Opis nalog vodje projekta: vzorec. Značilnosti delovnega mesta in zahteve za kandidata za to delovno mesto na različnih področjih. Delovno mesto "vodja projekta". Kako in kdo ga imenuje

Projektna oblika delovanja v gospodarstvu se postopoma krepi. Odpirajo se izključno projektna podjetja, struktura obstoječih podjetij pa se zapleta. Poslovni razvoj v naši realnosti je zgrajen po sodobnih vzorcih, standardih organizacije in upravljanja. Kdo je ta oseba, ki stoji v ospredju dogodkov, ki spreminjajo svet? Kdo vodi začasne ekipe, da premagajo rutino in zgradijo nekaj novega? To je vodja projektov, ki ima posebne karakterne lastnosti, ima posebne veščine in je sposoben prevzeti edinstvene naloge.

Profesionalni vodja za edinstveno nalogo

Vodja projekta (project manager, PM) je oseba, ki ima odgovornost in pravice za vodenje dela v okviru projektne naloge. Prenos ustreznih pooblastil na PM izvede investitor ali naročnik na podlagi pogodbe, katere bistveni pogoji in KPI so dogovorjeni v fazi priprave listine projekta. Upravitelj si prizadeva ustvariti ugodne pogoje za dokončanje v dogovorjenem roku in brez prekoračitve proračuna. Da bi bil projekt uspešen, vodja projekta zagotavlja:

• vizija projekta kot predmeta upravljanja, razumevanje njegovih značilnosti;
• analiza, upoštevanje interesov in vodenje odnosov z deležniki projekta;
• zmanjšanje negotovosti edinstvene naloge s postopkom načrtovanja;
• baza virov projektnih dejavnosti;
• zaščita projektantskih rešitev in poročanje kustosu in naročniku;
• vključenost posameznih izvajalcev v opravljanje dela;
• spremljanje poteka dela;
• analiza projektnih dogodkov glede pravočasnosti, kakovosti, odstopanj;
• izdelava napovedi in prilagajanje načrtov;
• in arhiviranje dokumentacije.

V bistvu je zgornji seznam glavne funkcije RM. Formalno se delovne obveznosti vodje začnejo z izdajo naloga za odprtje projekta. Pravzaprav se njegovo delo začne veliko preden je dokument objavljen. Dejanja PM so povezana predvsem s kustosom, ki bodočega vodjo projekta vključi v proces iniciacije in zagona projekta. Kustos je vedno zainteresiran za pridobitev najboljši rezultat. Zato potrebuje razumnega in učinkovitega vodjo projekta.

RM pa se zanima za kustosa, ki je jasen in mu zaupa. Zanj je kustos razumljivo, en kanal stopnjevanje nastajajočih težav. Izkušen vodja vnaprej ve, da se problemom in težavam v projektu ni mogoče izogniti. In da bi hitro odpravili težave, ko se pojavijo, premier ne želi »podirati pragov v pisarnah«, temveč se obrniti le na enega vodjo.

Nadzornik kot predstavnik višjega vodstva mora biti odprt za stik z vodjo projekta. Razume, zakaj je vodja projekta prišel k njemu, najde čas, da se usede z njim, razpravlja, predlaga in nekje pomaga. To ni veliko, je pa zelo pomembno, tudi psihološko. Razumeti morate, da obe povezavi: kustos (včasih direktor razvoja) in PM sestavljata vodenje projektov v podjetju. V velikih in srednje velikih podjetjih sem spada tudi vodja projektne pisarne.

Osrednje mesto PM med udeleženci projekta

Opis delovnega mesta RM

Projektni vodja ni toliko položaj kot vloga, ki jo zaposleni oz zunanji obraz, zasnovan za uresničitev edinstvene naloge. Upoštevati je treba, da funkcionalni delavec, ki je dodeljen določenemu oddelku ali službi, pogosto deluje kot vodja projekta in celo več. To je v sodobno poslovanječisto naravno. Potrebe po vodenju razvoja vodijo do tega, da je projektna arhitektura v strukturah podjetij dodeljena kot ločena organizacijska nadgradnja.

Če se to zgodi, se poveča tudi potreba po profesionalnih PM. V skladu s tem se pojavijo namenske kadrovske enote z vsemi posledicami, ki izhajajo iz tega: strokovni profil, opis delovnega mesta, sistem nagrajevanja itd. Za določen projekt so dodeljena pooblastila in odgovornosti opisana v listini. Razširjene zahteve glede pravic, odgovornosti, veščin, izobrazbe in drugih parametrov so zapisane v posebnem dokumentu, ki je opis delovnega mesta PM, katerega primer je predstavljen spodaj.

Primer prvega dela opisa delovnega mesta projektnega vodje

Opis dela, katerega glavni del je objavljen v tem članku, predpisuje tudi zahteve za socialno-poklicni profil vodje projekta. Praviloma je to specialist z višjo ekonomsko ali tehnično (glede na profil projekta) izobrazbo in star med trideset in štirideset let. Imeti mora vodstvene izkušnje na področju operativnega ali splošnega vodenja (vsaj 3 leta). Delovna vloga predsednika vlade postavlja pogoje za osebne lastnosti vodje: odpornost na stres, odločnost, podjetnost, družabnost in pragmatičnost. Za popolno opravljanje odgovornosti mora biti vodja projekta sposoben narediti naslednje.

1. Manevrirajte v »gostem« toku projektnih dogodkov, pri čemer se opirate na poznavanje zakonov in predpisov s področja financ, ekonomije, tehnike in tehnologije.
2. Z lahkoto se premaknete iz lokalnih, zelo specifičnih vprašanj konteksta naloge na taktično in strateško raven vodstvenih funkcij, pri čemer včasih pokažete izjemno erudicijo in intelektualno prožnost.
3. Izkazati politično pronicljivost, graditi harmonijo med interesi posameznih izvajalcev in celotne ekipe, med deležniki različne ravni in vrednostne usmeritve.
4. Predstavite tistim okoli sebe tako dobre lastnosti, kot je pravičnost, in tako združite ekipo, ne da bi vas morali voditi kolektivne in zasebne manipulacije.
5. Sprehodite se po »ostri britvice« med zahtevanjem popolnosti od ekipe in pripravljenostjo sprejeti rezultat nižje ravni ob pravem času.
6. Skupna vrednost in cilji naj bodo v ospredju pozornosti ekipe, tako da se redno mobilizirajo za uspeh, ki je na začetku subtilen.
7. Hitro si opomore od stresa in, kot da se ni nič zgodilo, kljub težavam doseže svoj cilj.
8. Veliko in veliko več...

Kazalniki uspešnosti vodje projekta

Delovne funkcije in odgovornosti, ki izhajajo iz njih, so splošna osnova za postavitev vodje projektov za rezultat projekta. Veliko boljše vodilo za motiviranje managerja so cilji, produkt in cilji projekta. Na podlagi kriterijev uspešnosti unikatne (projektne) naloge se oblikujejo ključni kazalniki uspešnosti (KPI ali KPI). Spodaj je tradicionalni seznam KPI-jev v padajočem vrstnem redu glede na njihovo uporabnost:

• čisti dobiček od projekta;
• dobiček iz določenega obdobja komercialnega delovanja objekta;
• višina odstopanja od načrtovanega proračuna (zadevanje proračuna);
• časovno odstopanje od roka za dokončanje projektne naloge z njeno izvedbo (pravočasnost);
• višina zapadlih terjatev do kupcev projektnih produktov;
• obseg prodaje novih izdelkov v testnem obdobju v stroškovnih enotah;
• obseg prodaje novih izdelkov v obdobju povečanja;
• obseg prodaje v količinskih enotah;
• širina uporabe nova tehnologija, prodaja novih izdelkov;
• mejni dohodek od projekta;
• odstotek podnalog, ki so jih izvajalci opravili 100 %;
• število negativnih uporabniških ocen rezultatov projekta na podlagi poročila določenega formata;
• KPI neposredno povezan z oblikovanjem projektne naloge, v neposredni povezavi z merili za njeno uspešnost.

Primeri slednjega KPI so lahko kazalniki, vzeti neposredno iz kvantitativnih parametrov ne le naloge na najvišji ravni, temveč tudi razčlenjenih podopravil. Na primer skrajšanje čakalnih dob, zmanjšanje števila reklamacij, zmanjšanje odliva strank, privabljanje števila novih strank itd. Skoraj vsa orodja BSC (balanced scorecard) se lahko zelo koristno uporabljajo tukaj.

V tem članku smo pregledali osrednja figura vodenje projektov - vodja projektov. Raznolikost področij projektne dejavnosti in vrsta organizacije podjetja narekujeta popolnoma različne pristope k elementom upravljanja, kot so funkcije, delovne odgovornosti in poklicni profil vodje projektov. Najprej je vse to potrebno za kustosa projekta in zaposlenega v kadrovski službi. To je pomembno tudi za vodjo projekta. In še bolj pomembno zanj je, kakšna sredstva ima, pooblastila in postavljene kazalnike. To je celoten nabor organizacijskih in motivacijskih sredstev, ki se uporabljajo za ključ do uspeha v projektu.

Dizajnerski princip dela je vse bolj razširjen v praktične dejavnosti. To je sodoben format, ki je dokazal svojo izvedljivost. Glavna vloga Vodja ima vlogo pri upravljanju procesov, ki se pojavljajo med projektiranjem. Pri opravljanju svojih funkcij odloča o tem, kako bo delo potekalo in kdo bo sodeloval pri njegovem izvajanju. Ni vsak strokovnjak sposoben opravljati vlogo vodje projekta.

Značilnosti dejavnosti

Vodja projekta pogosto rešuje težave skupaj z drugimi udeleženci. Hkrati je glavna odgovorna oseba, od katere se zahtevajo roki za dokončanje del in doseženi rezultati. Dogaja se, da je ta položaj uveden samo za usklajevanje dejanj udeležencev.

Naloge, ki jih mora projektni vodja rešiti, so naslednje:

• nastanek organizacijska struktura projekt;
• porazdelitev odgovornosti med udeleženci projekta in postavljanje ciljev za vsakega izmed njih;
• razvoj in odobritev koledarski načrt, delovni plan;
• sklepanje potrebnih pogodb;
• razvoj in zagotavljanje poročil med delom;
• spremljanje napredka projekta;
• motivacija udeležencev delovne skupine;
• pritegniti dodatne strokovnjake za izvedbo projekta;
• usklajevanje delovanja strokovnjakov;
• sestavljanje seznama potrebnih sredstev;
• učinkovito dodeljevanje virov;
• predstavitev rezultatov projekta strankam ali višjemu vodstvu.

Nekateri projekti vključujejo zaposlene, ki imajo položaj v organizaciji. Med opravljanjem dela so razbremenjeni neposrednih funkcijskih obveznosti.

Vodja projekta ne sme biti predstavnik višjega vodstva. Zanj tudi ne velja zahteva po pripadnosti kateremu koli podjetju. To delovno mesto lahko dobi samostojni podjetnik, če je delo pod njegovim nadzorom dobro opravljeno.

Kriteriji za izbiro menedžerja

Da bi bil projekt učinkovit, morate skrbno razmisliti o postopku izbire njegovih udeležencev. Šefu so postavljene posebne zahteve. Vodja projekta ne sme biti le odgovoren delavec, temveč mora imeti tudi širok nabor kompetenc. Osnovne zahteve za ta položaj:

• prisotnost vodstvenih lastnosti;
• strateško razmišljanje;
• sposobnost izdelave in analize finančnih dokumentov in ocen;
• imeti tehnično znanje za razumevanje projektne naloge;
• imeti ustrezno izobrazbo in izkušnje;
• biti sposoben vzpostaviti komunikacijski sistem, saj lahko delo na projektu vključuje sodelovanje strokovnjakov iz različne države in njihovo sodelovanje na daljavo;
• sposobnost .

Predvideva se, da je treba vodjo projekta določiti takoj po izdelavi tehnične specifikacije. On in drugi člani ekipe bodo manj vključeni v proces načrtovanja dela.

Osebne lastnosti menedžerja

Pri izbiri primernega kandidata je veliko pozornosti namenjeno osebnostnim lastnostim, ki jih ima. Med najpomembnejšimi:

• dobre sposobnosti;
• odprtost in komunikacijske sposobnosti;
• odpornost na stres;
• visoka stopnja skrbnosti in odgovornosti, sicer delo na projektu ne bo pravočasno zaključeno;
• dobre sposobnosti logičnega razmišljanja;
• Razpoložljivost velika količina povezave, ki jih je mogoče uporabiti za rešitev problema;
• možnost prevzema funkcije izvajalca, vključno z dokazovanjem zahtevane ravni dela vključenim udeležencem.

Pomembno je, da oseba, ki bo postala vodja v procesu izvajanja projektnega dela, želi opravljati vlogo vodje. Pomanjkanje zanimanja, želje ali motivacije bo vodilo do tega, da bo naloga slabo opravljena.

Kako izbrati vodjo?

Če se stranke ali najvišje vodstvo organizacije uspešno spopadejo z oblikovanjem naloge, potem je težko izbrati osebo za položaj vodje projekta. V takšni situaciji se za iskanje pravega kandidata uporabijo interne kadrovske službe ali agencije tretjih oseb. Za izbiro specialista je treba oblikovati osnovne zahteve zanj in opredeliti naloge, ki mu bodo dodeljene.

Prav tako je treba jasno navesti:

• raven plače;
• seznam programov, s katerimi mora prijavitelj znati delati;
• potreba po fizični prisotnosti na lokaciji projekta;
• psihološki portret kandidata in njegove izkušnje;
• potreba po službenem potovanju;
• znanja tuj jezik in njen nivo.

Povprečna plača osebe, zaposlene na položaju "vodja projekta", je od 70 tisoč rubljev. Sodelovanje agencije pri iskanju bo zahtevalo stroške v višini 10–20% letnega dohodka bodočega zaposlenega.

Kje se izobražujejo vodje?

Na današnjem trgu izobraževalne storitve Na voljo je veliko programov in formatov, ki vsakomur omogočajo, da obvlada vodenje projektov. Tako širok razpon otežuje izbiro določenega tečaja.

Glavne oblike pridobivanja potrebnih veščin:

• Izobraževalni programi univerz, ki izdajo listino o opravljenem usposabljanju in pridobitvi potrebnih kompetenc. To so lahko programi prekvalifikacije ali izpopolnjevanja.
• Udeležba na izobraževanjih, seminarjih in drugih programih, ki jih izvajajo specializirane agencije ali posamezni strokovnjaki s tega področja.
• Usposabljanje ob izvajanju drugih projektov.
• Sodelovanje na konferencah in strokovnih združenjih, kar vam omogoča nakup ne le posebnih, temveč tudi.

Delo, ki ga je treba izvesti, ima lahko različne časovne perspektive. Včasih vodja projekta različni razlogi zamenja z drugim, če njegova udeležba ni več mogoča. Vendar pa je med izvajanjem nalog nezaželeno zamenjati vodjo, saj njegove ideje in načela porazdelitve pristojnosti morda ne sovpadajo z mnenjem drugega strokovnjaka. To bo povzročilo premik rokov.

Glavna naloga vodje projekta je, da v praksi izvaja nalogo, ki mu jo naloži naročnik. Da bi se izognili nesporazumom ali nesoglasjem, so vse odgovornosti, dodeljene vodji projekta, jasno navedene v opisu delovnega mesta, ki ga odobri vodja organizacije ali podjetja. Vodja projekta potrdi strinjanje z navedenimi pogoji z lastnoročnim podpisom.

Vodja projekta – vodja ali specialist?

V različnih virih lahko najdete različne pristope do razumevanja angleški izraz"vodja projekta". Nekateri ga identificirajo s pojmom vodja, drugi ločujejo pojma vodja in manager.

Posledično obstaja zmeda glede tega, kako sta glavni funkciji vodje projekta in vodje projekta med seboj povezani.

Včasih obstaja delitev teh položajev po liniji "vodstveni položaj - specialist" in s tem njihov različen status.

Včasih se prizna dejstvo, da sta obe funkciji vodstveni, vendar so funkcije vodje bolj specifične, medtem ko so podvigi vodje bolj potrebni. vodstvene sposobnosti, sposobnost navdušiti ekipo za doseganje rezultatov in pravilno zastavljene smernice in prioritete. Hkrati pa je meja tukaj precej tanka.

Glede na dosedanjo prakso lahko najverjetneje trdimo, da je vodja projekta pri izvajanju ene konkretne pobude hkrati vodja in izvajalec v eni osebi. če govorimo o o razvejanem sistemu ali portfelju projektov, potem je možna možnost, ko splošno vodstvo izvaja višji vodja projekta, na področjih pa delajo posebej izbrani linijski vodje. Poleg tega v nekaterih velika podjetja usmerjeno proti projektne aktivnosti, je redno zaposlen vodja novih pobud, ki mu poročajo vodje, ki vodijo posamezne pobude.

Projektni vodja je v mednarodnem razumevanju tega izraza odgovoren neposredno vodstvu organizacije ali podjetja za rezultate svojih dejavnosti. Za izvajanje nalog ima široka pooblastila, ki zadoščajo za samostojno sprejemanje operativnih odločitev. vodstvene odločitve v pogojih tveganj in omejitev, ki so značilni za vse projekte. Je kompetenčni center, h kateremu se stekajo vse niti od neposrednih izvajalcev, in ne usklajuje vsakega svojega koraka z višjim vodstvom, zato ga preprosto ne moremo imenovati specialist.

Vsekakor pa so funkcionalne odgovornosti vodje projekta vključene v opis delovnega mesta z najbolj specifičnimi formulacijami, ki ne dopuščajo drugačnih interpretacij. Jasno opredeljen nabor nalog omogoča hitro spremljanje napredka pri njihovem izvajanju in sklepanje o učinkovitosti celotne ekipe.

Glavne odgovornosti vodje projekta

Poglejmo, kako lahko delovne obveznosti projektnega vodje okvirno zapišemo v navodila, ne da bi se osredotočili na smer ideje, ki jo izvajamo, ali panogo, v kateri se izvaja.

Vse funkcije, ki jih zahteva vodja projekta, lahko razdelimo na več področij:

• Strateška vizija ciljev, ciljev in poti za njihovo doseganje.
• Učinkovita interakcija med vodstvom organizacije in izvajalci.
• Razvoj sistema splošno vodstvo vsi med seboj povezani procesi.
• Razvoj podrobnega načrta za izvedbo pobude.
• Organizacijski napor za dokončanje načrtovanih nalog v določenih časovnih okvirih.
• Nadzor nad potekom projekta, njegovo celovito analizo in ukrepi za zmanjšanje tveganj.
• Aktivnosti v zvezi z zaprtjem pobude zaradi njenega zaključka.

Na splošno, če za osnovo vzamemo standardna navodila, vodja projekta opravlja naslednje odgovornosti:

Če je potrebno, lahko delodajalec podrobno opredeli odgovornosti, ki so predvidene v opisu delovnega mesta, odvisno od posebnosti panoge, v kateri naj bi se pobuda izvajala. Tu lahko zlasti navedete obrazce, dokumente in poročila, ki jih mora pripraviti vodja projekta, določite roke za njihovo oddajo in navedete posebnosti dejavnosti (na primer sodelovanje pri predaji gradbenega projekta).

Namen delovnega mesta: Doseganje končnih ciljev in ciljev iz izvedbe novih projektov

1. Splošne določbe

1.1. Ime strukturne enote: Oddelek za inovacije in razvoj

1.2. Poroča (položaj vodje): Vodja oddelka za inovacije in razvoj

1.3. Je vodja (položaji neposrednih podrejenih): št

1.4. Nadomešča (položaji, ki jih delavec opravlja v njihovi odsotnosti): št

1.5. Namestnik (položaji, ki opravljajo funkcije zaposlenega v njegovi odsotnosti): št

2. Delovne obveznosti

2.1. Opredeljuje listino, cilje, cilje in rezultat projekta.

2.2. Premisli in pripravi načrt za pripravo in izvedbo novega projekta, določi kontrolne točke.

2.2.1. Določi obseg dela, potrebnega za razvoj in izvedbo projekta.

2.2.2. Identificira in dokumentira odvisnosti med dejavnostmi.

2.2.3. Oceni trajanje dela in sestavi kritično pot.

2.2.4. Določa količino časa, ki je potreben za dokončanje projekta.

2.3. Določi količino in oceni stroške virov, potrebnih za dokončanje projektnega dela.

2.4. Oceni stroške in določi proračun projekta.

2.5. Izbere projektno skupino.

2.5.1. Opredeljuje poklicne veščine, ki jih potrebujejo člani projektne skupine.

2.5.2. Identificira odgovorne oddelke in odgovorne osebe, ki bodo sodelovale v procesih razvoja in izvajanja projekta.

2.5.3. Predpisuje verigo odnosov med člani projektne skupine.

2.5.4. Razmišlja o sistemu motivacije za projektno skupino.

2.6. Organizira sestanke projektne skupine.

2.7. Sodeluje pri izdelavi podrobnega poslovnega načrta.

2.8. Nadzoruje pripravo potrebno dokumentacijo za izvedbo novega projekta.

2.9. Spremlja pripravo potrebne dokumentacije za izvedbo novega projekta.

2.9.1. Zagotavlja pravočasno zbiranje, kopičenje, distribucijo, shranjevanje in kasnejšo uporabo projektnih informacij.

2.9.2. Usklajuje zagotavljanje potrebnih informacij v dogovorjenem roku vsem udeležencem projekta.

2.10. Nadzoruje in spremlja razvojne in implementacijske aktivnosti ter po potrebi te procese prilagaja.

2.10.1. Spremlja spoštovanje rokov za procese razvoja in implementacije.

2.10.2. Nadzoruje spremembe proračuna projekta

2.10.3. Spremlja odstopanja od plana, prilagaja plan in ga usklajuje z vsemi udeleženci projekta.

2.10.4. Analizira možen vpliv odstopanj v obsegu izvedenih del na napredek projekta kot celote.

3. Administrativno delo

3.1. Proračun: razvija in nadzoruje proračune projektov

3.2. Načrtovanje: dnevno, tedensko, mesečno

3.3. Poročanje: tedensko, mesečno

3.4. Kadrovsko delo: izbor projektne skupine, motivacija projektne skupine, skupaj s kadrovsko tehnologijo.

3.5. Izdelava dokumentov: načrti, poročila.

3.6. Ažurno posodablja informacije in baze podatkov: št

4. Ima pravico odločanja o vprašanjih

4.1. Finančno: v okviru proračuna Urada RS za inovacije in razvoj.

4.2. Izbor partnerjev: projektna skupina, projektni strokovnjaki

4.3. Zaznamek listine: št

5. Dokumenti, ki urejajo delo

5.1. Zunanji dokumenti: zakonodaja in predpisi, standardi vodenja projektov.

5.2. Interni dokumenti: Poslovnik podjetja, Pravilnik o upravljanju, Opis del, Interni pravilnik delovni predpisi,Standardi za ustvarjanje novih izdelkov.

6. Merila za ocenjevanje delovne učinkovitosti

6.1. Izpolnjevanje tedenskih in mesečnih planskih aktivnosti v roku, za katere je odgovoren

6.2. Izvajanje kvalitetnega tedenskega in mesečnega planiranja aktivnosti, za katere je odgovoren

6.3 Izvajanje tedenskih in mesečnih planskih aktivnosti, za katere je odgovoren

6.4.Zadovoljstvo internih strank

6.5.Zadovoljstvo zunanjih strank

6.6. Izvajanje proračunskih načrtov

6.7 Doseganje zastavljenih ciljev za projekte

7. Interakcija, izmenjava informacij

Interakcije in izmenjavo informacij opisujejo in urejajo Standardi za ustvarjanje novih izdelkov.

8. Zahteve glede kvalifikacij

8.1. Izobrazba: višja ekonomska

8.2. Posebna izobrazba, dovoljenja: poznavanje MS Project ali MS Central

8.3. Spretnosti: delo na osebnem računalniku (MS Office paket, internet)

8.4. Delovne izkušnje: najmanj 3 leta na vodstvenih položajih

8.5. Strokovno znanje:

· Načela obdelave informacij;

· Standardi in metodologije projektnega pristopa;

· Upravljanje časa;

· Pogajalske sposobnosti;

· Upravljanje.

Navodila dogovorjena:

Vodja oddelka za motivacijo ________________________________________________

Vodja oddelka _____________________________________________________

Izvršni direktor bloka ________________________________________________

Prebral sem navodila:

Polno ime, datum, podpis

____________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________

Razmere 21. stoletja, v katerih moramo danes poslovati in reševati najrazličnejše probleme, so izjemno spremenljive in da bi jim kos morali nenehno iskati nove poti in načine reševanja nalog in problemov. In do najbolj priljubljenih in učinkovita orodja se nanaša na projektni pristop. To določa pomen vodenja projektov danes. Projektni menedžment pri svojih dejavnostih uporabljajo podjetja, ki delujejo v malih, srednjih in velik posel, zvezne organizacije in celo investicijske družbe, oblasti in podjetja v državni lasti. Zakaj je torej vodenje projektov tako iskano?

Kaj je projekt in vodenje projektov

Projekt je časovno omejeno podjetje (kar pomeni dogodek), katerega cilj je ustvariti edinstven izdelek, blago ali storitev ali pridobiti bistveno nove rezultate.

Na podlagi te definicije je treba projektno vodenje razumeti kot uporabo znanja, truda, izkušenj, orodij in metod za oblikovalsko delo za izpolnitev projektnih zahtev.

In v času obstoja katere koli organizacije, pa tudi v procesu uresničevanja katere koli resne ideje, bo prej ali slej prišel čas, ko se boste morali odločiti: ali boste v svojih dejavnostih uporabljali profesionalno projektno vodenje ali nadaljevali dela kot prej.

Zakaj potrebujete vodenje projektov?

Kot bi lahko pričakovali, imajo organizacije in podjetja vedno strategijo in strateški cilji, v okviru uporabljene strategije pa se običajno izvajajo določeni projekti. Vodenje projektov je predvsem orodje, ki vam omogoča doseganje strateških ciljev. Preprosto povedano, učinkovito vodenje projektov vam omogoča ne le kompetentno vodenje projektov, temveč tudi pridobitev celotnega nabora sredstev za doseganje strateških ciljev, poleg tega pa zagotavlja alokacijo virov (časovnih, delovnih, finančnih itd.) samo za tiste naloge. katerih rešitev bo organizacijo napredovala na poti do reševanja glavnih problemov.

Ko obstaja enotno načelo izbire projektov, potem uporaba korporativnih sistemov za upravljanje projektov (CPMS) omogoča pridobitev enotne slike izvajanja portfelja projektov, omogoča nadzor nad proračunom, roki, porabo virov in splošni napredek projekta. Uporaba sistemov za vodenje projektov med drugim omogoča organizaciji transparentnost in možnost ocenjevanja različnih vrst stroškov (finančnih, človeških, časovnih ipd.) pri projektnem delu.

Predstavljen nadzor in prav ta preglednost v procesu vodenja projektov omogoča iskanje vzrokov za odstopanja in prekoračitve, s čimer se optimizirajo viri in zmanjša njihov obseg ter s tem omogoči znižanje vseh vrst stroškov. Poleg tega sistematizirane in strukturirane metode vodenja projektov močno povečajo potencial in konkurenčnost podjetij ter jim pomagajo do uspeha in uveljavitve v izbranih nišah.

Ne smemo pa pozabiti, da so pristopi k projektnemu vodenju in sam projektni management kot tak le standardi in skupki znanja, če dela ne vodi kompetenten in izkušen strokovnjak s potrebnimi kompetencami. Brez vodje noben projekt ne bo imel možnosti preživetja.

Kdo je vodja projekta

Kot smo opazili, je uspeh katerega koli projekta, ne glede na to, kakšen je - ustvarjanje inovativnega izdelka, razvoj spletnega mesta ali uvedba novega oglaševalska akcija- bo vedno odvisno od ekipe, ki sodeluje pri izvedbi tega projekta. Toda kakšna ekipa bo ta ekipa, kako harmonično in produktivno bo delovala, kako bo znotraj nje porazdeljena odgovornost itd. - vse to je najbolj neposredno odvisno od vodje projekta (vodja projekta).

Toda pogosto je razumevanje položaja vodje projekta tako nejasno, da je popolnoma nejasno, kaj ta oseba počne, katere funkcije opravlja, za kaj je odgovoren itd. Ugotovimo, kdo je PM (vodja projekta).

Če pogledate Zbirko znanja o upravljanju projektov (PMBoK), boste videli, da je vodja projekta oseba, ki jo imenuje izvajalska organizacija za vodenje ekipe in je odgovorna za doseganje ciljev projekta. In ta definicija je morda najbolj pravilna, saj... Naloga projektnega vodje je, da gradi proces dela na projektu, pri čemer uporablja sredstva v okviru proračuna in se ravna po postavljenih rokih in dogovorjenih zahtevah glede kakovosti rezultata.

Kompetence vodje projekta vključujejo:

• Znanje, tj. kaj vodja projekta ve o projektnem vodenju
• Izvedba, tj. kaj je vodja projekta sposoben narediti in doseči s svojim znanjem
• Osebne lastnosti, tj. obnašanje vodje projekta med izvajanjem projekta in z njim povezanih del

Ne glede na projekt bo njegov vodja vedno sodeloval z vodstvom, stranko, ekipo in samim projektom. In da bi bile njegove dejavnosti učinkovite, mora imeti ne samo zgoraj navedene kompetence, ampak mora biti tudi sposoben voditi projekte, pri čemer za to uporablja svoje osebne lastnosti in pomožna orodja.

Kako se naučiti voditi projekte

Torej, da je vodja projekta resnično učinkovit in ustvarja pozitivne rezultate, mora biti sposoben:

Seveda je vodenje projektov Trdo delo z neverjetno količino tankosti in pasti, ki jih brez izkušenj preprosto ne boste vedeli. Vendar ne bi smeli misliti, da se je tega nemogoče naučiti. Pravzaprav, kot veste sami, je skoraj vse na tem svetu mogoče, še najbolj pa vodenje projektov. Zato smo razvili tečaj, ki vam ga ponujamo. Seveda ne bo nadomestil višjega specializiranega izobraževanja in mojstrskih tečajev svetovno znanih strokovnjakov, lahko pa postane izhodišče in služi kot osnova, na kateri bodo pozneje padle druge informacije.

Naš tečaj vodenja projektov ima dve glavni komponenti: teoretično in praktično. Teoretični del je sestavljen iz informacij, ki jih boste morali prebrati in razumeti. Kar zadeva praktični del, vključuje priporočila, nasvete, tehnike, metode in sisteme za vodenje projektov, ki jih je mogoče in je treba uporabiti pri delu.

Poudarek pri predmetu je na vodenju projektov, vendar smo vključili več sklopov na temo team buildinga in načrtovanja, saj vse to je med seboj tesno prepleteno v okviru projektnega vodenja. Podatki iz tečaja bodo povsem zadostovali, vendar vam vseeno svetujemo, da se z njimi seznanite dodatni materiali, ki vam bodo koristile pri nadaljnji praksi. Upoštevajte naslednje materiale:

In še en odtenek, ki bi ga radi izpostavili: eden najbolj pomembna pravila obvladovanje katere koli veščine je prenos teoretičnega znanja na praktično raven. O tem, kako dokončati razrede, bomo govorili pozneje, za zdaj pa recimo, da je treba vse, kar se naučite na tečaju, takoj uporabiti.

Nasveti, priporočila, tehnike, sistemi za vodenje projektov - vse to morate upoštevati in uporabljati pri svojem delu, tudi če se še niste lotili resnega projekta. Čim prej se začnete zavezovati pravilna dejanja, hitreje boste pridobili izkušnje in spretnost, ki sta tako potrebni za uspeh.

Želite preizkusiti svoje znanje?

Če želite preveriti svoje teoretično znanje na temo tečaja in razumete, kako primeren je za vas, lahko opravite naš test. Za vsako vprašanje je lahko pravilna le 1 možnost. Ko izberete eno od možnosti, sistem samodejno preide na naslednje vprašanje.

In zdaj vas vabimo, da se seznanite z povzetek vsako od petih lekcij predmeta Projektno vodenje.

Lekcije projektnega vodenja

Pri sestavljanju tečaja smo preučili veliko informacij o vodenju projektov. V tečaj nismo vključili vsega, kar smo želeli, zaradi velikega obsega teme. Zato smo se ob tem, ki so bile po našem mnenju najpomembnejše, osredotočili nanje in poskušali razkriti njihove glavne vidike, pri čemer smo gradivo nekoliko predelali in ga prilagodili (kolikor je bilo mogoče) za lažje dojemanje in razumevanje.

Tečaj obsega pet lekcij, posvečenih posameznim sklopom projektnega vodenja, ter vsebuje teoretične informacije in praktične napotke. Učenje korak za korakom lekcije vam bodo omogočile, da oblikujete jasno in objektivno razumevanje projektnega vodenja, funkcij projektnega vodje in nalog, ki naj bi jih izvajala projektna skupina. Poleg pouka, ki smo ga kratke ocene priljubljene tematske knjige.

Projektna dejavnost je nemogoča brez predhodnega načrtovanja. Načrtovanje je postavljanje ciljev in določanje načinov za njihovo doseganje. Vse to je namenjeno reševanju nalog, dodeljenih projektu.

Že na prvi lekciji boste spoznali, kaj je projektno načrtovanje, glavne in pomožne procese načrtovanja ter se seznanili z načeli načrtovanja, strukturo razdelitve dela, matriko odgovornosti in stroškovne postavke. Govorili bomo tudi o mrežno načrtovanje, načrtovanje po časovnih parametrih in organiziranje dela na projektnem načrtovanju.

Tako kot izvedba projekta ni mogoča brez kompetentnega vodje, je nemogoča tudi brez ekipe strokovnjakov. In pri tem ni pomembno le to, da imajo člani tima potrebne kompetence, ampak tudi ustvarjanje produktivnega vzdušja in pozitivne mikroklime v timu. Te in druge enako pomembne stvari obravnavamo v drugi lekciji.

Podrobno si bomo ogledali sestavo ekipe in udeležence projekta, spregovorili o vodji projekta in njegovih pristojnostih in funkcijah ter zahtevah do njega. Toda glavno gradivo je posvečeno vprašanjem timskega dela, in sicer: značilnosti ekipe in pristopi k njenemu oblikovanju, življenski krog tim in izbor njegovih članov, načrtovanje in organiziranje timskega dela, razvoj tima in reševanje konfliktov.

Projektna dejavnost katerega koli obsega je vedno povezana z določenimi tveganji in večji kot je projekt, večji je obseg potencialne grožnje zanj. In tukaj je izjemno pomembno ne le oceniti tveganja, ampak tudi biti sposoben razviti načine za odzivanje na spremembe med projektom, ki lahko zmanjšajo stopnjo tveganja.

V tretji lekciji se boste seznanili s konceptom projektnih tveganj in negotovosti, konceptom in načrtovanjem obvladovanja tveganj, identifikacijo, analizo in oceno projektnih tveganj ter načrtovanjem odzivanja na tveganja. Na koncu lekcije je 10 pravil obvladovanja tveganj strokovnjaka na področju projektnega vodenja - Barta Jutta.

Uspešnost projektnega vodenja je poleg vsega odvisna od metod, ki se pri tem uporabljajo. Kljub temu, da univerzalna metodologija, ki bi bila primerna za vse projekte, še ni bila ustvarjena, obstaja vrsta metod, ki so priznane kot najučinkovitejše.

Četrta lekcija je namenjena obravnavi danes najbolj priljubljenih metod vodenja projektov: Agile, Lean, Six Sigma, Kanban, Scrum in PRINCE2. Poleg opisov bomo podali poenostavljene sheme za delo s temi metodami in govorili o njihovih prednostih in slabostih.

Za zagotavljanje najboljše kakovosti vodenja projektov, učinkovitosti timskega dela in vodenja projektnega portfelja je potrebno pri svojem delu uporabljati sisteme za vodenje projektov. So informativni in avtomatizirani sistemi vodenje projektov, tj. specializirana programska oprema.

Peta lekcija podaja uvodne značilnosti petdesetih sistemov za vodenje projektov, vključno z Basecamp, Asana, TeamBridge, Advanta, Time Master, Microsoft Project, Project Kaiser, Workdoer, ProjectOffice, Comindwork, WebAsyst, Zoho Projects, IPI.MANAGER, Assembla in številnimi drugi. Na koncu bomo govorili nekaj o prednostih uporabe teh sistemov.

Knjige o projektnem vodenju

To rubriko smo posvetili zanimivim in uporabne knjige pri vodenju projektov. Vsebujejo preprosto ogromno teoretičnih in praktičnih informacij, s katerimi se morate zagotovo seznaniti. Seveda boste morali veliko preveriti na lastnih izkušnjah, vendar se strinjate, da vas uporaba izkušenj drugih ljudi pri vašem delu lahko reši marsikatere napake in prihrani veliko časa. Zato si po končanem tečaju vzemite čas in preberite vsaj nekaj knjig s seznama, ki ga ponujamo.

Kako obiskovati tečaje

Projektnega vodenja ni lahko osvojiti, zato se vam lahko sam tečaj zdi nekoliko težaven. A kot smo že omenili, smo informacije poskušali čim bolj poenostaviti in jih narediti bolj prebavljive, saj Tema je še vedno specifična. Ne bojte se nenavadne terminologije ter zapletenih tabel in grafov - med študijem tečaja se bo zagotovo vse postavilo na svoje mesto, kar pomeni, da boste lahko brez težav razumeli temo.

Vse lekcije so praktično usmerjene, zato se morate seznaniti z njimi s tega položaja. Vse, kar se naučite na tečaju, lahko uporabite še isti dan, tudi ko gre za računalniške programe: programsko opremo, ki vas zanima, lahko naložite na svoj računalnik in jo preizkusite v akciji. Kaj lahko rečemo o načrtovanju, osebni in timski učinkovitosti.

Priporočamo, da se lekcije udeležite v vrstnem redu, kot so predstavljene, in priporočamo, da si za dokončanje vsake lekcije vzamete vsaj 2-3 dni. Danes samo preberete lekcijo in jo razumete, izpostavite največ pomembne točke, lahko, . Jutri se obrnete na tisto, kar se vam zdi najbolj zanimivo in pomembno, se seznanite z dodatnimi materiali, metodami in programi. Pojutrišnjem, če bo možno, prenesite pridobljeno znanje v praktične dejavnosti.

Mimogrede, zadnja točka se nam zdi najpomembnejša. Vedno in v vsem si prizadevajte uporabiti svoje znanje, da ne ostane le prtljaga nekoristnega znanja. Ne pozabite: ni pomembno, koliko veste, pomembno je, kaj lahko naredite s tem znanjem. To misel lahko imenujemo temelj vsakega učenja.

In na koncu vas vabimo, da se seznanite z mislimi nekaterih slavne osebe na temo projekti in vodenje projektov. Verjetno vam bodo služili kot dodatna motivacija, hkrati pa boste nekaj minut preživeli z užitkom in koristjo. Zato si natočite skodelico čaja ali kave in začnite s tečajem. Prepričani smo, da vam bo uspelo!

Citati znanih ljudi o projektih in vodenju projektov

»Ne glede na to, v kateri fazi je projekt, je čas, potreben za dokončanje, stalen« - Hartreejev zakon

»Vse stvari so ustvarjene dvakrat. Prvič psihično, drugič fizično. Ključ do ustvarjalnosti je, da začnete delati in vnaprej veste, kakšen rezultat želite."Stephen Covey

"Projekt je osnutek prihodnosti" -Jules Renard

"Moramo najti pot ali jo narediti" -Hanibal

"Poskušati upravljati projekte brez vodenja projektov je kot poskušati igrati nogomet brez načrta igre" -Karen Tate

"Če morate med strokovnjaki izbrati enega pravega, izberite tistega, ki obljublja najdaljši čas za dokončanje projekta in njegove najvišje stroške" -Warrenovo načelo

»Od vsega, kar sem počel v življenju, se mi zdi najpomembnejše vodenje nadarjeni ljudje ki je delal za nas, jih usmerjal v želeni cilj» - Walt Disney

"Ni pomembno, kako dobra je vaša ekipa ali kako učinkovita je vaša metodologija, če ne rešite pravega problema, bo projekt propadel" -Woody Williams

»PRAVILO 90 K 10: V vsakem projektu prvih 90 odstotkov dela vzame 10 odstotkov časa, zadnjih 10 odstotkov pa preostalih 90 odstotkov časa. -Murphyjevi zakoni

"Načrti so neuporabni, načrtovanje je neprecenljivo" -Dwight Eisenhower