Okvirji iz nič navodila po korakih. Seznam dokumentov, ki v določenih okoliščinah postanejo obvezni. Vodenje delovnih evidenc

Vodenje kadrovske evidence iz nič, navodila po korakih za katero so splošne narave, vključuje pripravo regulativni okvir in standardni set dokumentov, kakor tudi imenovanje direktorja.

Vsakega ambicioznega podjetnika bo zanimala kadrovska administracija iz nič, navodila po korakih, ki jih bomo obravnavali spodaj.

Ko je delo že vzpostavljeno, se s tovrstnimi vprašanji ukvarja specializirana kadrovska služba.

Vklopljeno začetnih fazah S kadrovskimi spremembami se honorarno ukvarja eden od zaposlenih - tajnik ali glavni računovodja.

Ugotovimo po vrstnem redu, kako je organizirano delo na tem področju in kje začeti za novega kadrovika.

Komu je zaupano delo s kadri?

vprašanje vodenje kadrovskih evidenc v letu 2017 je aktualen za vsa podjetja z zaposlenimi.

Pooblastila se delavcu podelijo z odredbo.

Glede na število zaposlenih sta možni dve možnosti:

Vodenje kadrovske evidence vodi vodja. Za to izda ustrezno odredbo, s katero zavaruje te obveznosti.
Ker delavce najema podjetje, se delo s kadri lahko zaupa enemu od njih. Izda se tudi sklep o potrditvi pooblastila. V opisu delovnega mesta so določene tudi odgovornosti.

Navodila po korakih za kadrovske evidence zakonsko niso opredeljena.

Kljub temu se je treba pri njegovem razvoju osredotočiti na predpisi, vključno z GOST R 7.0.8-2013.

Čeprav enoten postopek ni vzpostavljen, je zagotovljen splošni načrt, ki vam omogoča sistematizacijo kadrovskih evidenc in organizacijo njihovega vzdrževanja.

Pri obračunavanju osebja se morate osredotočiti tudi na norme delovne zakonodaje.

Objavljenih je veliko navodil za pisarniško delo. Obstajajo tudi dokumenti, ki jih sprejemajo lokalne oblasti.

Pa začnimo – akcijski načrt

Za pravilno vodenje kadrovske evidence morate začeti z registracijo prve osebe - vodje.

Kako se bo to delo kasneje izvajalo, je odvisno od števila zaposlenih in posebnosti dejavnosti podjetja.

Torej, pojdimo - naštejmo glavne faze upravljanja kadrovskih evidenc iz nič:

Priprava informacijske baze - specializirane referenčne knjige, programsko opremo, predpisi.
Seznanitev z ustanovnimi dokumenti podjetja.
Sestavljanje seznama papirjev, ki bodo na razpolago kadrovskemu uslužbencu.
Managersko oblikovanje.
Priprava lokalnih predpisov, vključno z tabela osebja in delovni predpisi.
Priprava korporativnega vzorca pogodbe o zaposlitvi.
Izdelava drugih knjigovodskih listin, vključno z naročilnicami, računovodskimi knjigami ipd.
Registracija zaposlenega, ki bo odgovoren za vzdrževanje delovne evidence.
Razporeditev delavcev na njihova mesta.

Če povzamemo: zakon ne določa strogega seznama navodil za vodenje kadrovske evidence od začetka.

Zgoraj je približen načrt, ki se začne s pripravo informacijske in dokumentarne baze, registracijo direktorja in ostalih zaposlenih.

Oglejmo si vsako od teh točk podrobneje.

Oblikovanje regulativnega okvira

Da bi podjetje delovalo v skladu z delovno zakonodajo, se morate seznaniti z vsemi zahtevami.

Resolucija Državnega odbora za statistiko št. 1 z dne 4. januarja 2001;

Za zbiranje informacij lahko uporabite specializirane referenčne knjige.

Od kadrovika se pričakuje ne le obvladovanje vseh veljavnih predpisov, ampak tudi seznanjenost z vsemi spremembami delovne zakonodaje.

To bo zahtevalo redno sklicevanje na predpise.

Pomembno: Da bi bili seznanjeni s spremembami delovne zakonodaje, je vredno pridobiti dostop do ene od informacijskih zbirk podatkov.

Druga točka je iskanje in implementacija ustrezne programske opreme.

Od leta 2017 je 1C zelo priljubljen. Vendar pa obstaja veliko programov, ki so že obšli ta sistem v smislu njegove funkcionalnosti.

Prednost 1C je, da je v katerem koli mestu dovolj strokovnjakov, ki delajo s to programsko opremo.

Druga faza - preučite Listino

Če nadaljujemo z navodili po korakih, nadaljujemo s seznanitvijo z ustanovnimi dokumenti.

Listina, ki je obvezna, vsebuje naslednje podatke:

postopek imenovanja direktorja (vključno z mandatom pri njem, velikostjo plače);
postopek imenovanja delavcev na vodstvene položaje;
oblikovanje kadrov.

Dejavnosti kadrovskega uslužbenca ne smejo biti v nasprotju z zahtevami ustanovnih dokumentov.

Spremljati mora spremembe listine.

Katere dokumente mora imeti kadrovik pri roki?

Na naslednji stopnji morate pripraviti obrazce, ki bodo v kadrovska služba in se uporablja za registracijo zaposlenih.

Poglejmo si nekaj imen.

Naročilnice. Razviti je treba obrazce v primeru zaposlitve, premestitve na drugo delovno mesto in odpuščanja. Shranjeni bodo 75 let, saj se ti podatki uporabljajo za določanje delovne dobe. Druga skupina ukazov so kadrovski ukazi. To vključuje naročila glede dopustov, službenih potovanj, bonusov in glob. V pripravi je tudi vpisna knjiga, kamor se bodo vpisovali zaznamki o vseh izdanih nalogah, in dnevnik službenih poti.
. Opombe o njih je treba narediti v treh dneh po sprejemu novega delavca. Omeniti velja, da je v letu 2017 njihova registracija obvezna tudi za samostojni podjetniki, opravil . Ob teh obrazcih se odpre knjiga za evidentiranje gibanja delovnih knjižic in vložkov.
Kartice v obrazcu T-2. Vsebujejo ključne podatke o zaposlenih. Hranijo se ločeno ali pa se vložijo v osebno mapo.
Oblika pogodbe o zaposlitvi. Sklenjena bo z vsakim novozaposlenim, ne glede na to, koliko časa je zaposlen. V nekaterih primerih je uporabno.
Posebna ocena delovnih razmer (SOUT). Ti dokumenti se ustvarijo za vsako delovno mesto. V večini primerov se zamenjajo vsakih 5 let.
Kadrovski razpored.
Lokalni delovni predpisi.
Dokumenti, na podlagi katerih se določijo plače.

Ti obrazci so obvezni za registracijo v oddelku za osebje.

Po potrebi se lahko izdajo dodatni predpisi in modeli, npr.

Pomembno: zakon ne zahteva, lahko pa so v pomoč opisi delovnih mest in kolektivne pogodbe.

Ko je določen seznam obrazcev, ki bodo v kadrovski službi, navodila po korakih priporočajo izdelavo Uredbe o vodenju kadrovskih evidenc.

Razvoj standardne pogodbe o zaposlitvi

Velika napaka je mišljenje, da z zaposlenimi za določen čas ni treba skleniti pogodbe o zaposlitvi.

Pravzaprav dokument podpišejo vsi zaposleni.

Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič vključuje pripravo korporativne predloge.

Obrazec vključuje naslednje elemente:

popolna organizacija delodajalca, pravni in dejanski naslov;
podatki o predstavniku delodajalca - polno ime;
podatki o zaposlenem - polno ime;
položaj, ki ga bo zasedal;
pogodbeni čas;
vrsta dejavnosti - glavna zaposlitev ali zaposlitev s krajšim delovnim časom;
delovne obveznosti (bodisi seznam ali povezava do delovnih navodil po korakih);
velikost (priporočljivo je, da vse podrobnosti podrobno določite neposredno v pogodbi);
Odpiralni čas;
rezultate sistema presoje okolja za določeno lokacijo;
podatki delodajalca in zaposlenega;
podpisi.

Delodajalec lahko dokumentu doda dodatne klavzule.

Registracija prvega mesta

Koga je treba najprej zaposliti? Ni težko uganiti, da vodenje kadrovske evidence od začetka vključuje najprej imenovanje direktorja.

Kako dokončati to nalogo?

Veliko je odvisno od organizacijske in pravne oblike podjetja. Razmislimo o treh tipičnih situacijah.

Organizacija z ustanovitelji. V tem primeru bodo prav oni podpisali ukaz o imenovanju direktorja.
Posamezno podjetje (ali organizacija z edini ustanovitelj). Nato samostojni podjetnik posameznik (ali ustanovitelj) podpiše pogodbo zase in za zaposlenega.
Direktor je imenovan na podlagi izida volitev. Takrat bo druga stranka pogodbe o zaposlitvi predsednik izvoljenega organa.

Pomembno: Ne glede na to, kdo imenuje direktorja, ostajata obvezni dve operaciji - podpis pogodbe o zaposlitvi in izdaja odredbe o zaposlitvi direktorja.

Kadrovski uslužbenec mora upoštevati kronološki vrstni red izdaje ukazov.

Imenovanje direktorja bo prvo in mora vsebovati datum, ko bo začel opravljati svoje naloge.

V prihodnje se morate prepričati, da so vsa naročila oštevilčena Kronološki vrstni red. To točko preverjajo nadzorni organi.

Prijava delavcev na druga delovna mesta

V skladu z navodili po korakih morate po direktorju imenovati zaposlenega, odgovornega za vodenje delovnih evidenc.

Nanašajo se na oblike strogo poročanje, zato zahtevajo skrbno ravnanje.

Če vodja še ni nikogar zaposlil in mora samostojno voditi kadrovsko evidenco od začetka, lahko prevzame te obveznosti.

V ta namen se izda ustrezen ukaz. Pozneje se lahko vodenje delovne evidence zaupa najetemu delavcu. Tudi to se naredi po naročilu.

Pomembno: zahteva za formalizacijo naloga za vodenje delovnih knjižic z izdajo odredbe je določena z vladno resolucijo.

Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič vključuje še eno stopnjo - najemanje zaposlenih.

Za vsakega novozaposlenega se pripravi paket obrazcev, ki vključuje:

pogodba o zaposlitvi;
opis dela;
vrstni red imenovanja na položaj;
individualna kartica T-2;
in druge dokumente.

Prav tako boste morali izpolniti delovno knjižico in vanjo vpisati potrebne ocene.

Obrazci so priloženi prijavi na delo in so priloženi vaši osebni mapi.

Vsi potrebni papirji se prenesejo v računovodstvo za nadaljnjo obdelavo plač.

Povzemimo zgoraj navedeno. Navodila po korakih za začetek kadrovske administracije so le splošna.

Vključujejo izbor predpisov, sestavo seznama kadrovski dokumenti, prijava direktorja in ostalih delavcev.

Tudi v letu 2017 morajo vsi zaposleni skleniti pogodbo o zaposlitvi.

Predavanje 1 Kadrovska administracija za začetnike, pogodba o zaposlitvi

V tem članku ne bomo podali primerov izpolnjevanja obrazcev, sestavljanja drugih dokumentov ali besedil regulativnih dokumentov, ki jih mora imeti organizacija. Oglejmo si le zaporedje dela pri organizaciji upravljanja kadrovskih evidenc v podjetju iz nič.

Normativna osnova

Pri organiziranju kadrovske evidence iz nič boste potrebovali naslednje: predpisi:

GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistem. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije."

delovni zakonik Ruska federacija(da ne bi prišlo do zmede pri spremembah in dopolnitvah, je smiselno kupiti novo besedilo Delovni zakonik, kot je bil spremenjen - razen seveda, če je vaša organizacija namestila pravni referenčni sistem, ki se redno posodablja).

Navodila za izpolnjevanje delovnih knjižic, odobrena z Resolucijo Ministrstva za delo Rusije z dne 10. oktobra 2003 št. 69.

Pravila za vzdrževanje in shranjevanje delovnih knjižic, izdelavo obrazcev delovnih knjig in njihovo posredovanje delodajalcem, odobrena z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 št. 225 (s spremembami 19. maja 2008).

Resolucija Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 5. januarja 2004 št. 1 "O odobritvi enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije za evidentiranje dela in njegovo plačilo."

Seznam standardnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo obdobij shranjevanja, ki jih je Rosarhiv odobril 10. 6. 2000 (s spremembami 27. 10. 2003).

Poleg tega bo koristna knjiga Ya.E. Varlamova in E.A. Kosheleva "Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič" (M .: Strokovna založba, 2008).

Opomba

Številne oblike dokumentov pri vodenju kadrovskih evidenc so poenotene z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 5. januarja 2004 št. 1 "O odobritvi enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije za evidentiranje dela in njegovo plačilo." Najdete ga v katerem koli pravnem referenčnem sistemu (Svetovalec Plus, Garant, Kodeks) ali na internetu, obstajajo tudi že pripravljeni obrazci iz te resolucije, ki jih morate samo kopirati na trdi disk. Dokumenti, za katere ni enotnih obrazcev, morajo biti sestavljeni v skladu z GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistem. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije."

1. korak: izdelamo dokumente, ki jih podjetje mora imeti

Najpogosteje se organizacija proizvodnje osebja začne z razvojem vseh vrst predpisov in navodil, in prav je tako. Regulativni dokumenti, ki jih mora imeti podjetje, vključujejo:

notranji delovni predpisi;

uredba o varstvu osebnih podatkov delavcev;

predpisi o varstvu pri delu in požarni varnosti.

Vse ostalo lahko počaka: razvoj dokumentov, ki so neobvezne narave, lahko prevzamete šele, ko so obvezni dokumenti sestavljeni.

2. korak: prilagoditev kadrovske tabele

Najverjetneje je podjetje že razvilo kadrovsko tabelo, obstaja osebje zaposlenih, ki uspešno opravljajo dodeljene naloge, s katerimi so sklenjene pogodbe o zaposlitvi, izdani nalogi za zaposlitev in vpisi v delovne knjige. Toda, kot kaže praksa, ti dokumenti niso vedno sestavljeni pravilno.

Od računovodskega oddelka zahtevajte informacije o plačah zaposlenih in imenih njihovih položajev - na podlagi teh podatkov morate preveriti kadrovsko tabelo.

Treba je opozoriti, da nazivi delovnih mest v kadrovski tabeli ne sovpadajo vedno z dejanskimi položaji zaposlenih. Računovodstvo res ne potrebuje teh podatkov za nakazilo plačil in davkov, vendar programi, kot je 1C, zahtevajo izpolnjevanje razdelka s takšnimi podatki, včasih pa se vnese položaj, ki ne ustreza dejanskemu. Zato je treba pred odobritvijo kadrovske tabele razjasniti imena delovnih mest zaposlenih z vodji oddelkov, vodstvom podjetja ali samimi zaposlenimi.

Osebne številke zaposlenih lahko zahtevate tudi od računovodij. Če je računovodstvo avtomatizirano, potem program dodeli osebne številke; če ne, jih boste morali dodeliti sami, začenši z zaposlenim, ki je delal najdlje, in konča s tistim, ki je prišel v organizacijo pozneje kot vsi ostali. Po odpustitvi zaposlenega je bolje, da njegove osebne številke ne delite z nikomer: naj bodo vse številke edinstvene in dodeljene samo eni osebi, ki je kdaj delala v podjetju.

Medtem ko računovodje pripravljajo povzetek zaposlenih, morate preveriti stanje osebnih map zaposlenih in njihovih osebnih datotek, če so bile shranjene, ter ugotoviti, kateri dokumenti manjkajo v osebni mapi posameznega zaposlenega. Vsak zaposleni mora napisati opombo o kopijah dokumentov, ki jih je treba dostaviti.

3. korak: preverimo skladnost podatkov v kadrovskem razporedu in pogodbah o zaposlitvi

Po sestavi kadrovske tabele je treba podatke v njej preveriti s podatki v pogodbah o zaposlitvi. Če so podatki nedosledni (običajno je plača napačno navedena ali je navedena preprosto "Plača po kadrovski tabeli", kar je kršitev delovnega zakonika Ruske federacije in lahko povzroči kazni; datumi podpisa pogodbe so na dan izključeno; podpis predstavnika delodajalca ne ustreza osebi, ki je prijavljena kot zastopnik - npr. generalni direktor podpisal njegov namestnik), potem je treba pogodbe prenoviti. V tem primeru je treba izhajati iz dejstva, da pogodba, ki jo podpiše nepooblaščena oseba, dejansko ni pogodba; z drugimi besedami, ni pisne pogodbe o zaposlitvi. Zato mora biti izdana seveda z aktualnim (pristnim) datumom. V vseh drugih primerih se k pogodbi o zaposlitvi sklenejo dodatni dogovori, s katerimi se pogodba o zaposlitvi dopolni z novimi pogoji ali pa se pojasnijo (spremenijo) tisti pogoji, ki so bili nepravilno navedeni.

Če je pogodba sestavljena pravilno, vendar so bile pozneje opravljene spremembe (povišanje plače, premestitev zaposlenega na drugo delovno mesto), je treba za vsak primer posebej za vsakega zaposlenega sestaviti dodatne sporazume. Pogodbe o zaposlitvi in dodatne pogodbe se sestavijo v dveh izvodih, od katerih eden ostane v podjetju, drugi pa se izroči delavcu.

4. korak: preverite pravilnost kadrovskih nalogov

Nato morate preveriti prisotnost in pravilnost izvrševanja naročil za najem, premestitev zaposlenih (če so bili) itd. (datumi, podpisi, informacije v njih). Naročila morajo biti v skladu z vsebino pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z delavci, in kadrovskega razporeda. Podpisati jih mora ne le vodja podjetja, ampak tudi sam zaposleni. Če ni ukazov za najem ali premestitev zaposlenih delavcev ali so izdani s kršitvami, jih je treba obnoviti, ponovno narediti ali "ponovno podpisati". Po zakonu niste odgovorni za tisto, kar se je zgodilo pred vami, ima pa delavec pravico zahtevati kopijo takega naloga in mu jo mora izročiti.

5. korak: preverite pravilnost delovnih evidenc

Naslednja faza dela je preverjanje razpoložljivosti delovnih knjižic. Evidenca vseh prijavljenih delavcev mora biti vodena v podjetju. Če najdete knjige upokojenih delavcev, morate poslati priporočeno pismo s povratnico lastnikom knjig s prošnjo, da pridejo po delovno knjižico ali navesti naslov, na katerega ga je mogoče poslati. Po prejemu odgovora je treba delovno knjižico poslati s priporočeno pošiljko s potrdilom o prejemu. Če odgovora ni, preprosto vključite obvestilo o dostavi pisma v svojo delovno knjižico. Delovne knjižice delavcev, ki niso zaposleni, je treba hraniti ločeno od drugih, dokler to ni potrebno, vendar najmanj 50 let.

Če v delovni knjižici ni vpisa o zaposlitvi ali premestitvi, ne hitite, da bi to naredili. Najprej natančno preberite oba dokumenta, ki urejata izpolnjevanje delovnih knjižic: Navodilo za izpolnjevanje delovnih knjižic in Pravilnik o vodenju in hrambi delovnih knjižic, izdelavi obrazcev delovnih knjižic in posredovanju le-teh delodajalcem. In šele ko ste prepričani v svoje znanje, lahko začnete z vpisi v delovno knjižico. Ne pozabite: napačen vpis lahko povzroči, da se delavcu ne prizna delovna doba v podjetju, v katerem je bil napačen vpis.

6. korak: pripravite osebne mape oziroma osebne mape zaposlenih (če jih niste hranili prej)

Za zaposlene je treba obvezno izdati osebne izkaznice v obrazcu št. T-2. Danes številni programi omogočajo, da obrazec št. T-2 izpolnite na računalniku in ga natisnete na navaden papir, kar uporabljajo nekateri kadroviki. Državni arhivi pa doslej sprejemajo le osebne izkaznice na debelem, »polkartonskem« papirju. Torej, če je vaša organizacija vir pridobitve državnega arhiva, kupite obrazce št. T-2 v trgovini s pisarniškim materialom v potrebni količini ali kupite ustrezen papir za njihovo tiskanje.

Osebne kartice izpolni kadrovik - takšno navodilo je v navodilih za uporabo poenotenih obrazcev (resolucija Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 5. januarja 2004 št. 1).

Kopije dokumentov, prejetih od zaposlenih (potni listi, potrdila o zavarovanju itd.), Je treba shraniti v mape "datoteke", po katerih se naredi popis vsakega primera in ustvarijo se vaše osebne mape. Dodate lahko tudi kopije naročil in pogodb, da so vsi podatki o zaposlenem na enem mestu, vendar to ni nujno. Na osebne karte lahko priložite fotografije zaposlenih.

Pogosto so osebne mape vložene v obrazec št. T-2, kar je napačno: osebne karte je treba hraniti ločeno od vseh drugih dokumentov.

Novi dokumenti in kopije se dodajo v vašo osebno mapo, ko postanejo na voljo.

7. korak: pripravite potrebne računovodske knjige ali dnevnike

Knjiga obračunavanja gibanja delovnih knjižic in vložkov v njih ter knjiga prejemkov in izdatkov za računovodstvo obrazcev delovnih knjig in vložkov v njih se lahko vodijo samo v papirni obliki. Ker gre za dnevnike strogih obrazcev za poročanje, je vsaka stran knjige oštevilčena, sama pa je zašita in zapečatena s pečatom organizacije.

8. korak: ustvarite urnik počitnic

Dva tedna pred začetkom novega leta mora organizacija odobriti urnik počitnic. Dela naj bi se začela novembra. Če je podjetje majhno, lahko anketirate zaposlene o tem, kdaj bi radi šli na dopust; če je veliko, pošljite pismo vodjem oddelkov in jih prosite, da posredujejo takšne podatke za svoj oddelek.

Pri sestavljanju urnika dopusta se prepričajte, da ko zaposleni v majhnem oddelku odidejo na dopust, smer ne ostane odprta. Na primer, če ima podjetje samo dva vodja prodaje, potem njuni dopusti ne bi smeli sovpadati s časom, niti delno, poleg tega mora biti med temi počitnicami obdobje skupnega dela - za prenos primerov z enega vodje na drugega.

Če sami sprašujete zaposlene o času dopusta in pride do konflikta, kdo gre in kdaj gre, ga ne poskušajte rešiti sami – na informacijo seznanite vodstvo in uredite urnik v skladu z odločitvijo vodstva. Če informacije zahtevate preko vodij oddelkov, zaupajte odločitvi sporna vprašanja njim. Zbiranje informacij za izdelavo urnika dopusta običajno traja od enega do treh tednov.

Po registraciji je treba urnik počitnic predložiti upravitelju v odobritev.

Dva tedna pred začetkom dopusta je treba zaposlenega obvestiti o njegovem nastopu in izdati nalog za odobritev dopusta. Čas začetka dopusta se lahko spremeni po dogovoru med zaposlenim in vodjo. Če je zaposleni ob začetku dopusta zbolel in je zagotovil bolniško odsotnost, je treba na njegovo zahtevo dopust prenesti na drug čas, ki mu ustreza. Vse te spremembe so narejene v ustreznih stolpcih urnika počitnic. In ne pozabite, da zaposleni dve leti zapored ne more iti na dopust, obvezni plačani dopust pa se lahko nadomesti z denarnim nadomestilom le, če je delavec odpuščen.

9. korak: oblikovanje kadrovske mape

Primere je mogoče dokončati na naslednje teme:

"Ukazi za osebje (zaposlovanje, odpuščanje, premestitev, bonusi, napredovanja, dopusti brez plačila, naloge na dolgotrajnih službenih potovanjih in službenih potovanjih v tujino)" (rok uporabnosti - 75 let);

"Naloge za osebje (redni in izobraževalni dopusti, dolžnosti, kazni, kratkoročna notranja ruska službena potovanja)" (rok uporabnosti - 5 let);

"Pogodbe o zaposlitvi";

"Osebne stvari";

"Osebne karte";

"Regulativni dokumenti podjetja (predpisi, navodila)";

»Korespondenca o kadrovskih vprašanjih z vladne agencije in komercialne organizacije" in itd.

Bolj priročno je ločiti urnike počitnic, urnike dežurstev, tabele osebja v ločene škatle in jih shraniti v tanke mape.

Bolj priročno je shranjevanje osebnih datotek in osebnih kartic po abecednem vrstnem redu v skladu z imeni zaposlenih, vsi ostali dokumenti so v kronološkem zaporedju po prejemu dokumenta.

Osebna naročila imajo dva roka hrambe: 5 in 75 let, zato so razdeljena na najmanj dva primera (vsa naročila, ki niso navedena v seznamu s 5-letnim rokom hrambe, imajo rok hrambe 75 let).

Če je podjetje dovolj veliko in datoteka obsega več kot 250 listov v enem letu, jo je treba razdeliti na več datotek ali na zvezke (na primer: »Pogodbe o zaposlitvi (A-K)«, »Pogodbe o zaposlitvi (L-Z)«; “ Kadrovske odredbe (redni in izobraževalni dopusti)", "Kadrove odredbe (dežurstva, kazni, kratkotrajna domača službena potovanja)").

Pri oblikovanju primerov je treba uporabiti oddelka 7 in 8 Seznama standardnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacije, z navedbo obdobij shranjevanja.

10. korak: sestavite seznam primerov

Nomenklaturo poslov je mogoče sestaviti ločeno glede na kadrovske dokumente ali vključiti v splošno nomenklaturo poslov organizacije.

V splošnem se postopek oblikovanja zadev in sestavljanja nomenklature v kadrovski evidenci ne razlikuje od oblikovanja zadev in sestavljanja nomenklature v splošni evidenci.

In šele po vseh stopnjah lahko začnete z razvojem opisi delovnih mest, kadrovski predpisi in drugi neobvezni (neobvezni z vidika zakonika o delu Ruske federacije) lokalni predpisi.

Yu.V. Eremejeva,
vodja pisarne, članica Kluba strokovnih tajnic

Organizacija kadrovske evidence v podjetju ni težka, ampak mukotrpna naloga. Rešuje se z doslednim zagonom kadrovskih procesov, ki jih ureja veljavna zakonodaja.

Na splošno pravilno vzdrževanje kadrovske dokumentacije ne le ščiti podjetja pred inšpekcijskimi pregledi regulativnih organov, ampak tudi omogoča zaposlenim, da se izognejo težavam, na primer pri registraciji pokojnin ali možnosti uveljavljanja drugih socialnih jamstev. Pogosto se zgodi, da morajo ljudje zaradi neustreznega vodenja evidenc na delovnem mestu porabiti ogromno časa, denarja in živcev, da pristojnim organom dokažejo svojo pravico do nadomestil, dodatkov in drugih plačil. Zato se mora vsak vodja zavedati, da sta vodenje kadrovske evidence in pravilna organizacija pisarniškega dela ena glavnih nalog, za katero je odgovoren svojim zaposlenim in državi.

Ta članek vam bo povedal o pravilnosti vzpostavitve tega postopka, pa tudi o vseh njegovih odtenkih. Nato boste lahko korak za korakom dobili odgovor na vprašanje, kako pravilno urediti kadrovsko evidenco iz nič in se izogniti napakam.

Pojmi in definicije

Preden razumete, kako nastaviti ta postopek, morate definirati osnovne pojme. Torej, kadrovsko računovodstvo je postopek organiziranja evidenc zaposlenih, ki je povezan z uradno registracijo najema, prehodom z enega položaja na drugega in odpuščanjem osebja ter računovodstvom. delovna razmerja podjetje in njegovo osebje.

Kadrovska evidenca je dejavnost, ki zagotavlja vzdrževanje dokumentacije in organizacijo dela s kadrovsko dokumentacijo.

Tako postane jasno, da sta upravljanje kadrovskih evidenc in kadrovske evidence dva medsebojno povezana pojava, ki sta namenjena izvajanju kadrovske politike podjetja.

Cilji

Namen kadrovskih evidenc je vzpostaviti učinkovit, delujoč sistem vodenja kadrovskih evidenc in ustrezno formalizirati delovna razmerja med delodajalcem (podjetjem) in zaposlenim (osebjem).

Toda naloge, za reševanje katerih so zasnovane kadrovske evidence, so naslednje - ureditev razmerja med delodajalcem in zaposlenimi v podjetju ter ustvarjanje organizacijske in pravne podlage za delovna razmerja.

Ko razumete, kaj so kadrovske evidence, lahko začnete razmišljati o vprašanju, kako pravilno organizirati kadrovske evidence iz nič korak za korakom.

Faze urejanja kadrovskih evidenc

Torej, preden začnete urejati kadrovsko evidenco korak za korakom iz nič, boste potrebovali jasen akcijski načrt, razdeljen na stopnje. To vam bo pomagalo, da ne boste zamudili pomembnih točk v tem procesu.

Torej organiziranje kadrovskih evidenc na splošno vključuje naslednje faze:

Vzpostavitev kadrovske službe (oddelka), če podjetje načrtuje zaposlovanje veliko število zaposlenih ali dodelitev računovodskih odgovornosti določenemu strokovnjaku, če podjetje načrtuje majhno število osebja.
Razvoj osnovne regulativne dokumentacije (na področju upravljanja osebja v podjetju).
Organizacija pisarniškega dela (določanje, kdo in kako bo sestavil dokumentacijo, razvoj obrazcev naročil o kadrovskih vprašanjih, vodenje dnevnikov poročanja itd.).
Avtomatizacija kadrovskih evidenc (po potrebi).
Določitev načinov nadzora nad pravilnostjo računovodenja (ureditev in podelitev pooblastil uradnim osebam, odgovornim za pravilno vodenje računovodstva).

Vsaka od teh stopenj ima posebne naloge in podnaloge. Vse jih je treba upoštevati.

Kdo naj vodi evidenco?

Kot smo že omenili, obstajata dva načina za določitev, kdo bo odgovoren za vzdrževanje kadrovskih evidenc v podjetju. Na splošno je odvisno od tega, koliko ljudi nameravamo zaposliti za doseganje ciljev (praviloma je cilj podjetja organizirati komercialne dejavnosti ustvariti dobiček).

Za velika podjetja Priporočljivo je ustvariti kadrovsko službo ali polnopravni kadrovski oddelek. Za mala podjetja je dovoljeno, da kadrovske naloge prenesejo na računovodjo ali tajnico. Obstaja pa še tretja možnost - zunanje izvajanje računovodskih zadev specializiranim organizacijam.

Pri oblikovanju službe ali oddelka boste morali izdelati določene regulativne dokumente, in sicer pravilnike o službi (oddelku) in opise delovnih mest zaposlenih. Če so odgovornosti dodeljene računovodji ali tajnici, boste morali v opis delovnega mesta izbranega zaposlenega vključiti funkcije kadrovskega referenta. Če obstaja takšna potreba, je priporočljivo poslati računovodjo ali tajnico na kadrovske tečaje. To bo pomagalo izboljšati veščine zaposlenih, ki jim bodo dodeljene odgovornosti v kadrovskih zadevah. Če pa je bilo odločeno sodelovati s tretjimi organizacijami pri prenosu računovodskih odgovornosti nanje, je sklenitev sporazuma obvezna.

Razvoj obvezne kadrovske dokumentacije

Obstaja vrsta dokumentov, ki so obvezni za tiste, ki vodijo kadrovske evidence in pisarniško delo. Prvič, tak dokument je kadrovska tabela. To je dokument, ki prikazuje sestavo, število zaposlenih in plače zaposlenih ter imena delovnih mest. V kadrovski tabeli so delovna mesta zaposlenih razporejena po oddelkih, kar omogoča kvantitativno in kvalitativno analizo celotnega podjetja.

Naslednji korak je razviti standardni obrazec kadrovskih naročil, ki bo prikazoval podatke o sprejemu, premestitvi na drugo delovno mesto, namestitvi na dopust in odpuščanju zaposlenih v podjetju.

Naslednji obvezni dokument- To so interni delovni predpisi. Prikazujejo glavne točke, ki urejajo delovne dejavnosti vseh zaposlenih v podjetju. V skladu s tem dokumentom se lahko zaposleni, če krši pravila, opisana v dokumentu, kaznuje z disciplinskim postopkom.

Tudi drugi kadrovski dokument je standardna pogodba o sklenitvi delovnega razmerja med podjetjem in delavcem. Pogodbe o zaposlitvi so lahko istovrstne ali sestavljene za vsako delovno mesto posebej. Poleg tega mora podjetje razviti časovni list, ki prikazuje dejanske ure, za katere bo zaposleni prejel plačo.

Ne pozabite tudi na urnik počitnic v podjetju. Ta dokument se razvije najpozneje dva tedna pred koncem leta. Prikaže se urnik počitnic koledarski načrt pošiljanje ljudi na obvezne počitnice. Pri pripravi takšnega načrta je treba upoštevati, da je treba osebje poslati na dopust tako, da hkratna odsotnost nekaterih zaposlenih ne povzroči prekinitve dela. delovni proces podjetja.

Ne smemo pozabiti na razvoj predpisov o nagrajevanju. Ta dokument odraža postopek izračuna plač za osebje organizacije in ureja tudi izračun dodatnih plačil, na primer dodatkov, spodbud ali bonusov. Končna faza je razvoj predpisov o delitvah podjetja in opisih delovnih mest strokovnjakov in delavcev. Poleg tega je priporočljivo pripraviti izjavo o osebnih podatkih. Ko so regulativni dokumenti pripravljeni, lahko začnete organizirati pisarniško delo.

Pisarniško delo

Evidenca obsega pravilno vodenje dokumentacije v zvezi s sprejemom, premikom in odpustom osebja.

Obvezno je vzdrževati osebne datoteke, ki se ustvarijo za vsakega zaposlenega v podjetju. Vključuje osebno kadrovsko izkaznico, prošnjo za sprejem, kopijo potnega lista, kopije dokumentov o izobrazbi, potrdilo o zdravniškem pregledu, kopijo vojaške izkaznice (če obstaja) in druge dokumente, ki nastanejo v času dela zaposlenega. delovna dejavnost. Druga zelo pomembna naloga je izpolnjevanje delovnih knjižic.

Poleg vsega zgoraj navedenega je mogoče razviti druge dokumente, ki so neposredno povezani s posebnostmi podjetja in zagotavljajo pravilnost dela na področju kadrovskega računovodstva.

Katere dnevnike naj bodo v kadrovski evidenci?

Najprej morate ustvariti naslednje dnevnike:

seznanitev z notranjimi delovnimi predpisi;
registracija kadrovskih ukazov;
registracija naročil za zaposlitev;
registracija naročil za naslednji dopust;
evidentiranje bolniške odsotnosti;
registracija pogodbe o zaposlitvi;
obračunavanje napotenih delavcev;
beleženje delovnega časa;
računovodstvo gibanja delovnih knjižic;
računovodstvo osebnih kartic;
računovodstvo pregledov.

Poleg samih dnevnikov se lahko kot dodatek razvijejo navodila za njihovo izpolnjevanje. In tudi vsa dokumentacija, registrirana v teh dnevnikih, je shranjena v ločenih mapah v skladu z odobreno nomenklaturo.

Avtomatizacija računovodstva

Kot je že razvidno iz zgoraj navedenih informacij, je kadrovska evidenca zelo mukotrpen proces, ki zahteva posebno pozornost zaposlenih, ki so odgovorni za obvladovanje tega vprašanja. Zato ga je danes mogoče poenostaviti z avtomatizacijo.

Obstaja veliko programov, ki poenostavljajo delo kadrovikov in zmanjšujejo verjetnost napak. Praviloma mora podjetje namestiti licenčne različice takšne programske opreme. Vendar je treba omeniti, da se bo nakup takšnega programa povrnil kratek čas in vam pri svojem delu ne bo dovolil resnih napak. Na splošno takšni programi rešujejo naslednje težave:

vodenje kadrovskih evidenc v skladu z delovnopravno zakonodajo;
priprava in izdelava poročil o kadrovskih vprašanjih;
pravočasno usklajevanje vseh kadrovskih procesov z obračunsko službo ali računovodstvom.

Eden najbolj priljubljenih in zahtevanih programov danes je 1C s konfiguracijo »Upravljanje človeških virov«.

Kaj storiti, če je nemogoče samostojno organizirati kadrovske evidence korak za korakom iz nič?

Če se je podjetje moralo soočiti s takšno težavo, ko ni mogoče samostojno vzpostaviti kadrovskih procesov, potem reševanje takšne situacije ni težko. Za te namene obstajajo podjetja, ki so sposobna zagotoviti takšno storitev.

Strokovnjaki svetovalnih podjetij bodo izvedli revizijo in razvili potreben paket dokumentov. Na splošno so takšne organizacije zasnovane za reševanje naslednjih težav:

Izberite optimalen kadrovski sistem za podjetje.
Razviti notranje regulativne dokumente.
Razviti potrebna navodila in določbe.

Poleg tega lahko takšni strokovnjaki po potrebi vodijo oblikovanje službe za upravljanje osebja in oddelka za upravljanje dokumentov. Na splošno sodelovanje strokovnjakov tretjih oseb pomaga vodstvu pri organizaciji dela v tej smeri. To je zelo koristno za podjetje kot celoto, zlasti med njegovim ustvarjanjem.

Zaključek

Če povzamemo ta članek, velja omeniti, da sta kadrovska evidenca in kadrovsko upravljanje medsebojno povezana procesa, kjer bo kakovost organizacije prvega popolnoma odvisna. kadrovska politika podjetja.

V nobenem primeru ne smete pozabiti na kadrovska vprašanja, saj od njih niso odvisne le dejavnosti organizacije, ampak najpogosteje usoda zaposlenih. Le predstavljati si je treba, kako ogorčeni so tisti ljudje, ki zaradi slabega opravljanja nalog kadrovika ne morejo dočakati zaslužene pokojnine ali kakšnega drugega plačila.

Ko ste korak za korakom preučili vprašanje, kako pravilno organizirati kadrovsko evidenco iz nič, lahko začnete izvajati program za vzpostavitev tega procesa v podjetju. Najpomembneje je, da ne zanemarimo priporočil delovnega zakonika, resolucij ministrstva za delo, državnega odbora za statistiko, Rosarhiva in drugih vladnih služb.

Ko so vsi notranji kadrovski procesi vzpostavljeni, jih ne smete izgubiti izpred oči. Pomembno si je zapomniti, da je treba zaposlene, ki se ukvarjajo s kadrovskim računovodstvom, vsaj občasno poslati na kadrovske tečaje, da izboljšajo svoje veščine. Izvesti je treba tudi načrtovano revizijo kadrovskih računovodskih procesov. To bo pomagalo ohraniti delo v tej smeri na ustrezni ravni.

Urejanje in vzdrževanje kadrovske evidence je neposredna odgovornost zaposlenih v kadrovski službi. V situacijah ustvarjanja nova organizacija, preoblikovanje starega ali druge možnosti reorganizacije, vodstvo in kadrovska služba morata poznati glavne točke dela: usposabljanje in iskanje zaposlenih, najemanje, premeščanje in odpuščanje osebja, pa tudi pravila tako arhivskega kot operativno shranjevanje dokumenti.

Ustrezna ureditev kadrovskih evidenc kot temelj stabilnosti podjetja

Vsaka organizacija, ne glede na obliko lastništva, ima osebje. Razlikuje se po velikosti in sestavi, opravljanju funkcij in stopnji usposobljenosti. Naloga kadrovske službe je zagotoviti, da se vsa vprašanja in težave, povezane z zaposlenimi v podjetju, rešijo čim hitreje in kompetentno.

Stabilno delovanje organizacije je neposredno odvisno od zaposlenih. Primarna naloga kadrovske službe je strokovna in pravočasna izbira delavcev, vodenje kadrovskih evidenc v skladu z zakonodajo ter pravočasna oddaja dokumentov v arhiv. To je osnova za stabilno delovanje katerega koli podjetja.

Usposabljanje kadrov za delo s kadri

Navodila za vodenje kadrovskih evidenc jasno kažejo na potrebo po strokovnem usposabljanju kadrovskih strokovnjakov. Vendar se v praksi pogosto pojavlja težava pri usposabljanju delavcev zahtevanega profila.

Višja in srednja specializirana izobraževalne ustanove ne proizvajajo strokovnjakov s tako ozko kvalifikacijo, kot je "vodenje kadrovskih evidenc". Usposabljanje običajno poteka na kraju samem ali na specializiranih tečajih. Možno je tudi usposabljanje zaposlenega neposredno na delovnem mestu z mentorstvom.

Vodenje kadrovskih evidenc vključuje usposabljanje strokovnjakov na naslednje načine:

prekvalifikacijo na podlagi drugega višja izobrazba;
pridobitev visoke izobrazbe na sorodnem področju, na primer "upravljanje dokumentov", "pravo", "upravljanje osebja", "informacijska varnost";
usposabljanje na specializiranih dolgoročnih tečajih (vsaj tri mesece), ki mu sledi opravljanje izpita;
praktično delo, ki mu sledi redno strokovno izpopolnjevanje.

Regulativni dokumenti, ki urejajo delo kadrovskih služb

Dejavnosti kadrovske službe in splošna organizacija Upravljanje kadrovskih evidenc je zelo odvisno od veljavne zakonodaje in internih regulativnih dokumentov. Ta funkcija je povezana z niansami dela velik znesek osebnih dokumentov, ki so pogosto zaupni.

Vodenje evidenc v kadrovski službi urejajo naslednji zakoni:

ustava, civilni in delovni zakonik ter deloma kazenski in družinski zakonik;
zakonodajni akti o profilu organizacije v zadevah, povezanih z delom s kadri;
lokalni predpisi;
različni klasifikatorji, pravila in navodila na zvezni ravni;
notranji regulativni dokumenti, na primer navodila o vodenju kadrovskih evidenc;
ukazi in navodila vodstva.

Zaposleni v kadrovski službi so dolžni dosledno upoštevati zahteve predpisov in predvsem delovnega zakonika.

Iskanje in dokumentiranje zaposlenih

Vodenje kadrovske evidence se začne z iskanjem in evidentiranjem kadrov. Najprej se morate odločiti o možnostih iskanja novih delavcev. Med njimi izstopajo:

agencije in uradi za zaposlovanje;
zaposlovanje;
zaposlitveni sejmi;
izobraževalne ustanove;
delovne deske in življenjepisi na različnih virih;
druge organizacije;
znanci in prijatelji.

Vse možnosti iskanja zaposlenih imajo svoje prednosti in slabosti, kadrovik mora kar najbolje izkoristiti vse možnosti za zasedbo prostega delovnega mesta.

Ko se prosilec najde, se z njim opravi razgovor. Priporočljivo je, da se njegov napredek dokumentira: tako se lažje odločimo glede zaposlitve ali zavrnitve. V slednjem primeru se oseba pisno obvesti o razlogu v petih delovnih dneh. Če je kandidat primeren za prosto delovno mesto, ga je treba vpisati. Tu se začne prijava za določenega zaposlenega.

sklenitev pogodbe o zaposlitvi;
izdaja naloga za sprejem;
nova zaposlena ali njena poslovalnica;
registracija osebne kartice;
če je v organizaciji sprejet - odpiranje osebne mape;
seznanitev in podpis delavca z internimi predpisi in navodili.

Kadrovske evidence (osebni kartoni, kadrovska tabela)

Vodenje kadrovske evidence zahteva obvezno pripravo računovodske dokumentacije, zlasti razporedov osebja in osebnih kartic. Ti dokumenti so obvezni za organizacije vseh oblik lastništva.

Kadrovska in številčna zasedba mora biti aktualna in ustrezati potrebam organizacije. Vsebuje imena vseh delovnih mest, število stopenj, ki označujejo prosta delovna mesta za določeno obdobje.

Osebne kartice so enotni dokumenti, ki vsebujejo kratke podatke o delovnih dejavnostih zaposlenega in osebne podatke. So predmet strogo računovodstvo in posebni pogoji shranjevanje na mestih, ki preprečujejo poškodbe in krajo.

Naročila za osebje, razlike in oblikovne značilnosti

Splošno pisarniško delo v kadrovsko delo izraženo predvsem v ukazih in navodilih vodstva. Ti dokumenti se lahko nanašajo tako na posamezne zaposlene kot na vse osebje kot celoto. Razlikujejo se po konstrukcijskih in izvedbenih značilnostih.

Večina ukazov in navodil, ki se nanašajo na določena dejanja z zaposlenim, ima enotno obliko. Predmet obveznega soglasja z vsemi zainteresiranimi stranmi in seznanitev s strani zaposlenega proti podpisu. Kopije kadrovskih ukazov se hranijo v osebni mapi, izvirniki pa v ločenih mapah.

Dnevniki osebja, pravila za registracijo in shranjevanje

Za evidentiranje gibanja v kadrovski službi je potrebno voditi specializirane dnevnike. To so tabelarni dokumenti večstranskega formata, največkrat poenoteni. Običajno jih hranimo v velikih zvezkih ali kupimo že pripravljene v specializiranih trgovinah.

Vrste kadrovskih dnevnikov:

registracija dohodne in odhodne dokumentacije, vključno s pismi;
registracija naročil;
prijava prihoda in odhoda zaposlenih na službena potovanja;
evidentiranje izjav, vlog, obvestil, uradnih in službenih zaznamkov;
registracija obrazcev delovnih knjižic in njihovih prilog;
knjige za evidentiranje gibanja raznih kadrovskih dokumentov itd.

Vse revije morajo biti vezane in zapečatene, listi pa oštevilčeni. Hraniti jih je treba ločeno od vseh dokumentov. Po možnosti v sefu ali posebni omari.

Značilnosti vzdrževanja in shranjevanja osebnih datotek

Vzdrževanje osebnih datotek ni obvezno. Vendar pa večina organizacij v takšni ali drugačni obliki zbira evidence zaposlenih. Seveda je bolj priročno to narediti v eni mapi.

Osebna mapa je niz dokumentiranih osebnih podatkov o zaposlenem, zbranih in sestavljenih po določenem vrstnem redu. Vključuje lahko različne dokumente in kopije:

kopije naročil zaposlenih;
kopije izjav;
kopije osebnih dokumentov, ki potrjujejo kvalifikacije, izobrazbo, ugodnosti in zakonski stan;
vprašalnik;
značilnosti in ocene;
potrdila itd.

Osebne datoteke vključujejo osebne podatke in jih je treba hraniti ločeno od drugih dokumentov. Dostop do njih je dovoljen le strogo omejenemu krogu uradnih oseb. Ob odpustu osebja se osebni spisi predajo v arhiv.

Pravila za registracijo, shranjevanje in izdajo delovnih knjig ter vložkov

Vse organizacije morajo voditi delovne knjižice za svoje osebje, razen za zaposlene s krajšim delovnim časom. Pri prvem naročanju delodajalec samostojno kupi prazne obrazce in na njih opravi prvi vnos. Vklopljeno Naslovna stran vnesite ustrezne podatke o zaposlenem. Nato je treba spremljati njihovo ustreznost in pravočasno izvesti spremembe.

Na širjenju glavnega dela, vnosi o delu in socialne aktivnosti delavca, njegov sprejem trajnega Vse evidence so oštevilčene v splošni postopek in se uvedejo na podlagi odredbe. Obvestilo o razrešitvi je opremljeno z odtisom pečata organizacije in podpisom vodje.

Ročno izdelano, modre barve kemični svinčnik, jasna in razumljiva pisava. Pozorno spremljajte ustreznost in točnost vnesenih podatkov. Če je treba podatke popraviti, jih je treba previdno prečrtati z eno vrstico in vnesti ustrezne podatke. To dejanje mora biti potrjeno s podpisom in pečatom upravitelja.

Delovna evidenca se hrani ločeno od drugih dokumentov, v sefu. Brez posebnega sklepa pristojnih organov jih je prepovedano predati zaposlenim ali tretjim osebam.

Značilnosti operativnega in arhivskega shranjevanja kadrovskih dokumentov

Hranjenje kadrovskih dokumentov določa njihov poseben pomen. Vsebujejo osebne podatke in so zaupne narave. Takšni podatki niso predmet nepooblaščenega razkritja. V nasprotnem primeru se zaposlenim v kadrovski službi in vodji organizacije naloži globa.

Za organizacijo ustreznega shranjevanja kadrovskih dokumentov v kadrovski službi je priporočljivo imeti ločen prostor. Vanj mora biti en vhod in mora biti opremljen s kovinskimi vrati z alarmom.

Sami dokumenti morajo biti shranjeni v kovinskih omarah ali sefih. Dostopu se je treba izogibati sončna svetloba prahu, pa tudi temperaturnih sprememb in prevelike vlažnosti. Ti preprosti koraki vam bodo pomagali shraniti vaše osebne podatke.

Obračun plač v podjetju in mnogi drugi pomembne točke na podlagi primarnih dokumentov. Če so kadrovske evidence slabo vzdrževane, to vpliva na delo vseh oddelkov podjetja.

O vseh niansah njegovega ravnanja in potrebne dokumente in se bomo pogovorili v tem članku.

Zakaj je to potrebno?

V vsaki organizaciji, ne glede na število ljudi, obstaja obveznost vzdrževanja tovrstnih evidenc. Pomaga pri dokumentiranju gibanja vsega osebja. Da bi to naredili, je nujno poznati regulativne dokumente, ki se nanašajo na delo. Poleg tega morate imeti vodstvene sposobnosti.

Ta vrsta računovodstva je namenjena potrebam:

pravilno razporediti ljudi v delovne procese;
poiščite neizkoriščene rezerve;
pravočasno prepoznati in odpraviti kadrovske težave.

Podrobne informacije o tem postopku lahko dobite iz naslednjega videoposnetka:

Kako ga organizirati iz nič: navodila po korakih

Kadrovik se vedno sooča s težko nalogo organizacije tovrstnega pisarniškega dela. Da bi olajšali ta proces, je pomembno, da najprej pripravite približen delovni načrt in določite zaporedje dejanj:

Pravilna odločitev bi bila najprej preučiti regulativno dokumentacijo.
Po podrobni preučitvi se izvede takojšnja priprava dokumentnega toka. Vsi ustanovni dokumenti so vzeti od upravitelja in podrobno preučeni. Vsa dokumentacija mora ustrezati ustanovnim dokumentom. Pomembno je vprašati vodjo podjetja, katere dodatne pogoje želi dodati k urniku dela. Na podlagi njegovih želja se sestavijo dodatni neobvezni dokumenti.
Izdelava dokumentacije:
- Prvič, direktor je dokumentiran;
- nato in je sestavljen;
- V pripravi je obrazec, ki ga podpišejo vsi zaposleni. Vključuje vse elemente, ki jih potrebuje organizacija;
- pripravljajo se drugi pomembni časopisi in revije;
- se je treba odločiti, kdo bo odgovoren za delovne evidence. Dokler ljudje uradno ne bodo zaposleni, jih bo upravnik prisiljen zaposliti. V skladu s tem se izda ukaz o prevzemu odgovornosti za varnost, dokončanje in upravljanje;
- po tem se začne uradni sprejem delavcev.
Pomembno je zagotoviti, da so vse kadrovske evidence shranjene in uporabljene.

Po prijavi zaposlitve se za kadrovika začnejo redni delovni dnevi. Vsaka oseba je vsak dan prisotna pri delu. Izhaja enkrat letno.

Kadrovik je dolžan dokumentirati gibanje ljudi v podjetju in pripraviti ustrezno dokumentacijo. Poleg tega mora pripraviti še številne druge papirje.

Zahtevani dokumenti

Številna osnovna dokumentacija, ki jo uporabljajo kadroviki:

Različno naloge za premik delavcev: , prevod in mnogi drugi.
Osebna miza. Njegova vsebina mora sovpadati s podatki, navedenimi v pogodbah zaposlenih. Če se nekaj ne ujema, to kaže na kršitve delovnega zakonika Ruske federacije. In to praviloma vodi do naložitve glob.
Časovni list.
Delovne evidence. Kadrovik jih vzame ob zaposlitvi, vanje se vnesejo ustrezni vnosi, ob odpustu pa se vrnejo.
Delovni predpisi znotraj organizacije.
Pogodbe o zaposlitvi. Takšna pogodba se sklene z vsako osebo in služi kot začetek delovnega razmerja. Glavna stvar pri tem je preveriti pravilnost priprave, prisotnost vseh podpisov in datumov. Če se spremenijo delovni pogoji, na primer premestitev delavca ali sprememba plače, se pripravite. Sestavljeni so za vsak primer posebej.
Urnik dopusta. Najpozneje dva tedna pred koncem leta morajo vse organizacije imeti pripravljene urnike za odhod zaposlenih na dopust. Pomembno je, da jih sestavimo tako, da hkratni počitek ljudi ne vpliva na delovni proces oddelka ali podjetja kot celote.
Dnevniki. Za vodenje evidenc dokumentov je potrebnih veliko dnevnikov.
Vsekakor poteka. Vključuje: za delo, liste o seznanitvi z naročili delodajalca, kopijo osebne izkaznice, potrdilo o zdravniškem pregledu, kopije diplom in vojaško izkaznico.
Opisi delovnih mest. Vsebujejo natančen opis pravice in odgovornosti zaposlenih.
Pravilnik o prejemkih in bonusih. Regulacija, na podlagi katere se obračunavajo vse plače.

Obstaja veliko več različnih dokumentov, ki so prisotni tudi v podjetjih. A to že velja za konkretne dokumente.

Kdo običajno to počne?

To vprašanje se pojavlja predvsem v majhnih organizacijah. Običajno to stori kadrovik, saj je vzdrževanje te evidence precej zahtevna naloga. Na žalost ni mogoče vsakega vodje prepričati, da uvede tako ločeno delovno mesto med zaposlenimi. V zvezi s tem upravljanje osebja pogosto izvaja glavni računovodja ali sam vodja s krajšim delovnim časom.

Praviloma se to zgodi v majhnih podjetjih, da bi prihranili denar. In nima smisla uvajati dodatne enote v osebje za dve ali tri osebe. IN v tem primeru Shema se izkaže takole: vodja prijavi zaposlene, glavni računovodja pa jim izplača plače. Glavni zakon, ki ureja razmerja med delavcem in delodajalcem, je delovni zakonik RF. On je tisti, ki določa pravice in obveznosti obeh strank.

Avtomatizacija procesov

Za udobje računovodstva v podjetju mora vodja poskrbeti za izvajanje posebnega programa. Dandanes je veliko takih sistemov in vsi so enostavni za uporabo.

Široko uporabljen program je "1C: Enterprise". Pomaga organizirati podatke. Iz njega se samodejno natisnejo skoraj vsi dokumenti. Uporaba avtomatizirane tehnologije poenostavi sam računovodski proces.

Nianse za samostojne podjetnike in LLC

Dokumentacija mora biti vedno urejena. Pomembno je, da ga pravilno vzdržujemo in skladiščimo. Na tem področju je pomembno upoštevati več odtenkov:

Če samostojni podjetnik prvič prijavi zaposlenega, bo moral opraviti postopek registracije pri nekaterih teritorialnih organih v statusu delodajalca. In natančneje - v Pokojninski sklad in sklad socialnega zavarovanja. Za ta postopek obstajajo določeni roki:
- 10 dni ob prijavi pri Skladu za socialno zavarovanje;
- 30 dni za registracijo pri pokojninskem skladu.
Število dni se šteje od prvega dneva zaposlitve prve osebe. Če tega ne bo storjeno, se bo organizacija soočila z visokimi globami.
Vodja mora svoje zaposlene seznaniti z vsemi regulativnimi dokumenti proti podpisu. V ta namen so ustvarjeni posebni dnevniki, kjer se zaposleni podpišejo, potem ko preberejo dokumente. Na primer, organizacija mora vsak mesec osebno predložiti plačilno listo. V zvezi s tem je pametno začeti knjigo registrirati njihovo izdajo. To je priročno, saj bo v primeru kakršnega koli spora podpis dokazoval, da je bil dokument izdan.

Možne sankcije za nevednost

Če osebnih evidenc ni, bodo uradniki odgovorni v skladu z zakonom "o upravnih prekrških". Kaznovani so:

na uradnika - v znesku od 1 do 5 tisoč rubljev;
na pravne osebe — od 30 do 50 tisoč rubljev

Poleg tega se lahko dejavnosti organizacije začasno prekinejo do 90 dni. Če se prekršek ponovi, je vodja lahko diskvalificiran.

Če se organizacija sooči z inšpekcijo regulativnih organov, je pomembno, da se nanjo pripravi. Če želite to narediti, morate vedeti:

nadzorni organi morajo organe obvestiti o prihajajočem postopku vsaj tri dni vnaprej;
preverjanje ne sme biti daljše od dvajset dni;
Brez nadzornika nimajo pravice izvajati ogleda na kraju samem.

Ta vrsta računovodstva je glavna sestavina vsakega podjetja. Zato njegovo zanesljivo upravljanje omogoča, da se izognete številnim težavam.