosti podjetja;
organiziranje vodstvenega delovnega mesta, ustvarjanje pogojev za uspešno in učinkovito delo.

Ob upoštevanju posebnosti same organizacije in značilnosti dela pomočnika se predlagani seznam pooblastil in pravic lahko spremeni, znatno razširi ali, nasprotno, zmanjša.

Običajno so zadnji odstavek določbe o ukrepih odgovornosti, ki se naložijo zaposlenemu.

Dolžnosti pomočnika

Kazni za kršitev pogodbe, opisa delovnega mesta, internih predpisov, zakonov naj bodo le v skladu z veljavno zakonodajo. Običajno stopnjo odgovornosti ureja delovni zakonik Ruske federacije.

Pomočnik direktorja je odgovoren za:

nepravilno opravljanje uradnih dolžnosti, zavrnitev opravljanja;
kršitev rokov za dokončanje zahtevanega dela;
kršitev ukazov, sklepov, sklepov upravnika;
dejanja, ki niso v njihovi pristojnosti;
neprijazno, nesramno ravnanje s partnerji organizacije, obiskovalci, zaposleni, neupoštevanje poslovne komunikacije in bontona;
materialna škoda, povzročena organizaciji, njenim nasprotnim strankam in zaposlenim;
posredovanje lažnih podatkov zaposlenim;
nezadosten nadzor nad dejavnostmi podrejenih zaposlenih;
razkritje osebnih podatkov, zaupnih informacij, ki imajo omejen dostop.

Kazni so predvidene za:

neizpolnjevanje uradnih dolžnosti v celoti ali premalo vestno (v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije);
prekrški (po zakonodaji: upravni, civilni, kazenski);
povzroči materialno škodo (v skladu z delovnim in civilnim zakonikom Ruske federacije).

Predvidena kazen je lahko v obliki odvzema materialnega nadomestila, celo odpuščanja. Na koncu dokumenta morajo biti vizume zaposlenih, ki ga odobrijo, in podpis pomočnika vodje.

Vodja organizacije pripravi navodila, ki jih potrdijo: pravnik, vodja kadrovske službe in varstvo pri delu. Po spremembah in dopolnitvah upravitelj potrdi. Naveden je njegov položaj, priimek (z obrazložitvijo), datum odobritve in podpis.

Njegov podpis potrjuje strinjanje s spremembami ob vnosu sprememb in zakonitost tega dokumenta.

Zaključek

Delovno mesto pomočnika direktorja je zelo večplastno, odgovorno, posebno delovno mesto. Poroča neposredno samo vodji in mora brezhibno izvajati vsa njegova navodila - glavna stvar pri njegovem delu. Povečal je odgovornost za nepošten odnos do dela. V tem primeru lahko posledice povzročijo škodo delodajalcu samemu.

Pomočnik mora imeti posebne osebnostne lastnosti: zavzetost pri opravljanju svojih funkcij, vestnost, družabnost, biti zahteven do sebe in biti sposoben komunicirati z velikim številom ljudi. Imeti mora določeno prirojeno karizmo in šarm.

Podrobno smo preučili sestavne dele navodil, obseg odgovornosti, funkcij in zahtev. Lahko jih dodajamo in pojasnjujemo glede na posebnosti in velikost organizacije. Glavna stvar je, da mora navodila sestaviti upravitelj in se dogovoriti z ustreznimi službami. Kandidat za to delovno mesto mora biti z njim seznanjen pod osebnim podpisom in ga je priporočljivo prejeti v roke.

Vsak menedžer potrebuje poslovnega pomočnika, ki mu lahko pri vodenju velikega podjetja zaupa marsikatero nalogo. To mora biti oseba z potrebno znanje, veščine, kompetence, ki mu boste zagotovo zaupali v vsem. Pomočnik je »desna roka« vodje, nujno inteligenten, delaven, kompetenten, zanesljiv pomočnik, ki ga lahko v odsotnosti vodje v veliki meri nadomesti. Ne za nič imenik kvalifikacij ga uvršča med specialiste – menedžerje.

Opis delovnega mesta je dokument, ki določa naloge, ki jih delavec opravlja, opredeljuje njegove delovne obveznosti in meje njegovega
Čeprav razvoj opisov delovnih mest za vsak poklic ali delovno mesto v Ruski federaciji ni urejen z delovno zakonodajo, v veliki večini delodajalskih organizacij (npr. državna oblika lastnina in zasebno), ta dokument mora biti na voljo.

Opis delovnega mesta pomočnika vodje vsebuje čim več informacij

Primernost priprave opisa delovnega mesta je razloženo z dejstvom, da bo v primeru sojenja brez njega težko dokazati neizpolnjevanje obveznosti zaposlenega (in izčrpen seznam teh je določen v dokumentu z navodili), ker pogodba o zaposlitvi z zaposlenim v skladu z 2. delom 57. člena zakonika o delu Ruske federacije vsebuje samo položaj in njegovo splošno delovno funkcijo.

Opis delovnega mesta delodajalcu omogoča:

Utemeljite zavrnitev kandidata za delovno mesto zaradi neizpolnjevanja zahtev, določenih v njem
Jasno razmejite odgovornosti med posameznimi zaposlenimi
Ocenite uspešnost med preskusnim obdobjem in po njem
Utemeljite neustreznost zaposlenega za položaj, ki ga zaseda (ob upoštevanju rezultatov certificiranja).

Prisotnost opisa delovnega mesta je koristna tudi za samega zaposlenega, saj določa meje njegovih dolžnosti in odgovornosti ter za opravljanje nalog, ki niso predvidene s pogodbo o zaposlitvi ali delovne obveznosti nihče ne bi smel.

Razdelki za razvoj in navodila

Pri pripravi navodil običajno uporabljajo določbe GOST R 6.30-2003 in referenčno knjigo o kvalifikacijah za vodje, strokovnjake in druge zaposlene (ki jo je leta 1998 odobrilo Ministrstvo za delo Ruske federacije). Navodilo v obliki osnutka potrdijo razvijalci, se dogovorijo s predstavniškim organom delavcev (če obstaja) in potrdi vodja.

Navodilo začne veljati z določenim datumom in mora biti delavec z njim seznanjen ob podpisu. Priporočljivo je, da delavcu izročite kopijo tega dokumenta (tudi proti podpisu). V skladu z ustaljeno prakso navodila vključujejo standardne pododdelke:

Splošne določbe
Delovne obveznosti
Odgovornost

Pomembno si je zapomniti, da navodila niso sestavljena za katerega koli zaposlenega, ampak za določen položaj/poklic. Zato navodila ob upoštevanju posebnosti posameznega delovnega mesta določajo obseg odgovornosti, ki jih bo delavec opravljal na tem delovnem mestu.

Značilnosti opisa delovnega mesta pomočnika vodje

Pomočnik vodje - odgovorno delovno mesto

Pomočnik vodje je poseben položaj. Delovna funkcija pomočnika direktorja je tehnično in organizacijsko organiziranje dela svojega vodje.

Načrtovanje sestankov in dogodkov, načrtovanje delovnega dne, tedna ali daljšega obdobja, organiziranje izletov in dogodkov, spremljanje izvajanja pomembnih dokumentov – to je le majhen del zadolžitev usposobljenega vodstvenega sodelavca.

Nepravilno je opredeljevanje delovnih mest in s tem nalog, ki jih opravljajo tajnik, pomočnik, vodja pisarne in strokovni sodelavec. Če prva delovna mesta vključujejo več pomožnih funkcij, potem mora imeti pomočnik direktorja organizacijske in administrativne funkcije. Ni naključje, da imenik kvalifikacij to delovno mesto uvršča med menedžerja.

V skladu s tem so predstavljene zahteve, ki veljajo za zaposlenega, ki se zaposli na delovnem mestu pomočnika direktorja, kot za vodstvo: od stopnje izobrazbe do kvalifikacij in predhodnih delovnih izkušenj. Zelo pomembne so tudi osebne lastnosti.

Ker niti pogodba o zaposlitvi niti drugi dokumenti ne vsebujejo podrobna predstavitev kompetence pomočnika vodje, se morajo čim bolj natančno odražati v opisu delovnega mesta. Značilnosti navodil za delovno mesto "Pomočnik vodje":

Podrobna opredelitev projektne naloge
Priprava navodil, podobnih navodilom vodje (seveda brez funkcije neposrednega vodenja in sprejemanja individualnih odločitev)
Upoštevanje zaupne narave nekaterih odgovornosti
Povečana odgovornost za nepoštenost (pod možne posledice povzročitev škode delodajalcu)
Sposobnost opravljanja funkcij, ki jih dodatno prenese vodja.

Splošne zahteve za pomočnika direktorja

Pogosto obstajajo posebne zahteve za položaj pomočnika direktorja

Poglavje »Splošne določbe« lahko poleg navedbe zahtev glede izkušenj in izobrazbe vključuje tudi potrebna znanja, podrejenost in postopek zamenjave. Najpogosteje se vzpostavijo naslednji pogoji:

Višja izobrazba
Izkušnje (običajno vsaj 1 leto, včasih več)
Znanje tujih jezikov.
Veščine poslovne komunikacije, pisanja in bontona
Obvladanje pisarniške opreme
Odpornost na stres

Poleg tega mora zaposleni na tem delovnem mestu vedeti lokalni akti podjetjih, razumeti z zaposlenimi in vodstvom. Kar zadeva tuje jezike, je vredno zahtevati znanje le v tistih primerih, če jih bo pomočnik praktično uporabljal pri opravljanju svojih nalog.

Oseba, ki zaseda delovno mesto pomočnika vodje, mora znati uporabljati in hraniti zaupne podatke.

Odgovornosti in pravice

Običajno odgovornosti pomočnika vodje vključujejo:

Opravljanje nalog neposrednega vodenja
Načrtovanje in usklajevanje delovnega časa vodje
Nadzor in organizacija pogajanj (tako telefonskih kot ustnih)
Sestavljanje in urejanje
Nadzor zaupnosti in varnosti dokumentacije

Funkcije, kot so kopiranje, vzdrževanje informacijske baze podatkov, druga tehnična in podporna dela praviloma opravlja tajnik (pomočnik tajnika). Za uspešno delo ima pomočnik vodje precej široke pravice:

Zastopanje interesov organizacije na sestankih in telefonskih pogovorih
Od zaposlenih zahtevajte vse potrebne informacije in dokumente za izvajanje navodil vodje
V okviru prenesenih pooblastil vodi korespondenco in pogajanja, potrdi dokumente za reševanje tekočih vprašanj.

Seveda vsaka organizacija glede na naravo svoje dejavnosti dopolnjuje ali spreminja seznam pravic zaposlenih.

Omejitve odgovornosti

Opis Dela Pomočnika vodje vam omogoča, da se izognete pravni postopki v prihodnosti

Pri ugotavljanju odgovornosti se morate spomniti pravnih norm:

Za neizpolnjevanje uradnih dolžnosti - v skladu z delovnim zakonikom
Za - v mejah upravne, civilne in kazenske zakonodaje
Za - v skladu z normami delovnega in civilnega zakonika.

Z razvojem opisa delovnega mesta za pomočnika vodje, ob upoštevanju norm veljavne zakonodaje in posebnosti dejavnosti določene organizacije, ne morete samo izbrati najprimernejšega zaposlenega za tako odgovoren položaj, temveč se tudi izogniti morebitnim sodnim sporom v prihodnost.

Mnenje odvetnika izvedenca:

Tretji odstavek 81. člena zakonika o delu Ruske federacije vsebuje podlago za odpoved pogodbe o zaposlitvi na pobudo delodajalca. Povezana je s strokovno ustreznostjo zaposlenega. Ta osnova mora biti potrjena z rezultati certificiranja. Pri pripravi opisa delovnega mesta za pomočnika vodje je treba vse podrobno opisati kvalifikacijske zahteve specialistu.

Delovni pogoji osebe in njegova učinkovitost so lahko odvisni od stopnje podrobnosti in specifikacije. Navsezadnje upravitelj potrebuje pravega, vestnega pomočnika. Bralce moramo opozoriti tudi na dejstvo, da ima lahko upravnik več pomočnikov. Lahko se specializirajo za tehnične težave, finančni itd.

Obstaja tip menedžerja, ki v svojem osebju nima namestnikov. Vse naredi sam, pri tem pa mu preprosto pomaga več pomočnikov. Vse odločitve sprejema sam. Za izdelavo kakovostnega opisa delovnega mesta pomočnika vodje je potrebno v proces vključiti vodjo samega. V nasprotnem primeru bo le kos papirja.

Videoposnetek vas bo naučil, kako postati samozavesten in opraviti razgovor za službo: